淺議煙草兩煙企業固定資產管理問題及對策

蘇姝偉?胡玲慧

摘要：在行業“四大難題”和“五大壓力”不斷凸顯的新形勢下，煙草兩煙企業倡導精益管理，降本增效。改進固定資產管理現狀，提高資產管理水平是提升煙草兩煙企業效益的重要途徑。文章以固定資產管理中發現的問題為切入點，針對煙草兩煙企業實際提出加強固定資產管理的建議和對策。

關鍵詞：煙草兩煙企業；固定資產管理；賬卡物相符

固定資產是指使用年限超過一年的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具及其他生產經營設備、器具、工具等，以及使用時間在二年以上，不屬于生產經營的單位價值在2000元以上主要設備物品。

煙草兩煙企業固定資產按照使用部門來劃分，分為機關部門使用的固定資產和煙葉基地單元使用的固定資產。機關部門使用的固定資產主要是辦公電腦及設備，主要保障卷煙銷售、專賣管理和日常辦公，具有使用頻率高，更新換代快的特點。而煙葉基地單元不僅涉及到煙葉生產，還需要考慮煙草站點日常生活起居，所以煙葉基地單元的固定資產不僅包括煙葉生產收購設備（自動化收購線、鏈式運輸機等），還包括日常生活設備（空調、電蒸飯柜等），具有種類多、數量大、多數固定資產屬于季節性使用、使用頻率低的特點。目前兩煙企業固定資產的管理模式都屬于“正常使用管理”模式，即使用部門只確保使用該固定資產時，它是可以正常運行的，對于資產的日常更新、調劑、異動以及維護保養等方面缺乏日常系統管理，只有年終固定資產盤點時才由辦公室和財務室牽頭對各部門和全公司的固定資產進行系統的梳理。

近年來，隨著煙草兩煙企業生產經營模式的不斷變革，企業大量購置更新固定資產，導致固定資產管理難度加大。剖析固定資產管理中出現的問題并提出改進對策，對加強資產資產管理，提高資產使用效率，防止國有資產的損失和流失，推進資產管理規范化、制度化建設有重要意義。

一、兩煙企業固定資產管理中存在的問題

在煙草兩煙企業固定資產管理過程中，發現主要存在如下問題：

（一）相關部門責任劃分不明確，固定資產管理意識有待增強

固定資產管理包括固定資產購置—固定資產驗收—固定資產系統錄入-固定資產編碼-固定資產日常管理維護等環節，需要采購辦、財務室和資產使用部門共同承擔固定資產管理責任。這個過程需明確辦公室、財務室和資產使用部門的職責。

財務室作為固定資產原值管理部門，應承擔固定資產原值監管責任。應負責：1.固定資產的價值監管和卡片編碼，監督各使用部門固定資產的管理工作；2.負責各項固定資產購置的付款審核及資金撥款，并組織固定資產的核算工作；3.負責收集整理固定資產盤盈、盤虧、報廢等稅務審批資料；4.參與考核各煙葉基地單元和機關各股室資產盤點清查工作。

辦公室作為固定資產管理部門，應承擔固定資產實物監管責任。應負責：1.負責資產申購審核工作；2.負責資產報廢審核工作，核定使用部門申報的資產是否達到報廢標準；3.負責資產實物臺賬登記工作，錄入實物管理系統；4.打印固定資產卡片編碼；5.參與考核各煙葉基地單元和機關各股室資產盤點清查工作。

資產使用部門作為固定資產直接使用者，應承擔固定資產原值和實物管理的主體責任。應負責：1.申報本部門的固定資產購置預算；2.負責辦理固定資產購置審批手續；3.負責本部門固定資產使用、維護、保養管理以及卡片粘貼工作；4.負責建立、保管本部門的固定資產臺賬，對本部門的固定資產增加、減少、異動、報廢等情況及時登記并辦理相關手續；5.負責固定資產報廢的審批手續；6.負責進行定期或不定期的檢查，并及時整改發現的問題。

在日常管理中，部分員工主體責任意識不明確，固定資產管理意識不強，認為固定資產的維護與管理是辦公室的責任，出現“只使用不負責”的現象。認為只需要使用固定資產，對固定資產的增加、減少、轉移、調劑、報廢等情況不清楚也不重視，固定資產管理工作應當由辦公室及財務室全權承擔。這種錯誤的責任定位造成固定資產信息變更嚴重滯后于資產實際變更進程，以致年終資產盤點工作開展艱難。因此，需要轉變固定資產管理意識，加強源頭監管和過程管理，明確劃分主體責任和監管責任，辦公室和財務室需履行好監管責任，固定資產使用部門需履行固定資產使用維護等日常管理的主體責任。

（二）固定資產日常管理有待加強，賬卡物相符率有待提升

在固定資產日常管理中存在的問題主要是賬卡物不符。各使用部門發生資產異動均未向資產管理部門提交異動手續；對已到使用期限無使用價值并且可正常報廢的固定資產，使用部門亦未向資產管理部門提交報廢申請；固定資產卡片缺失記錄數更是龐大。由此可見使用部門對固定資產的日常管理主動意識薄弱，日常管理規范有待加強。

導致固定資產賬卡物相符率低的日常管理薄弱環節主要有：1.異動手續不完善。各使用部門資產調動未履行異動手續，資產異動沒有相關的臺賬記錄和異動表，降低了賬卡物相符率，導致固定資產管理困難；2.固定資產管理系統中責任人更換不及時。固定資產管理系統中資產責任人變更未與人事變動同步；3.固定資產條碼缺失。固定資產條碼作為認定資產身份的唯一標志，在固定資產管理中發揮舉足輕重的作用。但是一些資產因使用頻發或年代已久，存在條碼脫落的情況，致使資產盤點過程中無法確實資產“身份”。

（三）固定資產配置結構欠合理，資源利用率有待提高

在固定資產配置中，一些類別的資產配置欠合理，導致資產閑置，資源利用率不高。煙葉基地單元的人均空調數量、人均電腦數量、線均打包機數量超過了資產配置標準。資產結構不合理，設備閑置，固定資產沒有發揮最大的效益。

固定資產配置結構不合理的成因主要有：1.未嚴控需求提報關。固定資產采購未嚴格按照實際需求提報，需求提報關未嚴格把控；2.未執行固定資產調配手續。對于閑置資產未及時向資產管理部門進行調配申報；3.未執行固定資產待報廢手續。對于已到折舊年限確實失去使用價值的固定資產未履行待報廢處置程序。資產使用部門在固定資產管理過程中“嚴進不出任閑置” 的處理方式導致固定資產大餅“越攤越大”，無法發揮其保值增值的作用。

（四）固定資產“重投入、輕管理”，管理規范水平有待提高

個別使用部門在固定資產管理方面缺乏主觀能動性，對資產的管理不夠規范，“重投入，輕管理”的現象比較突出。主要體現在各部門重視向領導及固定資產管理部門爭取資產投入，而忽視了全公司固定資產集中管理、余缺調劑、優化配置等資產購入后的管理。

固定資產“重投入、輕管理”的成因主要有：1.缺乏績效考核監管。固定資產管理未納入績效考核，沒有出臺相應的固定資產管理考核細則，各煙葉基地單元和機關各股室對固定資產管理工作不夠重視；2.未設置固定資產管理員。各煙葉基地單元固定資產管理未設置專崗專人負責，導致在日常管理中沒有“管家”完全清楚各自部門的資產情況；3.未建立固定資產管理臺賬。各煙草站點均沒有固定資產臺賬，如年度固定資產購入臺賬、固定資產異動臺賬、閑置固定資產余缺調劑臺賬和已到折舊年限無使用價值的固定資產待報廢臺賬。

二、加強固定資產管理的對策

針對固定資產日常管理中出現的問題，可以從以下渠道著手解決：對于有實物卻沒有系統記錄（有物無帳）的固定資產可以建立賬外固定資產管理臺賬，在今后管理中對于實物陳舊且維修頻率高的賬外資產及時拆除清理；對于資產卡片脫落或者沒有粘貼固定資產卡片（有物無卡）的固定資產由辦公室打印固定資產卡片，各部門固定資產管理員及時完善卡片粘貼工作；對于系統記錄的固定資產卡片信息和實物粘貼的固定資產卡片信息不相符（物卡不符）的情況，辦公室與財務室需要進行逐條固定資產記錄的核對，確保固定資產信息一致；對于使用部門異動的固定資產，辦公室與財務室應及時根據資產異動表進行固定資產系統調整；對于固定資產責任人異動的情況，分兩種情況進行處理，首先是部門負責人崗位調整導致責任人異動的，辦公室和財務室應根據目前各煙葉基地單元和機關股室的部門正職設置進行系統更改，其次是易移動的固定資產使用人不明確的，在固定資產管理辦法下發前的資產核對工作中應嚴格落實具體使用責任人。

在今后固定資產管理中可以考慮從以下幾個具體方向著手改善：

（一）運用網絡化管理提高信息實時性

目前，固定資產的錄入及信息更新均是有辦公室和財務室操作固定資產管理系統來完成，但該軟件是單機版的，沒有實現網絡化，加上各煙葉基地單元距離公司本級較遠，固定資產的異動無法及時與管理系統同步，容易造成賬物不符。

在固定資產日常管理中，許多賬卡物不符的問題都是由于信息更新不及時造成的，在現階段固定資產管理系統無法實現數據實施更新的情況下，管理部門與各使用部門之間可以通過辦公內網及時傳遞固定資產的變更信息，保證信息的及時性和有效性，確保資產賬物相符，探尋全面的、動態的固定資產管理途徑。

（二）加強固定資產日常管理

日常管理是當前固定資產管理的薄弱環節，目前，資產異動、報廢的日常管理性工作全部集中于每年一度的資產盤點時完成，不但工作量大，而且難以確保信息準確性，使用部門應當發揮主體作用，設置固定資產管理員，做好日常管理臺賬，資產購入、異動、報廢等應及時上報固定資產管理部門，及時進行信息更新。固定資產購入后，管理部門應當及時進行錄入以及卡片印刷與發放、資產使用部門及時做好固定資產驗收入庫以及卡片張貼工作，確保進入使用部門的資產全部已經記錄在冊、貼碼，確保資產賬卡物相符。

所有固定資產的管理均由使用部門建立管理臺賬（內容包括：本部門固定資產匯總臺賬、新購入固定資產臺賬、異動固定資產臺賬、調配固定資產臺賬）。在“本部門固定資產匯總臺賬”中應當將每條固定資產使用落實到具體個人，形成每位員工名下都有一筆固定資產的“資產到人、責任到人”的固定資產管理模式。固定資產的異動應當與人事調整同步，資產的交接和資產異動表的提交應成為人事調任函的領取前提。

（三）實施固定資產管理考核機制

將固定資產管理納入各部門的半年度和年度考核，考核工作實施部門負責人責任制，對于達不到考核指標的部門扣除相應的年度考核分，并限期整改，抓住固定資產管理規范這一主線和“賬卡物相符率”這個牛鼻子，明確“誰使用、誰管理、誰負責”的原則，提高機關各股室和各煙葉基地單元對固定資產自主管理、規范管理的意識。

（四）落實固定資產自查盤點制度

固定資產盤點是固定資產管理中的重要環節，在進一步加強資產管理，摸清家底，保障資產的完整和安全等方面有重要意義。公司目前擁有大額固定資產，而且盤點人員對各部門的具體情況了解不深入，以致固定資產年度盤點工作不僅任務艱巨，而且盤點結果可能存在出入。為此需將此項工作拆分開來，各使用設置固定資產管理員，管理員不僅需要完善各自部門（基地單元）的資產管理臺賬，還需要以季度為時間節點進行固定資產自查盤點，形成固定資產自查盤點報告，及時發現問題，及時規范固定資產管理。將固定資產管理工作化整為零，形成常態，為年底的全局盤點工作筑牢基礎，提供有效依據。

（五）提高固定資產管理的決策意義

固定資產的管理一方面是要實現資產的保值增值，另一方面應該為資產的購置和投資提供決策依據。當前固定資產結構不合理，在一定程度上與固定資產購入時缺乏決策依據有一定關系。固定資產的管理應當為領導進行購置審批時提供參考依據，資產需求表上需要體現“使用部門當前的資產使用情況”，如人均計算機數量、人均空調數量等，再由領導決策是否購入，在源頭上杜絕資產的重復購置。因此，各部門在堅持滿足需要、實事求是、兼顧效能的原則的前提下需要嚴格遵守固定資產申購流程。

作為企業資產的重要組成部分，加強固定資產管理對提高資產利用率，提升企業盈利水平有重要意義。煙草兩煙企業要在固定資產日常管理中及時發現問題，提高資產管理意識，抓好日常管理規范，落實固定資產獎懲考核，提升固定資產管理信息化水平，提升固定資產購置與管理的科學決策水平。

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（作者單位：湖南省煙草公司長沙市公司瀏陽市分公司）