淺議煙草兩煙企業(yè)固定資產(chǎn)管理問題及對策

蘇姝偉?胡玲慧

摘要：在行業(yè)“四大難題”和“五大壓力”不斷凸顯的新形勢下，煙草兩煙企業(yè)倡導精益管理，降本增效。改進固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，提高資產(chǎn)管理水平是提升煙草兩煙企業(yè)效益的重要途徑。文章以固定資產(chǎn)管理中發(fā)現(xiàn)的問題為切入點，針對煙草兩煙企業(yè)實際提出加強固定資產(chǎn)管理的建議和對策。

關鍵詞：煙草兩煙企業(yè)；固定資產(chǎn)管理；賬卡物相符

固定資產(chǎn)是指使用年限超過一年的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具及其他生產(chǎn)經(jīng)營設備、器具、工具等，以及使用時間在二年以上，不屬于生產(chǎn)經(jīng)營的單位價值在2000元以上主要設備物品。

煙草兩煙企業(yè)固定資產(chǎn)按照使用部門來劃分，分為機關部門使用的固定資產(chǎn)和煙葉基地單元使用的固定資產(chǎn)。機關部門使用的固定資產(chǎn)主要是辦公電腦及設備，主要保障卷煙銷售、專賣管理和日常辦公，具有使用頻率高，更新?lián)Q代快的特點。而煙葉基地單元不僅涉及到煙葉生產(chǎn)，還需要考慮煙草站點日常生活起居，所以煙葉基地單元的固定資產(chǎn)不僅包括煙葉生產(chǎn)收購設備（自動化收購線、鏈式運輸機等），還包括日常生活設備（空調(diào)、電蒸飯柜等），具有種類多、數(shù)量大、多數(shù)固定資產(chǎn)屬于季節(jié)性使用、使用頻率低的特點。目前兩煙企業(yè)固定資產(chǎn)的管理模式都屬于“正常使用管理”模式，即使用部門只確保使用該固定資產(chǎn)時，它是可以正常運行的，對于資產(chǎn)的日常更新、調(diào)劑、異動以及維護保養(yǎng)等方面缺乏日常系統(tǒng)管理，只有年終固定資產(chǎn)盤點時才由辦公室和財務室牽頭對各部門和全公司的固定資產(chǎn)進行系統(tǒng)的梳理。

近年來，隨著煙草兩煙企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式的不斷變革，企業(yè)大量購置更新固定資產(chǎn)，導致固定資產(chǎn)管理難度加大。剖析固定資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題并提出改進對策，對加強資產(chǎn)資產(chǎn)管理，提高資產(chǎn)使用效率，防止國有資產(chǎn)的損失和流失，推進資產(chǎn)管理規(guī)范化、制度化建設有重要意義。

一、兩煙企業(yè)固定資產(chǎn)管理中存在的問題

在煙草兩煙企業(yè)固定資產(chǎn)管理過程中，發(fā)現(xiàn)主要存在如下問題：

（一）相關部門責任劃分不明確，固定資產(chǎn)管理意識有待增強

固定資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)購置—固定資產(chǎn)驗收—固定資產(chǎn)系統(tǒng)錄入-固定資產(chǎn)編碼-固定資產(chǎn)日常管理維護等環(huán)節(jié)，需要采購辦、財務室和資產(chǎn)使用部門共同承擔固定資產(chǎn)管理責任。這個過程需明確辦公室、財務室和資產(chǎn)使用部門的職責。

財務室作為固定資產(chǎn)原值管理部門，應承擔固定資產(chǎn)原值監(jiān)管責任。應負責：1.固定資產(chǎn)的價值監(jiān)管和卡片編碼，監(jiān)督各使用部門固定資產(chǎn)的管理工作；2.負責各項固定資產(chǎn)購置的付款審核及資金撥款，并組織固定資產(chǎn)的核算工作；3.負責收集整理固定資產(chǎn)盤盈、盤虧、報廢等稅務審批資料；4.參與考核各煙葉基地單元和機關各股室資產(chǎn)盤點清查工作。

辦公室作為固定資產(chǎn)管理部門，應承擔固定資產(chǎn)實物監(jiān)管責任。應負責：1.負責資產(chǎn)申購審核工作；2.負責資產(chǎn)報廢審核工作，核定使用部門申報的資產(chǎn)是否達到報廢標準；3.負責資產(chǎn)實物臺賬登記工作，錄入實物管理系統(tǒng)；4.打印固定資產(chǎn)卡片編碼；5.參與考核各煙葉基地單元和機關各股室資產(chǎn)盤點清查工作。

資產(chǎn)使用部門作為固定資產(chǎn)直接使用者，應承擔固定資產(chǎn)原值和實物管理的主體責任。應負責：1.申報本部門的固定資產(chǎn)購置預算；2.負責辦理固定資產(chǎn)購置審批手續(xù)；3.負責本部門固定資產(chǎn)使用、維護、保養(yǎng)管理以及卡片粘貼工作；4.負責建立、保管本部門的固定資產(chǎn)臺賬，對本部門的固定資產(chǎn)增加、減少、異動、報廢等情況及時登記并辦理相關手續(xù)；5.負責固定資產(chǎn)報廢的審批手續(xù)；6.負責進行定期或不定期的檢查，并及時整改發(fā)現(xiàn)的問題。

在日常管理中，部分員工主體責任意識不明確，固定資產(chǎn)管理意識不強，認為固定資產(chǎn)的維護與管理是辦公室的責任，出現(xiàn)“只使用不負責”的現(xiàn)象。認為只需要使用固定資產(chǎn)，對固定資產(chǎn)的增加、減少、轉移、調(diào)劑、報廢等情況不清楚也不重視，固定資產(chǎn)管理工作應當由辦公室及財務室全權承擔。這種錯誤的責任定位造成固定資產(chǎn)信息變更嚴重滯后于資產(chǎn)實際變更進程，以致年終資產(chǎn)盤點工作開展艱難。因此，需要轉變固定資產(chǎn)管理意識，加強源頭監(jiān)管和過程管理，明確劃分主體責任和監(jiān)管責任，辦公室和財務室需履行好監(jiān)管責任，固定資產(chǎn)使用部門需履行固定資產(chǎn)使用維護等日常管理的主體責任。

（二）固定資產(chǎn)日常管理有待加強，賬卡物相符率有待提升

在固定資產(chǎn)日常管理中存在的問題主要是賬卡物不符。各使用部門發(fā)生資產(chǎn)異動均未向資產(chǎn)管理部門提交異動手續(xù)；對已到使用期限無使用價值并且可正常報廢的固定資產(chǎn)，使用部門亦未向資產(chǎn)管理部門提交報廢申請；固定資產(chǎn)卡片缺失記錄數(shù)更是龐大。由此可見使用部門對固定資產(chǎn)的日常管理主動意識薄弱，日常管理規(guī)范有待加強。

導致固定資產(chǎn)賬卡物相符率低的日常管理薄弱環(huán)節(jié)主要有：1.異動手續(xù)不完善。各使用部門資產(chǎn)調(diào)動未履行異動手續(xù)，資產(chǎn)異動沒有相關的臺賬記錄和異動表，降低了賬卡物相符率，導致固定資產(chǎn)管理困難；2.固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中責任人更換不及時。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中資產(chǎn)責任人變更未與人事變動同步；3.固定資產(chǎn)條碼缺失。固定資產(chǎn)條碼作為認定資產(chǎn)身份的唯一標志，在固定資產(chǎn)管理中發(fā)揮舉足輕重的作用。但是一些資產(chǎn)因使用頻發(fā)或年代已久，存在條碼脫落的情況，致使資產(chǎn)盤點過程中無法確實資產(chǎn)“身份”。

（三）固定資產(chǎn)配置結構欠合理，資源利用率有待提高

在固定資產(chǎn)配置中，一些類別的資產(chǎn)配置欠合理，導致資產(chǎn)閑置，資源利用率不高。煙葉基地單元的人均空調(diào)數(shù)量、人均電腦數(shù)量、線均打包機數(shù)量超過了資產(chǎn)配置標準。資產(chǎn)結構不合理，設備閑置，固定資產(chǎn)沒有發(fā)揮最大的效益。

固定資產(chǎn)配置結構不合理的成因主要有：1.未嚴控需求提報關。固定資產(chǎn)采購未嚴格按照實際需求提報，需求提報關未嚴格把控；2.未執(zhí)行固定資產(chǎn)調(diào)配手續(xù)。對于閑置資產(chǎn)未及時向資產(chǎn)管理部門進行調(diào)配申報；3.未執(zhí)行固定資產(chǎn)待報廢手續(xù)。對于已到折舊年限確實失去使用價值的固定資產(chǎn)未履行待報廢處置程序。資產(chǎn)使用部門在固定資產(chǎn)管理過程中“嚴進不出任閑置” 的處理方式導致固定資產(chǎn)大餅“越攤越大”，無法發(fā)揮其保值增值的作用。

（四）固定資產(chǎn)“重投入、輕管理”，管理規(guī)范水平有待提高

個別使用部門在固定資產(chǎn)管理方面缺乏主觀能動性，對資產(chǎn)的管理不夠規(guī)范，“重投入，輕管理”的現(xiàn)象比較突出。主要體現(xiàn)在各部門重視向領導及固定資產(chǎn)管理部門爭取資產(chǎn)投入，而忽視了全公司固定資產(chǎn)集中管理、余缺調(diào)劑、優(yōu)化配置等資產(chǎn)購入后的管理。

固定資產(chǎn)“重投入、輕管理”的成因主要有：1.缺乏績效考核監(jiān)管。固定資產(chǎn)管理未納入績效考核，沒有出臺相應的固定資產(chǎn)管理考核細則，各煙葉基地單元和機關各股室對固定資產(chǎn)管理工作不夠重視；2.未設置固定資產(chǎn)管理員。各煙葉基地單元固定資產(chǎn)管理未設置專崗專人負責，導致在日常管理中沒有“管家”完全清楚各自部門的資產(chǎn)情況；3.未建立固定資產(chǎn)管理臺賬。各煙草站點均沒有固定資產(chǎn)臺賬，如年度固定資產(chǎn)購入臺賬、固定資產(chǎn)異動臺賬、閑置固定資產(chǎn)余缺調(diào)劑臺賬和已到折舊年限無使用價值的固定資產(chǎn)待報廢臺賬。

二、加強固定資產(chǎn)管理的對策

針對固定資產(chǎn)日常管理中出現(xiàn)的問題，可以從以下渠道著手解決：對于有實物卻沒有系統(tǒng)記錄（有物無帳）的固定資產(chǎn)可以建立賬外固定資產(chǎn)管理臺賬，在今后管理中對于實物陳舊且維修頻率高的賬外資產(chǎn)及時拆除清理；對于資產(chǎn)卡片脫落或者沒有粘貼固定資產(chǎn)卡片（有物無卡）的固定資產(chǎn)由辦公室打印固定資產(chǎn)卡片，各部門固定資產(chǎn)管理員及時完善卡片粘貼工作；對于系統(tǒng)記錄的固定資產(chǎn)卡片信息和實物粘貼的固定資產(chǎn)卡片信息不相符（物卡不符）的情況，辦公室與財務室需要進行逐條固定資產(chǎn)記錄的核對，確保固定資產(chǎn)信息一致；對于使用部門異動的固定資產(chǎn)，辦公室與財務室應及時根據(jù)資產(chǎn)異動表進行固定資產(chǎn)系統(tǒng)調(diào)整；對于固定資產(chǎn)責任人異動的情況，分兩種情況進行處理，首先是部門負責人崗位調(diào)整導致責任人異動的，辦公室和財務室應根據(jù)目前各煙葉基地單元和機關股室的部門正職設置進行系統(tǒng)更改，其次是易移動的固定資產(chǎn)使用人不明確的，在固定資產(chǎn)管理辦法下發(fā)前的資產(chǎn)核對工作中應嚴格落實具體使用責任人。

在今后固定資產(chǎn)管理中可以考慮從以下幾個具體方向著手改善：

（一）運用網(wǎng)絡化管理提高信息實時性

目前，固定資產(chǎn)的錄入及信息更新均是有辦公室和財務室操作固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)來完成，但該軟件是單機版的，沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡化，加上各煙葉基地單元距離公司本級較遠，固定資產(chǎn)的異動無法及時與管理系統(tǒng)同步，容易造成賬物不符。

在固定資產(chǎn)日常管理中，許多賬卡物不符的問題都是由于信息更新不及時造成的，在現(xiàn)階段固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)實施更新的情況下，管理部門與各使用部門之間可以通過辦公內(nèi)網(wǎng)及時傳遞固定資產(chǎn)的變更信息，保證信息的及時性和有效性，確保資產(chǎn)賬物相符，探尋全面的、動態(tài)的固定資產(chǎn)管理途徑。

（二）加強固定資產(chǎn)日常管理

日常管理是當前固定資產(chǎn)管理的薄弱環(huán)節(jié)，目前，資產(chǎn)異動、報廢的日常管理性工作全部集中于每年一度的資產(chǎn)盤點時完成，不但工作量大，而且難以確保信息準確性，使用部門應當發(fā)揮主體作用，設置固定資產(chǎn)管理員，做好日常管理臺賬，資產(chǎn)購入、異動、報廢等應及時上報固定資產(chǎn)管理部門，及時進行信息更新。固定資產(chǎn)購入后，管理部門應當及時進行錄入以及卡片印刷與發(fā)放、資產(chǎn)使用部門及時做好固定資產(chǎn)驗收入庫以及卡片張貼工作，確保進入使用部門的資產(chǎn)全部已經(jīng)記錄在冊、貼碼，確保資產(chǎn)賬卡物相符。

所有固定資產(chǎn)的管理均由使用部門建立管理臺賬（內(nèi)容包括：本部門固定資產(chǎn)匯總臺賬、新購入固定資產(chǎn)臺賬、異動固定資產(chǎn)臺賬、調(diào)配固定資產(chǎn)臺賬）。在“本部門固定資產(chǎn)匯總臺賬”中應當將每條固定資產(chǎn)使用落實到具體個人，形成每位員工名下都有一筆固定資產(chǎn)的“資產(chǎn)到人、責任到人”的固定資產(chǎn)管理模式。固定資產(chǎn)的異動應當與人事調(diào)整同步，資產(chǎn)的交接和資產(chǎn)異動表的提交應成為人事調(diào)任函的領取前提。

（三）實施固定資產(chǎn)管理考核機制

將固定資產(chǎn)管理納入各部門的半年度和年度考核，考核工作實施部門負責人責任制，對于達不到考核指標的部門扣除相應的年度考核分，并限期整改，抓住固定資產(chǎn)管理規(guī)范這一主線和“賬卡物相符率”這個牛鼻子，明確“誰使用、誰管理、誰負責”的原則，提高機關各股室和各煙葉基地單元對固定資產(chǎn)自主管理、規(guī)范管理的意識。

（四）落實固定資產(chǎn)自查盤點制度

固定資產(chǎn)盤點是固定資產(chǎn)管理中的重要環(huán)節(jié)，在進一步加強資產(chǎn)管理，摸清家底，保障資產(chǎn)的完整和安全等方面有重要意義。公司目前擁有大額固定資產(chǎn)，而且盤點人員對各部門的具體情況了解不深入，以致固定資產(chǎn)年度盤點工作不僅任務艱巨，而且盤點結果可能存在出入。為此需將此項工作拆分開來，各使用設置固定資產(chǎn)管理員，管理員不僅需要完善各自部門（基地單元）的資產(chǎn)管理臺賬，還需要以季度為時間節(jié)點進行固定資產(chǎn)自查盤點，形成固定資產(chǎn)自查盤點報告，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時規(guī)范固定資產(chǎn)管理。將固定資產(chǎn)管理工作化整為零，形成常態(tài)，為年底的全局盤點工作筑牢基礎，提供有效依據(jù)。

（五）提高固定資產(chǎn)管理的決策意義

固定資產(chǎn)的管理一方面是要實現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值，另一方面應該為資產(chǎn)的購置和投資提供決策依據(jù)。當前固定資產(chǎn)結構不合理，在一定程度上與固定資產(chǎn)購入時缺乏決策依據(jù)有一定關系。固定資產(chǎn)的管理應當為領導進行購置審批時提供參考依據(jù)，資產(chǎn)需求表上需要體現(xiàn)“使用部門當前的資產(chǎn)使用情況”，如人均計算機數(shù)量、人均空調(diào)數(shù)量等，再由領導決策是否購入，在源頭上杜絕資產(chǎn)的重復購置。因此，各部門在堅持滿足需要、實事求是、兼顧效能的原則的前提下需要嚴格遵守固定資產(chǎn)申購流程。

作為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，加強固定資產(chǎn)管理對提高資產(chǎn)利用率，提升企業(yè)盈利水平有重要意義。煙草兩煙企業(yè)要在固定資產(chǎn)日常管理中及時發(fā)現(xiàn)問題，提高資產(chǎn)管理意識，抓好日常管理規(guī)范，落實固定資產(chǎn)獎懲考核，提升固定資產(chǎn)管理信息化水平，提升固定資產(chǎn)購置與管理的科學決策水平。

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（作者單位：湖南省煙草公司長沙市公司瀏陽市分公司）