醫(yī)院干部檔案管理的地位和作用

蔣曉雁

摘要：醫(yī)院干部人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門(mén)按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔、任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容，以個(gè)人為單位由醫(yī)院干部人事檔案管理部門(mén)集中保存的文件材料集，是醫(yī)院及上級(jí)機(jī)關(guān)全面、歷史地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)。縣級(jí)和縣級(jí)以上的全民所有制醫(yī)院往往是眾多衛(wèi)生管理干部、技術(shù)干部集中的事業(yè)單位，故加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案的管理，充分發(fā)揮其重要價(jià)值，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院干部；檔案；管理；意義

眾所周知，醫(yī)院人才體系建立起來(lái)的過(guò)程，也是人事檔案形成的過(guò)程。醫(yī)院人事檔案非常寶貴，它真實(shí)客觀的記載著醫(yī)院的人才情況，有助于醫(yī)生認(rèn)清自身的實(shí)力。是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。因此，如何對(duì)這些寶貴的材料進(jìn)行儲(chǔ)存和管理非常重要。同時(shí)，在當(dāng)前環(huán)境下，檔案管理已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)新的管理項(xiàng)目，已經(jīng)出現(xiàn)了關(guān)于檔案經(jīng)濟(jì)時(shí)代的說(shuō)法，為此，醫(yī)院應(yīng)積極采用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，從而為醫(yī)院的人才建設(shè)和科學(xué)研究提供切實(shí)有效的檔案信息保障。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案材料問(wèn)題

由于檔案管理人員缺乏與檔案形成部門(mén)和個(gè)人的有效溝聯(lián)系，容易導(dǎo)致人事檔案的丟失和遺漏。主要缺漏以下幾種材料：干部履歷表、工資變動(dòng)材料、評(píng)聘職稱(chēng)相關(guān)材料黨團(tuán)材料等。同時(shí)，許多檔案材料依舊未能規(guī)范，醫(yī)院干部人事檔案材料并非一人一時(shí)所形成，而是在不同時(shí)期不同渠道匯集到檔案管理部門(mén)的，因此材料不規(guī)范現(xiàn)象多有發(fā)生。

（二）意識(shí)薄弱

醫(yī)院干部人事檔案的形成、完善，涉及到醫(yī)院許多部門(mén)和個(gè)人，但由于大家對(duì)干部人事檔案意識(shí)欠缺，致使一些不按照要求處理和完成干部人事檔案材料現(xiàn)象常有發(fā)生，極易造成材料缺失、混亂、不規(guī)范、不完善。

（三）自動(dòng)化程度不高

人事檔案管理包括對(duì)人事檔案的生成，保存與利用的全部工作。目前在醫(yī)院人力資源管理中，紙質(zhì)檔案無(wú)論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術(shù)都十分落后，嚴(yán)重制約了人事管理檔案水平的提高。目前，醫(yī)院人事檔案的管理，大多停留在計(jì)算機(jī)制表、手工填寫(xiě)、復(fù)印機(jī)復(fù)印和人工立卷的水平，生成過(guò)程幾乎都是手工操作，內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度大且效率低。由于手工填寫(xiě)錯(cuò)誤而返工造成大量人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。

（四）人力檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前各醫(yī)院從事干部人事檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)化程度尤顯不足，且大多數(shù)從醫(yī)院臨床、護(hù)理、輔佐科室等工作崗位上改行而來(lái)，兼職為主。

二、醫(yī)院干部檔案管理的地位和作用

一份完整的人事檔案，從一定程度上記錄了員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，展現(xiàn)了職工家庭、專(zhuān)業(yè)、個(gè)人自然情況等方面的內(nèi)容。因此，它是開(kāi)發(fā)人力資源的資源庫(kù)，在醫(yī)院人力資源管理中起著不可替代的關(guān)鍵作用。可以說(shuō)每個(gè)人都在以自己的實(shí)踐活動(dòng)譜寫(xiě)著自己的歷史，同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添人新內(nèi)容。所以說(shuō)人事檔案將伴隨每個(gè)人的一生，并發(fā)揮著重要作用。

（一）人事檔案是做好干部選拔任用工作的基礎(chǔ)

人事檔案信息為人事部門(mén)提供了他們的年齡狀況、學(xué)識(shí)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)、政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)工作能力和主要工作經(jīng)歷，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠依據(jù)。

（二）人事檔案信息是工資制度的保證

檔案可以查閱每一位職工的工齡、學(xué)歷、職務(wù)、職稱(chēng)及任職時(shí)間等，并對(duì)他們的基本情況進(jìn)行錄入、修正、核對(duì)，套改、公示，確保醫(yī)院人事管理的高效進(jìn)行。

（三） 檔案為我院專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的職稱(chēng)評(píng)定提供了依據(jù)

各個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員無(wú)論是參加職稱(chēng)評(píng)審還是全國(guó)職稱(chēng)資格考試，人事檔案都從該同志的年度考核結(jié)果、現(xiàn)有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)及任職時(shí)間、工資變動(dòng)等方面的材料驗(yàn)證其專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職情況，從而為職稱(chēng)晉升提供了真實(shí)而有效的信息材料，確保我院專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)晉升工作的順利進(jìn)行。

三、癥結(jié)所在

（一）檔案?jìng)鬟f不規(guī)范

人事檔案隨著個(gè)人的經(jīng)歷逐年形成，一份比較完整的人事檔案形成時(shí)間跨度是相當(dāng)長(zhǎng)的，材料的完善和形成涉及多個(gè)單位，如果哪一單位的傳遞中任一環(huán)節(jié)不夠規(guī)范，材料丟失遺漏現(xiàn)象就有可能發(fā)生。

（二）職工檔案意識(shí)淡薄

人事檔案案卷中的材料大多是職工本人所填寫(xiě)，填寫(xiě)內(nèi)容是否準(zhǔn)確和規(guī)范直接關(guān)系到本人檔案的質(zhì)量高低。部分員工由于檔案意識(shí)淡薄，在填寫(xiě)干部履歷表時(shí)不夠認(rèn)真嚴(yán)肅，對(duì)于一些記憶相對(duì)模糊的信息不加思考和證實(shí)的就隨意填寫(xiě)，這樣給管理工作帶來(lái)很大的麻煩。

（三）檔案管理者疏忽大意

檔案材料張冠李戴和因裁剪材料而損壞文字的現(xiàn)象與檔案工作者疏忽大意有直接的關(guān)系。整理同名同姓或者同音的材料必須特別小心，同時(shí)裁剪多份材料時(shí)，務(wù)必仔細(xì)查看每頁(yè)切邊的情況，否則容易把填寫(xiě)在表格之外的文字剪掉。

四、加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案管理的建議

（一）改進(jìn)管理方法

保持干部人事檔案管理工作的高質(zhì)量，必須要有科學(xué)的管理方法，緊跟干部管理的工作要求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。一是改變檔案的常規(guī)管理，歸檔和鑒別的規(guī)范化。二是實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。三是培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍，積極主動(dòng)提供服務(wù)。要在某項(xiàng)工作開(kāi)始時(shí)、進(jìn)行中和完成后，隨時(shí)關(guān)注服務(wù)對(duì)象，及時(shí)準(zhǔn)確的提供服務(wù)。

（二）檔案的常規(guī)管理

一般在醫(yī)院人事管理中，人力資源檔案的庫(kù)房都比較簡(jiǎn)陋，在日常檔案保存管理的過(guò)程中，要注意庫(kù)房環(huán)境和庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生，注意防火、防潮和防蟲(chóng)。在遇到洪水和地震等自然災(zāi)害時(shí)，應(yīng)及時(shí)將人事檔案和相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備轉(zhuǎn)移到安全地帶。此外應(yīng)加強(qiáng)人事檔案及相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備，存儲(chǔ)介質(zhì)的保衛(wèi)工作，嚴(yán)防任何破壞和盜竊事件發(fā)生。

（三） 檔案的動(dòng)態(tài)管理

人事檔案的動(dòng)態(tài)管理是靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，各級(jí)人事檔案管理人員可以隨時(shí)了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個(gè)案卷的整理和收集情況，既可以了解人事檔案的收集整理的整體情況，也可以瀏覽各案件的具體組成以及檔案的內(nèi)容。同時(shí)要認(rèn)真做好人事檔案的審核整理工作。要求集中時(shí)間、集中力量、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)格、嚴(yán)格把關(guān)。

（四）積極培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍

人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又繁瑣的工作。在國(guó)外人事檔案管理已成為一門(mén)專(zhuān)業(yè)學(xué)科，并對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行各種層次的教育。世界衛(wèi)生組織對(duì)人事檔案管理工作也十分重視，經(jīng)常組織培訓(xùn)活動(dòng)。我國(guó)對(duì)未經(jīng)過(guò)正規(guī)醫(yī)學(xué)教育和人事檔案專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)理論學(xué)習(xí)的人員應(yīng)注意素質(zhì)培養(yǎng)，樹(shù)立良好的工作作風(fēng)，積極引進(jìn)現(xiàn)代的管理手段和設(shè)備，以進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理的實(shí)踐。醫(yī)院要把人事檔案管理管理列入醫(yī)院的總體發(fā)展目標(biāo)中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)為醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)配備足夠的人力，鼓勵(lì)檔案管理者在這特殊而又平凡的工作崗位上踏實(shí)的工作。同時(shí)，人事檔案管理部門(mén)也應(yīng)該加強(qiáng)與主管領(lǐng)導(dǎo)的溝通，爭(zhēng)取得到足夠的人力和物力支持。

（五）加強(qiáng)依法管檔的意識(shí)

檔案法是檔案工作的法律依據(jù)和行為規(guī)范，醫(yī)院有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案法的學(xué)習(xí)和宣傳，是工作步入依法管理，有章可循的軌道中。干部人事檔案管理工作需要醫(yī)院各個(gè)部門(mén)協(xié)同配合，可利用發(fā)布文件、召開(kāi)會(huì)議培訓(xùn)兼職檔案員等辦法使醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門(mén)、各類(lèi)干部增強(qiáng)干部人事檔案意識(shí)，了解相關(guān)知識(shí)，從源頭上避免人們因意識(shí)欠缺引發(fā)的問(wèn)題。

六、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案是人才的主要信息來(lái)源和重要的載體，準(zhǔn)確完整的干部人事檔案是選好人才、用好人才的重要工具。要以與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展的精神做好干部人事檔案管理的工作，使之適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展的需要?？傊?dāng)前我過(guò)醫(yī)院干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)不夠完善，沒(méi)有系統(tǒng)的理論支撐和有效的技術(shù)保障。采取上述措施，可形成比較完整的醫(yī)院干部人事檔案管理體系，提高管理水平。

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