新形勢(shì)如何促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作

周玲

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）10-000-01

摘 要 人事檔案在企業(yè)發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要的作用，人事檔案中記錄了員工的工作表現(xiàn)、政治思想、工作變動(dòng)以及業(yè)務(wù)能力等情況，是外界全面了解一位員工重要的參考依據(jù)。長(zhǎng)期以來，人事檔案管理模式傳統(tǒng)，新時(shí)期，社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作提出較高的要求。為了幫助企業(yè)人事檔案管理擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，在本文中就新形勢(shì)下如何促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作展開討論。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 人事檔案管理工作 促進(jìn)

企業(yè)人事檔案是檔案資源中的重要組成部分，同時(shí)也是人力資源管理的重要依據(jù)。近年來，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于人力資源保障工作的不斷深入。現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)人事檔案管理工作在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步方面發(fā)揮著重要的作用，在進(jìn)行人事制度改革、外界全面了解員工、人員配備以及人才資源發(fā)掘上，都有著較為積極的意義。

一、企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)人事檔案管理設(shè)備體系不健全

現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)人事資源越來越豐富，人事信息形式逐漸實(shí)現(xiàn)了多樣化。人事檔案信息的存儲(chǔ)對(duì)于檔案管理體系設(shè)備的要求逐漸提升。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式影響下，檔案中很多重要的信息難以被及時(shí)保存，這為檔案管理帶來了重大的阻礙。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，一方面需要在檔案管理工作人員方面進(jìn)行改善，另一方面需要在檔案管理設(shè)備方面進(jìn)行完善。在企業(yè)檔案管理工作中，就是缺乏聲像檔案管理方面的設(shè)備。

（二）企業(yè)人事檔案管理缺乏相應(yīng)的制度

企業(yè)人事檔案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及檔案管理工作模式對(duì)社會(huì)的影響重大，目前，在社會(huì)人事檔案管理中缺乏相應(yīng)的制度，導(dǎo)致人事檔案管理模式渙散，人事信息不安全等問題。由此可見，法律的執(zhí)行力的欠缺是阻礙我國(guó)企業(yè)檔案管理法制化進(jìn)程的重要原因。隨著時(shí)代的進(jìn)步，以及人們的安全意識(shí)逐漸提升，依法存檔的工作勢(shì)在必行。由于現(xiàn)代社會(huì)人事檔案管理工作范圍不確定，檔案管理工作得不到重視，使得檔案法規(guī)檢查力度降低。

二、新形勢(shì)下促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策

（一）基于數(shù)字化的企業(yè)人事檔案管理

傳統(tǒng)模式下的檔案管理中很多信息難以被保存，特別是重要的人事檔案信息，如，很多企業(yè)中的人事聲像信息等難以被保存下來。新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)逐漸發(fā)展，對(duì)于信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)也越來越多，目前，最為先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)就是針對(duì)檔案管理建立相應(yīng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。基于數(shù)據(jù)庫(kù)模式的人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)、音頻等的存儲(chǔ)，并且在數(shù)據(jù)備份的支持下，保障企業(yè)人事數(shù)據(jù)信息的安全性。在數(shù)字化技術(shù)下，通過科技技術(shù)將檔案信息整理的過程通過電子傳輸，以及電子軟件規(guī)律等模式，對(duì)不同類型的立卷進(jìn)行分類。基于數(shù)字化技術(shù)的檔案信息管理，能夠一改之前無序的分類模式，一方面便于工作人員對(duì)其管理，另一方面是還能夠便于需要的人順利找到檔案信息。

（二）企業(yè)人事檔案管理制度的確定

企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量提升，需要確定相應(yīng)的工作制度，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化。在以往的企業(yè)人事檔案管理中，其工作不被重視，因此導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂，甚至缺失或丟失現(xiàn)象，為了優(yōu)化人事檔案管理，需要為人事檔案管理制定相應(yīng)的制度。首先，將企業(yè)人事檔案管理制度與企業(yè)管理考核相互結(jié)合，明確檔案管理考核范圍。例如不按照歸檔范圍和要求向檔案管理部門移交檔案，或者檔案不能按照規(guī)定時(shí)間返還，都作為檔案管理考核的違規(guī)，并且對(duì)當(dāng)事人予以處罰。其次，與崗位經(jīng)濟(jì)考核結(jié)合，完善崗位工作標(biāo)準(zhǔn)。主要考察檔案工作人員的職責(zé)工作內(nèi)容，細(xì)化到具體工作要求中，將檔案工作人員工作成果與績(jī)效考核掛鉤。

（三）培養(yǎng)專業(yè)化的企業(yè)人事檔案管理人員

人事檔案管理效果不佳，與檔案管理制度以及硬件設(shè)備息息相關(guān)，但是也與檔案管理人員的能力素質(zhì)關(guān)系密切。在以往的人事檔案管理中，很多工作人員難以認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，工作積極性不高，在實(shí)際工作中難以集中精力，并且不思進(jìn)取。為了促進(jìn)人事檔案管理水平，需要在檔案管理硬件設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)專業(yè)化的人事檔案管理人員。第一，人事檔案管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)培養(yǎng)。為了提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理人員的學(xué)術(shù)研究能力，需要工作人員與人事部門積極的進(jìn)行工作銜接，彌補(bǔ)自身工作所欠缺專業(yè)素養(yǎng)。鼓勵(lì)檔案工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)深入研究時(shí)，應(yīng)該給他們?cè)黾訉?shí)踐學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，在實(shí)踐活動(dòng)中提高學(xué)習(xí)能力，幫助他們實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化；第二，為了提升人事檔案管理人員的工作積極性，需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，與人事部門的激勵(lì)機(jī)制掛鉤，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在本文中對(duì)企業(yè)人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，提出促進(jìn)人事檔案管理的對(duì)策。企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)于企業(yè)人力資源管理提供了理論基礎(chǔ)，針對(duì)人事檔案管理中所存在的設(shè)備問題以及制度問題，文中提出了相應(yīng)的對(duì)策，基于數(shù)字化的人事檔案管理、制度化的內(nèi)部監(jiān)制以及專業(yè)化人員的培養(yǎng)。

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