知識經濟時代高校檔案管理問題探究

摘 要：在這個迅速發展的知識經濟時代的前進步伐的驅動下，我國高校檔案的管理模式也正在面臨著巨大的挑戰。因此本文在此就目前高校檔案管理中所存在的不足進行簡要地分析與探討，并結合現代知識經濟的背景，針對相關問題提出科學的、合理的建議與對策

關鍵詞：知識；經濟時代；高校；檔案管理；分析與對策

隨著人們對信息的需求性以及依賴性的逐步加強，我國各大高校的檔案管理工作也翻開了嶄新的篇章。當然在其擁有不斷發展的機遇的同時，高校檔案管理工作也將面臨著前所未有的巨大挑戰。在這個嶄新的知識經濟時代，高校檔案管理傳統模式已經不能滿足現代社會的需求，因此嘗試實施對高校檔案管理工作模式的改革勢在必行。改革的意圖就是希望各大高校可以充分發揮日新月異的網絡科學技術的優勢，爭取盡快實現各大高校檔案完全進入數字化信息時代，以此充分挖掘高校檔案所含知識并將其轉化應用，從而進一步實現高校檔案的最大化價值。

1 檔案管理的內容

檔案無非就是對信息以及活動進行整理記錄，而檔案記錄的方式又是多種多樣的，因此檔案根據其記錄的不同方式分為文字記錄檔案、圖像記錄檔案以及語音記錄檔案等等。檔案又依據其獨有的性質分為文書檔案、人事檔案、聲像檔案以及科技檔案等等，因此在檔案的管理過程中就要從以下幾個方面注意：

一是管理相關檔案的原始資料，這是實體管理，是一種物質上的管理，它不僅可以幫助管理者清楚地了解檔案的相關信息，而且也有助于管理者在進行檔案管理時可以輕松地對其進行檔案分類。

二是管理檔案中所含有的相關信息。這個主要是對檔案中所有的信息進行整合再組織的過程，在這個過程中管理者要依據原始管理資料對現有的相關信息進行整理并且加以分析，使其成為信息的二次表述，但是要注意這種表述必須是客觀的、有效的，以此保證檔案信息的真實性以及可靠性，從而進一步方便了使用者對其的使用。

2 知識經濟時代下高校檔案管理工作所面臨的機遇與挑戰

一是在知識經濟時代下高校檔案管理工作所面臨的機遇。在現代知識與經濟迅速發展的時代背景下，信息的傳輸、數字的壓縮、語言的識別、虛擬技術以及數據庫的應用技術都已經取得了一定程度上的進步，因此各大高校的檔案管理工作在這個新的時代背景下，也將迎來新的發展機遇。各大高校的檔案數字信息化的管理模式使檔案管理工作從最初的紙質案卷、文件目錄發展到了現代的電子分類、信息化服務，這在很大程度上有效地提高了各大高校綜合檔案的管理效率，與此同時，也進一步拓寬了知識的傳播路徑以及信息的利用率，從而促進了各大高校的檔案管理工作的順利進行。

二是在知識經濟時代下各大高校檔案管理工作所面臨的挑戰。在現如今發展如此迅猛的經濟信息時代的推動下，我國各大高校的檔案管理工作迎來了新的挑戰，其中主要包括兩個方面；一是受傳統封閉式自我發展的舊觀念的影響，造成了高校的檔案管理缺少宏觀的規劃，仍然處于條塊分割、各自為政、自我封閉的發展階段，缺乏合作意識。二是重藏輕用的傳統服務理念。由于長期地受到計劃經濟的影響，部分高校的檔案管理人員還是習慣于把需要保存的檔案信息進行封閉收藏，不注重其使用價值，缺少服務意識以及服務積極性。

3 我國各大高校檔案管理中存在的問題分析

一是領導缺乏重視，檔案管理者管理意識薄弱。由于部分高校的領導缺乏對檔案管理重要性的認識，并沒有從真正意義上意識到檔案管理對學校的教學以及科研所起到的正面影響，很少甚至不過問學校的檔案管理工作，致使了檔案管理比較松散且工作效率不高。此外由于管理者管理意識的薄弱，也造成了檔案的基礎資料匱乏，或者統計數據不夠準確等問題的出現。

二是高校檔案管理工作者的思想意識比較落后。由于高校檔案管理工作者長期專注于檔案的搜索與整理，因此致使他們不能及時地結合知識經濟的發展需求，樹立現代的檔案管理意識與管理行為。此外由于檔案管理人員對自身工作重要性認識不夠全面，這也導致了他們在實際的工作當中缺乏管理的創新意識，不能夠合理地開發并利用高校的檔案管理資源，從而造成了資源浪費的現象。

三是高校檔案管理人員的整體素質偏低。在這個知識經濟時代，對高校檔案管理者的綜合素質自然也有了更高的要求，管理工作者應該具備文件整理、計算機應用、信息搜集與管理等多方面的工作能力。但是就我國目前各大高校檔案管理者的實際情況來看，管理者的整體素質還比較低下，由于大多數的檔案管理者都是非專業的工作人員，因此嚴重缺乏檔案管理工作經驗，這就對高校檔案管理的高標準開發利用造成了直接的不良影響。因此加強對專業檔案管理人才的培養勢在必行。

4 在知識經濟時代下各大高校檔案管理的應對措施

一是樹立正確的知識意識與現代的管理意識。由于大多數的高校檔案管理工作仍然處于長期的半封閉式狀態，這就嚴重制約了高校檔案管理的進一步發展。此外，從業人員對現代信息文化與知識經濟的相關知識了解不深，也加劇了高校檔案管理工作的難度。因此樹立正確的檔案知識意識以及現代的管理意識，以此來適應經濟發展的思想觀念是相當刻不容緩的。首先提高在知識經濟時代背景下對高校檔案管理的重視。其次，必須加強對高校傳統的檔案管理模式的改革與創新，樹立現代化的檔案管理發展理念，充分發揮各大高校檔案信息資源的優勢，激發檔案管理人員的工作積極性，從而不斷提高高校檔案管理部門的管理水平。

二是加強高校檔案管理的現代化技術。充分運用現代計算機技術，進行高校檔案的搜集、整理、保存以及統計工作，以此有效地提高各大高校檔案的立卷效率以及檔案信息的質量。二是充分運用現代化技術和管理模式，推進數字化網絡進程，建立高校檔案信息數據庫，從而實現各大高校的檔案信息的資源共享。三是加強各大高校檔案的標準化建設，由于目前高校的檔案管理部門在計算機數據庫的設置上，其軟硬件設備還缺乏統一的標準，導致檔案信息資源難以達到共享的效果。因此按照國家的規定標準建立檔案信息資源數據庫，對于有效地實現檔案信息的資源共享來說，具有一定的推動作用。

5 結束語

在這個知識與經濟迅速發展的時代下，各大高校的檔案管理事業迎來了新的發展機遇，但與此同時也正在面臨著巨大的挑戰，因此不斷改革創新各大高校在知識經濟時代下的檔案管理事業刻不容緩，其目的是在真正意義上把高校檔案信息資源轉化為社會生產力。

參考文獻

[1]燕慧.高校檔案信息服務的發展戰略研究[J].蘭臺世界，2005.

[2]羅竹蓮.做好新時期高校檔案工作的思考[J].檔案天地，2004.

作者簡介

徐燕惠（1971-），女，漢族，山東安丘人，館員，本科畢業，主要研究領域：檔案管理學。