淺析數字檔案云存儲

馮愛民

[摘 要]云存儲以其存儲容量大、成本低廉、資源調用迅速及修改便利等特點，受到檔案管理部門的青睞。云技術在檔案管理中的應用，能夠使檔案管理工作更加現代化、科學化。隨著社會的不斷發展，云技術在檔案管理中的應用范圍也越來越廣，作用也越來越大。

[關鍵詞]云存儲；檔案；管理；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.108

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

云計算是計算機存儲概念的延伸，側重于數據的存儲與管理，云存儲是集數據存儲與管理為核心的云計算系統，在檔案管理上帶來了重要的變化，使檔案管理科學化、現代化變為可能。數字檔案主要指的是在分布式計算機網絡環境中，利用數字技術、多媒體技術和計算機網絡技術創建、獲取、存儲、處理及發布數字檔案信息的技術。

1 云存儲對檔案管理的影響

1.1 云存儲的海量存儲性可存儲大量的檔案信息

檔案資料存儲是一項工作量大、數據繁雜、內容豐富的一項復雜性工作，檔案管理工作更是一項令人頭疼的問題，海量數據占據的存儲空間更多更大。而計算機云存儲具有可擴容性，通過容量的擴展，可以存儲海量信息及緩解計算機存儲空間不足的現狀。

1.2 云存儲資源共享性有利于各部門利用檔案信息

檔案管理單位，將檔案資源存入云存儲中，通過云技術，能夠實現不同機構間的信息調用與資源共享，避免了檔案信息數據的重復存取，避免了大量繁復的勞動。云存儲的資源共享性，不僅包括檔案的數據存儲，還包括各種部門對各種數據的調用與存儲，有利于對固定資產數據進行管理，包括企業固定資產管理數據、資產明細、資產盤點情況數據及月度資產變動數據。所有的有關固定資產情況數據，量大且繁雜，歸類存儲以后，實現網絡數據共享，其管理部門可以適時實現對企業固定資產情況的摸底與盤查；又如：在社會醫保信息查詢方面，部分醫保人員為了及時掌握自身醫保情況，往往需要對醫保信息進行了解，實現醫保信息云存儲的資源共享以后，可以使醫保人員在家，或者在其他移動終端，輕易地根據個人信息情況調出醫保信息，隨時隨地掌握醫保檔案信息，即節省了時間，又節省了勞動量和社會資源；再如：在職工住房公積金的查詢方面，住房公積金信息實現云存儲以后，可以異地通過各種途徑，如網絡、移動網絡等載體，快速地查詢到個人公積金賬戶信息，這是云存儲資源共享性帶來的便利。

1.3 云存儲降低了紙質檔案的維護費用

紙質檔案在運營維護上的工作量是極其巨大的，傳統的檔案管理中，需要投入大量的財力、物力、人力，例如：云南省農科院的固定資產、醫保信息、機關車輛、職工住房公積金及勞資系統等檔案資源，其數量龐大，所以占用空間較大；在管理方面資源耗費大，如檔案材料在建檔過程中，需要根據檔案內容進行分類分級進行立檔，這即是一項十分龐大的工作量；紙質檔案在保存上，需要防老化、防潮、防蟲等，雖然都有相應的保存技術，但是均需要耗費人力、物力去管理。紙質檔案保存的目的，是為了發揮檔案材料的價值，而在對檔案材料進行翻閱與查找過程中，檔案材料隨著時間的推移，出現老化、脆弱現象，長期翻閱會加劇檔案材料的損毀與老化，針對這種情況，還需對檔案材料進行維修與補救，這為檔案材料的后期維護增加了費用。而在修復上，如加膜、修裱、去污等，各種不同的修復方法，還需要專業的人員進行檔案材料的補救，面對數目巨大的檔案材料，需要巨大的費用支出，紙質檔案材料的維護耗費了大量的人力與資金。而云存儲取代傳統的紙質檔案后，各部門大量的檔案信息存儲到計算機上，節省了紙質檔案占用的空間，電子版檔案信息也節省了大量紙質檔案的維護費用。

1.4 云存儲服務提高了計算機服務器的可靠性

檔案信息涉及個人隱私，而云存儲不僅是一臺服務器，也是一個系統，涵蓋了網絡設備、檔案管理系統、公用訪問接口、客戶端等重要部分。云存儲平臺對大量的檔案信息進行管理，為用戶提供存儲性能。在保存數據的服務器中，存在影響服務器安全的各種因素，如異常死機、操作系統癱瘓、異常停電、網絡中斷、病毒攻擊等情況。服務器如何保證本機上的數據的安全性能，并且不丟失或者少丟失，還保持盡快恢復云存儲的功能。針對這些問題，隨著科技的發展，云存儲對上述出現的異常情況采取了較為穩妥的措施，如對云存儲數據資料的備份、恢復等功能，可以避免異常死機或停電造成的數據丟失現象；對黑客攻擊采取了多種保護措施，如設置防火墻、殺毒軟件、用戶端控制登錄等辦法，保證云盤數據的安全性；對于停電等原因引起客戶端無法登錄的問題，云存儲服務器配備了穩壓器及UPS設備，能夠在停電狀態下的持續供電，能夠避免異常停電帶來的損失；這些措施提高了服務器云存儲的可靠性。

1.5 云存儲服務提高了檔案管理效率

云存儲節省了大量的人力物力財力，同時也提高了工作人員的工作效率，其具有隨時隨地調用異地信息的功能，提高了檔案管理工作效率。云存儲除了信息調用便捷，數據的計算與排查也變得輕而易舉，例如：查驗機關車輛信息，只需滿足云存儲入口要求，就可以在千萬臺車輛中快速查找到需要查驗的車輛信息，使信息檢索十分快速準確便捷，提高了檔案管理效率。

2 數字檔案的云存儲建設

2.1 數字檔案的可行性

云存儲技術在檔案管理上已應用多年，尤其是近年來逐漸應用到各行各業。目前，我國云計算在檔案管理中的應用前景越來越廣闊。云南省農科院在數字檔案管理上，通過云存儲功能，全部實現了檔案管理數字化，并且建立了檔案管理網絡以及各種終端用戶登錄入口（如圖1所示），并加強了服務器的保密功能，使檔案管理工作精確、嚴密，方便了各部門使用檔案信息，得到了各界的認可，使數字檔案管理更具可行性。

2.2 推進建設的可行性

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理的數字化存儲功能越來越先進，越來越完善，人們對檔案信息的使用也越來越便捷。大力推進云計算技術，將其應用到檔案管理工作中，是由云計算本身的特點、由其潛在的優勢、數字檔案云存儲的需求及各部門與廣大群眾對檔案管理的要求所決定的。數字檔案云存儲解決了傳統檔案管理中的系列難題，如人力、物力、財力浪費，查找搜索困難，調用不及時，受到時間、空間的限制等。

圖1 數字檔案云存儲建設程序流程圖

2.3 數字檔案云存儲發展構想

云計算技術應用到檔案管理中，通過檔案管理系統實現對海量檔案信息的管理，這是檔案管理史上的一次巨大變革，也轉變了社會服務機構的服務方式。隨著全國互聯網技術的發展，云南省的數字檔案管理逐漸與全國檔案管理接軌，雖然具有一定的難度，但是在未來數字檔案云存儲技術發展上，這是勢在必行的一項系統性工程。把全國各地的檔案信息集中到一個強大的“云端”，即云存儲器上，實現數字檔案信息資源共享。

3 結 語

信息技術是一項重大科技變革，每一次更新與進步，都給檔案管理工作帶來了重大改變。云存儲作為計算機技術，被稱為網絡發展的第三次IT業浪潮，受到各行各業的重視，廣泛應用于各個領域。在檔案館檔案資源的管理上，云存儲為檔案資源共享及高效管理提供了技術支持。