新形勢如何促進企業人事檔案管理工作

周玲

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）10-000-01

摘 要 人事檔案在企業發展的過程中發揮著重要的作用，人事檔案中記錄了員工的工作表現、政治思想、工作變動以及業務能力等情況，是外界全面了解一位員工重要的參考依據。長期以來，人事檔案管理模式傳統，新時期，社會發展對人事檔案管理工作提出較高的要求。為了幫助企業人事檔案管理擺脫傳統模式的束縛，在本文中就新形勢下如何促進企業人事檔案管理工作展開討論。

關鍵詞 新形勢 人事檔案管理工作 促進

企業人事檔案是檔案資源中的重要組成部分，同時也是人力資源管理的重要依據。近年來，隨著國家經濟的不斷發展，對于人力資源保障工作的不斷深入。現代社會企業人事檔案管理工作在促進社會進步方面發揮著重要的作用，在進行人事制度改革、外界全面了解員工、人員配備以及人才資源發掘上，都有著較為積極的意義。

一、企業人事檔案管理工作的現狀

（一）企業人事檔案管理設備體系不健全

現代社會中，企業人事資源越來越豐富，人事信息形式逐漸實現了多樣化。人事檔案信息的存儲對于檔案管理體系設備的要求逐漸提升。在傳統的人事檔案管理模式影響下，檔案中很多重要的信息難以被及時保存，這為檔案管理帶來了重大的阻礙。要想實現企業人事檔案管理工作的與時俱進，一方面需要在檔案管理工作人員方面進行改善，另一方面需要在檔案管理設備方面進行完善。在企業檔案管理工作中，就是缺乏聲像檔案管理方面的設備。

（二）企業人事檔案管理缺乏相應的制度

企業人事檔案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及檔案管理工作模式對社會的影響重大，目前，在社會人事檔案管理中缺乏相應的制度，導致人事檔案管理模式渙散，人事信息不安全等問題。由此可見，法律的執行力的欠缺是阻礙我國企業檔案管理法制化進程的重要原因。隨著時代的進步，以及人們的安全意識逐漸提升，依法存檔的工作勢在必行。由于現代社會人事檔案管理工作范圍不確定，檔案管理工作得不到重視，使得檔案法規檢查力度降低。

二、新形勢下促進企業人事檔案管理的對策

（一）基于數字化的企業人事檔案管理

傳統模式下的檔案管理中很多信息難以被保存，特別是重要的人事檔案信息，如，很多企業中的人事聲像信息等難以被保存下來。新時期，科學技術逐漸發展，對于信息數據的存儲技術也越來越多，目前，最為先進數字化技術就是針對檔案管理建立相應信息數據庫。基于數據庫模式的人事檔案管理能夠實現數據、音頻等的存儲，并且在數據備份的支持下，保障企業人事數據信息的安全性。在數字化技術下，通過科技技術將檔案信息整理的過程通過電子傳輸，以及電子軟件規律等模式，對不同類型的立卷進行分類。基于數字化技術的檔案信息管理，能夠一改之前無序的分類模式，一方面便于工作人員對其管理，另一方面是還能夠便于需要的人順利找到檔案信息。

（二）企業人事檔案管理制度的確定

企業人事檔案管理工作質量提升，需要確定相應的工作制度，以實現企業人事檔案管理的規范化。在以往的企業人事檔案管理中，其工作不被重視，因此導致人事檔案管理工作混亂，甚至缺失或丟失現象，為了優化人事檔案管理，需要為人事檔案管理制定相應的制度。首先，將企業人事檔案管理制度與企業管理考核相互結合，明確檔案管理考核范圍。例如不按照歸檔范圍和要求向檔案管理部門移交檔案，或者檔案不能按照規定時間返還，都作為檔案管理考核的違規，并且對當事人予以處罰。其次，與崗位經濟考核結合，完善崗位工作標準。主要考察檔案工作人員的職責工作內容，細化到具體工作要求中，將檔案工作人員工作成果與績效考核掛鉤。

（三）培養專業化的企業人事檔案管理人員

人事檔案管理效果不佳，與檔案管理制度以及硬件設備息息相關，但是也與檔案管理人員的能力素質關系密切。在以往的人事檔案管理中，很多工作人員難以認識自身工作的重要性，工作積極性不高，在實際工作中難以集中精力，并且不思進取。為了促進人事檔案管理水平，需要在檔案管理硬件設施完善的基礎上，培養專業化的人事檔案管理人員。第一，人事檔案管理人員的專業化素養培養。為了提升檔案管理人員的專業素養，提升檔案管理人員的學術研究能力，需要工作人員與人事部門積極的進行工作銜接，彌補自身工作所欠缺專業素養。鼓勵檔案工作人員對專業知識深入研究時，應該給他們增加實踐學習機會，在實踐活動中提高學習能力，幫助他們實現檔案管理專業化；第二，為了提升人事檔案管理人員的工作積極性，需要對人事檔案管理人員進行獎勵，與人事部門的激勵機制掛鉤，激發員工的學習熱情。

三、結語

綜上所述，在本文中對企業人事檔案管理中存在的問題進行分析，提出促進人事檔案管理的對策。企業人事檔案管理的優化對于企業人力資源管理提供了理論基礎，針對人事檔案管理中所存在的設備問題以及制度問題，文中提出了相應的對策，基于數字化的人事檔案管理、制度化的內部監制以及專業化人員的培養。

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