科技企業中的檔案管理問題與創新思考

吳芳

[摘 要]科技企業檔案管理隨著互聯網的發展，逐漸由傳統的紙質檔案管理向數字化檔案管理模式轉變。科技型企業主要是指以科技人員為主體的高新技術產品科學研究的企業，以市場為導向，自籌資金、自主經營性質的企業。科技企業以創新為使命，科技企業檔案的管理，對促進科技企業的發展，有著更為重要的作用。

[關鍵詞]科技企業；檔案管理；互聯網；數字化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.111

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

在我國新形勢下，隨著“十三五”的到來，我國經濟體制改革不斷深化，網絡技術也不斷發展。檔案管理為科技企業的發展提供了大量的數據，對企業的發展起著重要的推進作用，但科技企業在檔案管理上，仍存在著不足之處急需改進。

1 科技企業檔案管理問題

企業中的文秘工作與檔案管理有著千絲萬縷的聯系，甚至檔案管理工作，直接由文秘負責，而文秘作為企業中重要的文字材料管理人員，工作中更是離不開現代化的手段，尤其是科技企業的檔案管理。文秘工作與檔案管理工作間的銜接，是現代文秘工作中不能回避的重要一環，所以科技企業檔案管理的現代化，離不開文秘人員的努力與付出。筆者作為一名有著二十多年教育經歷的文秘工作者，對檔案文字材料的編輯能力與收集整理能力，有著突出的優勢，本文結合現代化檔案管理手段，利用自身的文字編輯與理解能力，指出科技企業檔案管理過程中存在的相關問題，并提出解決措施，以推進檔案管理工作穩步、高效進行。

1.1 科技企業檔案管理不科學、不合理

科技企業傳統檔案管理方式既不合理，也不科學。傳統檔案管理工作沒有應用先進科學的技術設備，也就無法應用現代化掃描儀和大容量的移動硬盤進行存儲，沒有應用遠程數據處理技術和智能檢索技術，只是依靠人工的方式管理檔案，既不規范也容易出現差錯。

1.2 科技檔案管理重點不明確

以往科技檔案管理的核心內容都是技術資料。但在經濟大潮中，我國的各項經濟管理體制逐漸與世界接軌，所以我國目前的首要任務是提高現代化管理水平。因此，科技企業檔案管理工作作為文秘工作人員工作的重點部分，其核心內容應以圍繞經濟發展為主，以經濟建設為核心開展檔案的管理工作。所以科技企業檔案管理與文秘工作的重心，均要與企業管理體制相一致，以促進企業發展為中心，以提高企業效率、促進企業改善工作方法為主要目的，且應主動參與到企業的管理活動中去。

1.3 傳統管理手段比較落后

我國傳統管理檔案主要使用人工方式，既浪費了大量的人力、物力，又不能提升管理效率。傳統的人工手段管理檔案過程中，需要手工記錄檔案的所有登記、分類、檢索等信息，往往理順一個檔案就需要花費很多時間，這不但浪費了很多人力、物力，還浪費了大量寶貴的工作時間。而現代檔案管理以信息化、數字化管理手段為主，隨著信息技術的發展、云計算技術在企業檔案管理中的應用，檔案管理在企業經營活動中發揮的作用越來越大，隨著網絡貿易的興起，虛擬檔案的出現也給企業檔案管理帶來了巨大的挑戰。

1.4 企業涉外檔案管理形式單一

隨著改革開放與企業經濟全球化發展的步伐不斷加快，涉外企業科技檔案的數量與結構發生了巨大的變化，國內企業走向國際市場，參與到國際市場競爭中，我國企業傳統涉外檔案管理單一的形式已經跟不上國際檔案管理發展的步伐，以往對涉外檔案的管理只是單純的保管、整理和人工記錄，手段及形式非常固定和簡單。

2 科技企業檔案管理創新思考

科技管理的變革，首先需要提高認識，大膽創新，使檔案管理工作實現現代化，用科技手段進行檔案的管理與使用。在信息技術不斷發展的前提下，檔案管理也充滿了現代化的氣息，運用現代先進技術設備，通過掃描儀、大容量移動硬盤存儲、網絡遠程數據信息處理、智能檢索等技術，對檔案信息進行科學化、規范化、系統化的管理，是科技檔案管理的現代化形式。而檔案信息的處理包括對檔案文字、數據、表格等各種信息，通過多媒體手段進行檔案系統建設，體現了檔案管理的現代化。

2.1 培養高質素人才，提升檔案管理水平

人才是企業發展的動力，也是企業第一生產力，人才是科學的載體，所以企業間的競爭，集中反映在科學技術的競爭上，而科學技術的競爭，實際是以人為依托，因此人才的競爭對企業文秘人員提出了更高的要求。隨著電子檔案國際化的發展，涉外檔案、外文檔案、專業技術檔案的數量與內容明顯增多，科技企業檔案的管理更需要一批綜合素質高、綜合能力強、即具備外語能力又懂計算機知識還能熟悉企業檔案管理的知識復雜型人才。

因此，科技企業要加強教育培訓，提高文秘人員的綜合素質，轉變文秘人員的管理理念，解放思想，面對網絡信息技術飛速發展的社會，令其要不斷學習，提高其知識能力，改變知識結構，創新科技企業檔案管理的手段，增強法律意識，努力提高外語能力，以適應瞬息萬變的市場經濟的發展。提高文秘人員的檔案管理能力與綜合素質，有效促進檔案管理工作的進一步完善與提高。

2.2 采用現代化管理手段實現檔案的科學管理

科技企業檔案管理的現代化創新是科技企業檔案管理工作的必然趨勢，開展科技體系現代化管理，針對檔案管理目前的新情況、新問題，運用現代化技術設備，對各種類別的檔案進行分析，根據特點及規律，探索電子環境下檔案的安全管理技術及分類管理技術，完善檔案類別與分級管理系統。對科技檔案采用多種手段，對檔案材料進行收集、整理、鑒定、開發和利用，運用電子信息技術，探討新的檔案管理方法，尤其在涉外檔案的管理上，要保證歸檔電子文件的完整性與安全性。

為了快速適應新形勢的要求，科技企業要運用現代化技術，完善檔案材料的管理與裝備，而科技企業可以從軟件與硬件兩方面進行完善。在硬件方面主要是科技企業檔案管理部門要加大人力、物力、財力的投入，完善激勵機制，提高文秘人員的工作積極性，同時加強檔案現代化建設與管理，為實現檔案資源共享創造條件。

3 結 語

科技企業檔案管理對企業的發展作用不容忽視，隨著我國經濟的發展、國際經濟的不斷變化，我國科技企業的經濟體制也發生了較大的變化。為了促進其適應市場經濟的發展，促進科技企業檔案管理的現代化進程，充分發揮檔案資源的優勢，對科技企業檔案管理創新進行研究具有重要意義。

主要參考文獻

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