高校檔案信息化建設探析

摘 要：高校檔案是指高校在招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等多種形式、載體的歷史記錄。“檔案管理網絡化，電子文件檔案化”將成為檔案事業發展的必然趨勢。在檔案由手工操作、實體管理走向信息化管理的過程中，高校檔案信息化建設工作需要給予足夠的重視。

關鍵詞：高校；檔案；信息化；建設

1 引言

高校檔案信息化是指高校在進行檔案管理的過程中，運用信息化手段，充分挖掘檔案的利用價值，提高檔案管理效率和服務水平，使高校檔案管理工作的各個流程更加規范、合理、便捷的一種過程。高校檔案作為人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承創新的真實記錄，信息化時代對其管理模式提出了更高的要求，現代管理模式和理念的運用能夠使檔案發揮出更高的經濟效益及社會效益。

2 高校檔案信息化建設的必要性與迫切性

2.1 是現代社會發展的需要

隨著現代科技的迅猛發展，信息化浪潮撲面而來，人類社會的生產與生活方式也發生了翻天覆地的變化。檔案作為記載人類歷史文明發展進程以及承載信息特質的重要載體，傳統的手工管理檔案的模式已跟不上人們對檔案信息的現實需求，開始向著數字化方向發展，這就需要我們創新檔案管理模式以適應時代發展。

2.2 是數字化校園建設的需要

隨著辦公自動化的發展，數字化校園建設正逐步完善，高校普遍建立了校園網與辦公自動化系統，信息化已經滲透到教學、科研、管理的方方面面，檔案信息化已成為高校檔案工作發展的必然趨勢。

2.3 是檔案管理與服務水平提升的需要

信息化環境下，檔案館收集、整理與利用檔案的模式會有質的變化，檔案館工作人員的角色將從檔案的直接整理者轉變為檔案資料的審核者，減少了工作量，縮短了檔案形成利用的周期，提升了檔案管理的水平。信息化程度的加大也有效地提高了檔案工作的服務能力，擴展了檔案工作的服務領域。

3 高校檔案信息化建設對傳統檔案管理模式的沖擊分析

3.1 高校傳統檔案管理工作發生根本性變革

對于傳統高校檔案管理工作來說，一般包括以下幾方面的基本內容：①收集；②整理；③編目；④立卷；⑤歸檔⑥利用。在這些基本的環節當中，高校檔案管理員基本上都處于打字員和保管員的角色定位。然而，信息化條件下，高校檔案管理工作有了重大的變革。我們可以這么理解，高校檔案管理的中心工作已然發生了重大的改變。無論是從工作環境開始向數字環境遷移來看；還是從紙質載體的變革來看都有著非常廣泛的變化。信息化時代，高校檔案管理工作越來越依賴于計算機及其相關技術的展開，從而對工作效率和質量來說有了大幅度的提升。

3.2 關于檔案信息化技術衍生出的新檔案管理業務

信息化時代，檔案管理也有了相應的新業務，也就是我們通常所說的電子文件。電子文件的出現為現有的檔案管理工作帶來了很大的機遇和挑戰。要知道，電子文件的基礎是二進制代碼的。電子文件有這樣的特點：①文件小；②載體攜帶方便；③可以網絡傳輸。電子文件的出現，從而在很多內容上形成新的業務活動，像是檔案數字化業務，信息安全管理業務等等。我們可以這么理解，電子文件是信息化的代表所在，有著非常明顯的信息特點和重要作用。

3.3 關于檔案信息化建設影響了高校檔案的利用方式

數字信息化檔案從最大限度上可以使得使用者拋開時間和空間的限制，這樣檔案館這種占據大量空間和人力的設施就可以的逐漸的被取消，這也在一定程度上為我國現代化建設節約了資金和其他開支。另外，網上檔案的開放也使得新時期我國檔案管理工作有了一個新的拓展和良性的循環。筆者在這里要著重強調的是，傳統檔案管理模式當中，檔案人員要用檔案利用而進行相當多的工作，如文獻匯編和專題匯編等等。相較于傳統的做法，這也在一定程度上為檔案數據整理工作提升了更為廣闊的時間和精力去完成其他工作。

4 高校檔案信息化建設的措施

4.1 基礎設施建設

基礎設施是檔案信息化建設的基礎與根本，基礎設施建設包括應用系統軟件建設與硬件設施建設。目前高校檔案館引進檔案管理系統的不在少數，但都存在開發不完全，利用不徹底的現象，因此急需加大應用系統軟件平臺的建設，深入挖掘系統潛在功能；檔案信息化建設應用系統軟件的運行依托于相應的配套硬件設備，因此也需要配置相應的硬件設備。

4.2 信息資源建設

①信息資源數字化建設：一是注重校內各二級部門電子文件的收集整理，使收集整理工作形成制度，檔案管理軟件要與校內各類辦公自動化系統有效接軌；二是館藏檔案數字化，館藏檔案數字化包括把館藏的紙質、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過掃描、加工、處理，轉變為文本、圖像、圖形、流媒體等數字格式的信息，存儲在網絡服務器中，利用計算機及信息系統提供查詢、檢索和瀏覽[2]；三是檔案網站建設，通過網站建設，高校可以拓寬檔案征集的渠道，亦可通過網站上傳開放部分檔案信息資源，為學校與社會利用檔案提供方便。②信息資源數據庫建設：利用現有的電子檔案建立檔案數據庫，尤其是具有高校發展特色的檔案數據庫。

4.3 安全保障體系建設

信息技術給檔案事業帶來機遇的同時，也帶來了挑戰，檔案管理軟件作為高校檔案信息化建設的重要組成部分，在方便社會利用檔案的同時，如何保證數據信息不被竊取篡改，已經成為檔案信息化發展過程中不容忽視的問題。從信息安全的角度看，檔案信息化程度越高，信息安全面臨的風險也就越大。目前的檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂，級別權限不明等問題。因此急需構建檔案信息化安全保障體系。安全保障體系的建設要以硬件設備為基礎，網絡建設為框架，軟件為技術支撐，管理為保障。通過切實可行的管理措施與技術手段（如訪問權限的分級管理與安裝專用的防火墻和防病毒軟件），加強對檔案信息化過程中可能存在風險項的監管。

4.4 相關政策法規建設

為保證檔案事業的順利發展，國家先后出臺了多項政策法規，堅持“以法治檔”。如《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，還有特別針對高校的《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令，2008年9月1日起施行），2015年上半年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等等。這些政策法規的出臺和施行，為檔案工作提供了依據，有效地保障了檔案信息資源的合理開發和利用。高校應根據諸如上述提及的檔案法律法規健全完善適合高校運行的檔案規章制度。

4.5 人才隊伍建設

檔案信息化工作的推進離不開科學技術的應用，這就需要對檔案管理人員的素質提出新的要求，而目前高校檔案工作者普遍存在年齡結構偏高，知識結構不合理的現象，缺乏相應的專業技術人才，尤其是既精通檔案業務又懂得信息技術的復合型人才。

高校檔案部門要以人才為根本，重視檔案隊伍的素質建設，通過招聘、培訓等多渠道，多方式培養檔案專業人才，制定學習與培訓計劃，有針對性地請進來、走出去，加強檔案信息化知識的普及，優化檔案管理人員的知識結構。

5 結束語

在以往高校檔案傳統管理模式當中，我們應用的大量的人力和物力，然而進展可以說是事半功倍的。然而，現代化的檔案管理理念和管理策略為我們帶來新的機遇的同時，也暴露了更多問題所在。未來，如何進一步完善我國高校檔案管理信息化進程使其更好的為高校順利發展保駕護航是今后我們所要面對的一大重要課題。

參考文獻

[1]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015，01：181-182.

[2]楊芳.高校檔案信息化建設現狀及對策研究[J].山西科技，2015，05：107-109.

作者簡介

李容（1983-），女，天津靜海人，研究生，畢業于河北師范大學，館員，研究方向：檔案管理。