信息環境下的項目檔案管理

張劍

［摘要］建設項目檔案管理，需要建設、設計、施工、監理各單位全方位的參與，其由施工單位負責收集施工全過程中的圖紙、聲像等檔案資料，整理后按時移交給設計單位的檔案部門，由檔案部門負責項目檔案的接收、整理、組卷及文件資料的數字化加工。

［關鍵詞］管理；建設項目；檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

1 項目檔案管理的現狀

1.1 項目檔案管理普遍存在的問題

在項目施工過程中，領導、基層管理人員及施工人員意識不到項目檔案管理工作的重要性，基層單位沒有專職或兼職的檔案管理人員。另外，各單位和部門之間缺乏相互的溝通交流，不落實檔案管理責任，往往是重工程建設，輕檔案管理，在工程完工時，各單位才開始整理工程資料。種種因素，造成項目檔案資料管理無序，資料流向不明，收集不齊全，組卷、歸檔的檔案存在與工程實際不符的情況，給工程后繼工作帶來了嚴重的影響和無法估量的損失。

1.2 當前常見的項目檔案管理方法

1.2.1 組建項目檔案管理領導小組

建立由建設單位（業主）牽頭，設計、施工、監理等單位參加的聯合項目檔案管理領導小組。

施工單位建立以項目經理為主，技術員、施工員為輔的，負責管理好施工現場的施工圖紙、設計更改通知單、施工更改設計、補充設計的施工圖紙等檔案資料的團隊。

設計單位，由項目施工圖紙的設計者和檔案部門的管理人員一起負責施工圖紙、文件、計算數據、會議紀要等資料的收集、整理。

監理單位，由現場監理負責施工現場的各種文件、資料，圖紙等管理情況。

建設單位（業主）以合同為依據，以經濟為杠桿組織協調各單位，建立健全項目檔案管理工作的各項規章制度，明確各方責任。明確工作范圍，明確歸檔時間，責任落實到人。

工程從立項到竣工，由施工單位負責收集施工全過程的圖紙、聲像等檔案資料，整理后按時移交給設計單位的檔案管理人員，他們再進行整理、組卷、文件資料的數字化加工。

1.2.2 建立完善的項目檔案管理工作流程和管理制度

建立完善的項目檔案管理工作流程和管理制度是保證項目檔案完整、準確、齊全的前提。根據國家、行業的有關標準、規范，并結合各單位的實際情況，建立行之有效的建設項目檔案管理制度和管理工作流程，實現檔案管理工作的常態化、標準化、規范化與信息化。

加強項目檔案管理制度建設，建立檔案管理工作程序，是做好項目檔案管理工作的根本保障。必須明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔責任人。建設單位是工程項目的業主，也是工程和項目檔案的接收者，應承擔好工程建設過程中檔案管理工作的組織者，把項目檔案納入合同管理，明確各方責任，組織協調各方工作，及時溝通檔案資料的管理現況，交流檔案管理信息，根據合同規定，要求各單位管理好與建設項目相關的文件、檔案資料，并整理組卷，按時向檔案部門移交。

2 信息環境下的項目檔案管理

2.1 鏈接局域網，建立設計單位檔案管理部門網站

建立設計單位檔案管理部門網站，搭建檔案信息發布平臺，令檔案管理系統通過局域網與相關業務系統OA、EIP系統對接，實現各類檔案信息資源的集中管理，遵循電子文件與實體文件同步歸檔，本著“誰產生、誰錄入、誰審核”的原則，由檔案管理部門將條目的主要信息錄入到檔案管理系統中，同時上傳相應的電子文件，實現檔案信息資源共享,

2.2 以檔案管理系統為平臺，構建檔案信息發布網頁

建立檔案信息發布網頁，為用戶查詢、檢索提供了極大的方便，用戶不用再跑到檔案部門，足不出戶就可以完成借閱、查看檔案信息、瀏覽電子文件全文、歸還電子檔案等。

建立檔案信息發布網頁，傳遞建設、設計、施工、監理等各單位的檔案管理情況，及時發布檔案信息，在各類檔案中為用戶提供方便快捷的查詢和檢索功能，檔案管理工作的效率和質量都將得到極大的提高，實現項目檔案的動態管理。

2.3 項目檔案數字化建設

使用數據庫技術以及高速掃描技術將聲像文件、紙質文件、電子檔案，系統地組成一定結構的檔案信息庫。

檔案數字化建設的主要方法是全文儲存檔案，實現數字化形式的管理，對檔案信息中的文字內容與有圖像信息進行融合，把這些相關信息錄入目錄數據中進行管理，并且實現把目錄數據制作成相關的檢索入口，從而才能更好、更便捷地實現對整個檔案的全文檢索。這也需要將紙質材料進行數字化轉換，其可以利用掃描儀進行輸入。它還包括了對圖像文件進行壓縮管理后的重命名，并存放在一個固定的路徑上，在需要時可以通過文件名查找。有些檔案是需要永久儲存的，需要對光盤進行刻錄，這樣才能妥善處理這些問題。

2.4 做好檔案信息資源的提供利用工作

檔案的提供利用工作，是檔案的基礎性管理工作，是檔案功能的再擴展，其能夠產生明顯的經濟效益和社會效益。檔案信息資源的開發與利用，能有效地促進項目檔案管理信息化的進程。在進行檔案信息資源開發時，要重視對檔案信息進行科學合理的分類與整合，將信息集成化，系統化，采用統一的管理模式，減少信息的分散程度。

同時要注重檔案管理信息化的規范性和標準化，規范性和標準化可以提高檔案管理的工作效率，提高檔案信息的利用率。制定標準規范要對檔案信息進行分類整合，形成規范化、標準化的檔案管理模式，有利于檔案信息資源的開發利用。

2.5 依據不同需求選擇項目檔案管理軟件

項目檔案管理選用軟件應注意的事項包括以下幾個方面。第一，軟件進行檔案信息管理時，同時要具備對信息管理平臺進行及時的維護與升級的功能。第二，軟件要具備安全性與保密性，要有一定的監控功能。這樣增強了檔案信息管理查詢的權限，也可以對所有的用戶進行實時的安全監控。第三，軟件管理系統必須具備較快的反應速度，滿足查詢以及操作的需求。第四，軟件必須符合國家行業的相關標準和規范，應當通過國家標準的認定。

3 結語

建設項目檔案管理信息化建設，建立檔案部門網站，搭建檔案信息發布平臺，以及與協同辦公系統的無縫對接，有效地實現了建設項目檔案的動態管理，提高了檔案管理工作的效率和質量，節省了大量的人力、物力和財力，檔案信息資源的利用率及共享水平都將得到提高，為社會的發展提供更為快捷有效的檔案信息資源的服務。

主要參考文獻

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