信息化環境下檔案管理模式變化研究

李子宏

摘 要：在當前的信息化環境下，利用計算機技術、信息系統來完成各項工作流程是大勢所趨，檔案管理工作也開始由以往的紙質檔案管理模式轉向電子檔案管理模式。本文分析了當前信息化環境下檔案管理模式的轉變趨勢，總結了當前檔案管理工作中常出現的問題，并提出幾點改進當前檔案管理模式的建議與對策。

關鍵詞：信息化環境；檔案管理；模式；變化

1 信息化環境下檔案管理模式的轉變趨勢分析

我國以往的檔案主要以紙張為記錄載體，也就是常說的紙質檔案。傳統的紙質檔案一直是檔案工作中最重要的存儲載體，如文件、賬簿、報紙、合約等，都是典型的紙質檔案類型。紙質檔案記錄的內容較為安全穩定，有較好的真實性與法律效用，并且一旦出現后期修改、損壞的現象，都會留下較為明顯的痕跡，因此紙質檔案是公認的法律效率較強的憑證。然而隨著近年來信息資源爆炸性的增長，檔案的數量也在逐年快速的增加，不僅加大了人力、物力、館藏面積的投入，還不利于快速精準的查找、使用。并且由于傳統的紙質檔案隨著檔案使用率的逐年增加，不可避免的會在使用過程中造成文件的磨損，不利于檔案文件的長期保管與使用。

在當前國家大力推進信息化建設的形勢下，各行各業開始逐漸由傳統的紙質檔案管理，轉向信息化檔案管理建設。通過使用計算機、多媒體等設備，從以往的實體檔案管理逐漸轉變為數字化檔案管理，檔案管理工作的重心得到有效的轉移。通過信息化資源管理實現了對檔案的有效分類、整理，更好的實現了信息資源的存儲、利用以及共享，也極大的減輕了人力、物力的投資力度，提高了檔案管理工作的效率，更加體現出檔案信息的利用價值。總的來說，由傳統紙質檔案管理模式，轉向信息化檔案與紙質檔案管理的“雙軌”模式，是當前信息化建設的大勢所趨。

2 當前檔案管理工作中存在的問題

近年來我國在大力推進各行業的信息化建設，在信息化檔案管理方面也取得了較大的成果。然而在部分企業的實際應用中，檔案管理工作依然存在一些亟待解決的問題，主要體現在以下幾方面。

（一）檔案管理信息化建設水平較低

在信息化時代，計算機技術被應用在人們生活的各個方面，尤其在現代化的辦公中起到非常重要的作用。但由于電力建筑行業等企業具有流動性強的工作性質，使得計算機技術并沒有得到合理的應用，造成一些新型先進的檔案理念和管理模式不能及時有效的應用在工作中，且存在有不重視現代化的檔案管理方式，信息化進程緩慢的情況。有些企業的檔案管理系統信息化的質量不高，在電子檔案的存檔保管、查閱提取方面沒有建立明確的規章制度。而且在大量的紙質文檔向電子版本轉換時，保證不了速度和質量，檔案管理系統的實用性不高，實現不了高效的信息化管理。

（二）檔案管理人員的信息化管理水平有待提高

由于部分企業對檔案信息化的管理力度不強，檔案人員缺乏先進檔案技術的有效培訓和學習，使得企業的檔案管理人員管理業務水平得不到提高，在調閱檔案的時候不能很好的在技術上實現信息化管理，有些甚至依然采用比較傳統的手工操作方式。檔案管理人員手工操作的方式，對于信息的完整調取有著較大的難度，還會造成檔案紙質發暗、字跡褪色的情況發生。這樣的做法不僅使查找利用檔案效率難以提高，而且經常會出現檔案丟失和信息錯漏的情況，對檔案的完整性和安全性也有較大的影響。

（三）檔案信息管理安全意識不強

現階段的一些的企業使用信息化管理狀況良好，管理人員管理檔案信息的效率提高，操作也更簡潔方便，大大的提高了企業信息管理的效率。但仍然有一些企業的管理人員對檔案信息的安全意識不太重視，在網絡安全方面沒有防范，導致檔案管理工作中很可能會留下極大的數據安全隱患，不利于檔案的安全管理。檔案的安全性是十分重要的，對于一些使用信息技術管理檔案的企業來說，更要加強檔案的安全管理意識。

3 信息化環境下檔案管理模式的改進建議

針對當前企業的檔案管理工作中存在的問題，為了更好的提高信息化檔案管理工作效率，推進企業的進一步發展，可以從以下方面進行針對性的改進。

（一）大力推進檔案信息化的建設

要實現檔案信息化管理，首先要建立相應的檔案管理信息系統。并且為了更好的滿足信息化檔案管理的需求，企業要規范有效運用計算機進行檔案管理的工作流程，按照文件處理的流程來相應地設計檔案管理信息系統的流程，并建立相應的內部控制制度來保障檔案的安全性、完整性。

另外，在實際的信息化檔案管理工作中，由于電子文件從生成到歸檔的過程中，很難實現系統間的直接鏈接。就目前來說，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間沒有建立統一的管理方法，導致檔案信息系統較難保證電子原數據的完整歸檔。在實際儲存電子檔案過程中因為選用的載體不耐久等原因，將會影響到檔案文件的完整性、真實性、可靠性。電子檔案由于沒有固定的載體，通常不具備較高的法律效力，相應的法律認定條文制定也有較大的困難，這也是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

（二）提升信息化檔案管理人員的專業素質

當前檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員具備相應的檔案學、圖書管理學等檔案管理的專業知識，還需要具備使用計算機處理信息的能力。新時代的檔案管理工作對檔案管理人員的專業能力提出更高的要求，包括電子文檔信息加工處理能力、檔案信息整理分類能力以及較高的職業素養等。因此，企業要重視對檔案管理人員的選拔和培訓，定期舉辦專業知識技能培訓活動，提高檔案管理人員安全管理的意識，使其具備更加專業規范、保密性更強的檔案管理技能。另外，企業內部也要構建相關的管理監督制度，強化檔案的規范管理，規范檔案管理員工行為，促進檔案科學化水平工作有效進行，同時也要落實安全工作與監督工作。

（三）強化檔案安全管理

電子檔案在使用的過程中，企業需要著重關注其安全性問題。隨著當前計算機技術、網絡技術的迅猛發展，電子檔案數量急劇增加，涉及范圍也逐漸拓寬，但隨之而來的就是電子檔案的安全性問題。

在電子信息時代下，無論是單位管理還是個人使用的檔案，都需要做好安全防護措施，避免被他人利用或改動，保障電子檔的真實性與安全性。檔案管理者要從實際情況出發，具體問題、具體分析，明確各項涉及檔案管理安全問題的環節和內容，達到強化管理的目的。企業在檔案信息化建設過程中，也要注意培養工作人員使用檔案的安全意識，并建立一支具有現代科學技術水準的檔案信息管理隊伍，增強其檔案安全管理能力，進一步提高管理者與參與者的自身素質，實現信息化環境下檔案數據的安全。

4 結語

隨著當前社會信息化建設的步伐加快，作為重要信息資源的檔案，檔案管理事業的發展越來越重要，其存儲、管理方式也在不斷的改進與完善。為了更好的順應信息化社會的發展，檔案信息管理模式也要不斷地進行改革。現階段由以往單一的紙質檔案存儲管理模式，轉變成由電子檔案與紙質檔案互補的“雙軌”存儲管理模式，是檔案管理工作發展的必然趨勢。

參考文獻

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