醫(yī)院檔案管理效能提升探究

鄭學(xué)鳳

【摘要】 眾所周知，提高檔案利用率能夠促進(jìn)醫(yī)院各項工作的發(fā)展，為此，各級各類醫(yī)院要強(qiáng)化檔案管理效能。文章闡述了醫(yī)院檔案管理工作的職能意義，分析影響醫(yī)院檔案管理效率的主要因素，探究改善檔案管理工作效能的策略，以期對醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展有所裨益。

【關(guān)鍵詞】 檔案 管理效能 信息化

近年來，我國各級各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)加快了發(fā)展步伐，競爭力度加大，紛紛使出渾身解數(shù)提升自身實力，尤其表現(xiàn)為強(qiáng)化檔案管理建設(shè)，提升檔案管理效能。這要求在日常工作中充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的職能意義，分析影響醫(yī)院檔案管理效率的主要因素，探究改善檔案管理工作效能的策略。

一、提升檔案管理效能的重要性

醫(yī)院檔案管理效能的提升對于醫(yī)院發(fā)展有著重要的意義。醫(yī)院檔案管理關(guān)系到各個部門，由于各科室、部門信息需求量非常大，而所需信息的整理需要檔案部門的配合使之發(fā)揮出更大的價值。醫(yī)院檔案信息管理要將所收集的資料有效整理，使資源有效共享，服務(wù)整個醫(yī)院工作；醫(yī)院檔案信息管理可以有效的為醫(yī)療及科研工作服務(wù)。醫(yī)院檔案完整的將醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r及過程記錄下來，在不斷積累和整理中有效的形成醫(yī)院獨特的文化和精神，讓員工有歸屬感和工作積極性；檔案管理是醫(yī)療工作的保證。醫(yī)生需要掌握患者病情，特別在緊急情況下需要檔案信息資源的支撐，醫(yī)生可以在最短時間內(nèi)掌握病人的情況和以往成功救治方案；醫(yī)院檔案能夠提供有效的法律依據(jù)，檔案信息有著嚴(yán)肅性和科學(xué)性，準(zhǔn)確記錄患者就醫(yī)情況，能夠保障醫(yī)院、患者、醫(yī)生的基本權(quán)益。

二、制約醫(yī)院檔案管理效能提升的瓶頸

1、管理制度存在缺陷?；鶎俞t(yī)院檔案管理制度尚未完善，部分醫(yī)院依照個體意愿理解并制定管理制度，導(dǎo)致檔案管理制度不完善，存在漏洞，以至于檔案還存在著缺失現(xiàn)象。需要強(qiáng)調(diào)的是，缺乏科學(xué)、統(tǒng)一的權(quán)威制度是阻礙醫(yī)院檔案管理效能提升的主要因素。檔案管理工作制度分為保管制度、收集制度、使用制度，它們彼此聯(lián)系緊密。而事實上，不少醫(yī)院并未把這些制度進(jìn)行有效融合，致使聯(lián)系脫節(jié)，無法形成配合體系，難以發(fā)揮各自實際作用。

2、專業(yè)技術(shù)不高。好的檔案管理人員是確保管理效能提升的技術(shù)保障。但對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，部分醫(yī)院檔案部門再繼續(xù)學(xué)習(xí)不夠，致使檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發(fā)展，檔案人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。表現(xiàn)為專業(yè)化、現(xiàn)代檔案信息科學(xué)知識化貧乏，知識面相對較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，已不適應(yīng)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展需要。

3、硬件建設(shè)不足 好的硬件建設(shè)是確保檔案現(xiàn)代化管理水平的重要物質(zhì)保障。個別醫(yī)院用房緊張致使檔案用房簡陋，不具備檔案的收藏和保管；有的醫(yī)院設(shè)備投入不充足，更新滯后，配備缺口大，設(shè)備陳舊、設(shè)施不完善，未將檔案記錄和診療進(jìn)行全院聯(lián)網(wǎng)，使檔案利用手續(xù)繁雜，使得檔案難以得到充分利用，管理目標(biāo)亦難以實現(xiàn)，制約著檔案業(yè)的發(fā)展。

三、科學(xué)提升檔案管理效能

1、完善制度，依法管理 科學(xué)的檔案管理體系是醫(yī)院檔案管理的根本。醫(yī)院檔案部門通過建立信息檔案科，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價、同步發(fā)展。檔案管理分為收集、整理與利用兩大部分。檔案部門要按照相關(guān)制度對文件進(jìn)行及時、準(zhǔn)確和科學(xué)地分類組合，歸檔工作還要同時考慮后期檔案利用工作的要求和需求。檔案管理必須遵照《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定出一套完整的、科學(xué)的、切實的檔案管理工作制度，形成統(tǒng)一的管理和統(tǒng)一的考核制度，使檔案的管理與醫(yī)療體制同步發(fā)展。

2、建立高素質(zhì)的專業(yè)人才體系 沒有高素質(zhì)的專業(yè)人才體系，就沒有科學(xué)的檔案管理。為此，醫(yī)院要積極的引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，從大專院校引進(jìn)專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生；與此同時，對現(xiàn)有的檔案管理人才要加強(qiáng)交流，強(qiáng)化兼職管理人才培訓(xùn)；要健全檔案管理工作激勵機(jī)制，有獎有懲，滿足員工職業(yè)規(guī)劃需求，激發(fā)其工作熱情，提高工作效率；有針對性地選擇人才培訓(xùn)，與檔案專業(yè)管理形成連貫體系；加大檔案管理專業(yè)人才儲備和建設(shè)力度，納入醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中；促進(jìn)同業(yè)間交流考察，通過與先進(jìn)醫(yī)院間的分享交流，借鑒優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，加快自身管理建設(shè)，提升管理效能。

3、加大硬件建設(shè) 計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用能夠有效節(jié)省檔案儲存空間，便于檔案查找和閱讀，降低了人力和物力成本。因而，建議基層醫(yī)院要加大對檔案管理建設(shè)的投入，及時檢查硬件設(shè)備更新，定期維護(hù)機(jī)器設(shè)備，根據(jù)檔案管理需求規(guī)劃資金投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，減少手工操作；確保檔案庫房安全和整潔，防止潮濕造成檔案損壞或過于干燥引發(fā)火災(zāi)，配備齊全滅火、滅蟲設(shè)備，降低損失。

綜上所述，各級各類醫(yī)院要充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的職能意義，認(rèn)真查找影響醫(yī)院檔案管理效率的主要因素，積極探究改善檔案管理工作效能的策略，以期對醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展有所裨益。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]夏研研.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（17）

[2]楊騰.做好醫(yī)院檔案管理的若干建議[J].中外醫(yī)療，2013（27）