加強內部控制，完善連鎖門店貨幣資金管理

趙健勤

摘要：貨幣資金管理是連鎖門店財務管理系統的重要組成部分，并在連鎖門店的運營中發揮著關鍵作用。連鎖門店貨幣資金管理具有系統性與復雜性，加強內部控制，可以有效的規避其日常經營中的貨幣資金風險。本文從連鎖門店日常貨幣資金管理概述出發，詳細分析了內控失效導致的連鎖門店貨幣資金風險，并結合連鎖門店管理實際，給出了加強內部控制的方式方法。

關鍵詞：連鎖門店；貨幣資金管理；內部控制

一、連鎖門店貨幣資金管理概述

連鎖門店是一種有效的經營模式，連鎖門店擁有統一的企業識別符號，一致的銷售價格與服務標準，統一的財務管理、人力資源資源管理、質量管理、信息管理及物流管理等一系列的管理模式與管理制度。連鎖門店有利于企業在市場中樹立企業品牌形象，實現強大的規模經濟，從而在激烈的市場競爭中保持強有力的競爭力，最終實現企業的經營目標和財務目標，實現企業的持續健康發展。

貨幣資金是連鎖門店資產中流動性最強的，涉及面廣，也是資產的重要組成部分。在沒有得到有效的監督和管理的情況下，貨幣資金易被挪用、侵占及欺詐。連鎖門店的特點是地理位置分散，大部分遠離總公司，加之因地域原因，從業人員參差不齊，流動性大等特點，財務管理特別是涉及貨幣資金方面的管理難度加大。而貨幣資金管理在整體財務管理體系中占據極其重要的地位，貨幣資金管理的效果會影響連鎖經營企業的各個環節，加強內部控制，完善貨幣資金管理，對連鎖門店持續健康發展起著關鍵性的作用。

二、內控失效導致的貨幣資金管理風險

（一）備用金方面

備用金也稱零用現金，是企業財務部門借給有關職能部門或人員備用零星開支的款項。備用金一般專人專管，按約定的使用范圍進行開支、登記及報帳。連鎖門店在備用金使用與保管中存在的風險包括：

1.備用金管理制度不健全。即未針對連鎖門店的經營特點制訂完善的備用金管理制度，對備用金的使用范圍、門店備用金金額的確認依據、門店備用金保管人的職責范圍、備用金原始憑證收集及保存、相關原始憑證的審核授權體系等進行明確與規定。制度的缺失或者不明晰，會使有關人員在日常操作中無章可依、無規可循，造成在備用金使用和管理上無約束機制，嚴重者將造成部分人員挪用備用金的情況，不利于培養職工廉潔奉公的品行和促進企業廉政建設的發展。

2.備用金不足或超額。造成備用金不足的原因包括：單據報銷時間拖延、總部過嚴管制忽視門店臨時性支出加大等，門店為應對備用金不足，除向集團總部緊急申請超額備用金外，常見的應對方法包括臨時挪用銷售款，此情況下的挪用，通常在門店店長及財務默許下進行，而當這種默許成為常態后，易造成財務監督疏忽，給有心之人利用內控漏洞，利用時間差挪用門店日常的銷售款。備用金超額指審核不嚴導致門店備用金金額比實際需要多，易造成備用金被挪用及單據報銷的不嚴謹和拖延。

3.備用金交接不清。指管理備用金的員工因調崗或離崗，在備用金交接環節存在不交接或者交接不完整的情況，導致責任劃分不清。原因包括：缺少財務規章制度；缺少必要的監督導致財務交接一方利用另一方不熟悉業務的短板，在交接過程中故意作為隱瞞備用金短少的情況；未標注的單據丟失等。

4.未定期由獨立第三方盤點備用金。備用金的獨立盤點主要是指由獨立的第三方對門店所保管的備用金及相關的帳薄進行定期和不定期的檢查，通過檢查發現門店挪用資金、帳外帳及小金的問題，屬于備用金管理中事后控制的一種方式。缺乏對備用金的檢查，易造成備用金保管人員公款私用等情況發生。

（二）預收款風險

出于經營業務需要，門店的銀行基本戶信息基本屬于公開或半公開的狀態。在這種狀態下，造成了只要他方知曉門店的銀行基本戶信息，便可在未告知企業的情況下往企業基本戶轉入款項。而財務管理部門在與銀行核對未達帳項時，關注點更多放在企業已達銀行未達方面，而忽視對銀行已達企業未達的檢查。部分通過以上轉款方式轉入款項的單位出于各種原因，轉款后長時間不告知門店或不至門店提取貨物，極易造成了這部分暫時無人認領又缺乏監督的款項被有心人挪用。

（三）預付的提貨卡風險

提貨卡是一種在現代交易環境下產生的非貨幣憑證，是企業以實現自身商品銷售為目的，依靠自身信譽并面向市場銷售環節而發行的，不以現金而是以磁卡、IC卡或相關介質進行支付行為的物質載體。提貨卡有效促進商品銷售，有助于企業提前回籠資金、減少現金流通，對于消費者來說，利用提貨卡消費，還能享受一定的折扣。但在銷售提貨卡的過程中，門店出于業績的需要，很多時候采取卡預出的銷售方式，即款未到卡已出。這種激進的銷售方式，一方面增加了門店提貨卡的銷售，回籠資金；另一方面，卻隱藏著極大的財務風險，如不及時加強對未收款項的監管及追收力度，極易讓提貨卡銷售人員與購卡單位的相關人員相互勾結，利用門店的監管漏洞，挪用款項。另外，門店對提貨卡的返利大部分采取差額比率的方式，門店出于人工節省的考慮，很多情況下，銷售收款人員與返利發放人員為同一人，這種不相容崗位未分離的情況，極易造成銷售人員利用比率差貪污返利利差。

（四）新興收款方式（支付寶、微信等）的風險

在信息化時代，支付寶、微信、閃付等新型付款方式逐漸普及，這種付款方式給連鎖店以及消費者的付款帶來極大的便利。與此同時，由于企業對新興付款方式的應對及認識不足等原因，存在對員工培訓不及時不到位或設備更新不足等原因，導致門店員工對新收款方式的使用不當，給門店的日常經營帶來風險，間接會侵害消費者的利益，并且損壞連鎖店的品牌形象。

三、加強內部控制的方式

（一）運用網絡技術加強貨幣資金監管

數字經濟時代，通過信息化手段對貨幣資金進行管理是未來貨幣資金管理發展的方向。它基于計算機網絡和通訊技術，在網絡環境下實施財務管理各項功能，并能夠進行實時反饋和遠程監控的財務管理信息系統，極大地提高財務管理的效率，擴展財務管理的空間范圍，極適合連鎖門店這種地理位置相對分散的經營模式。而連鎖門店由于地理位置原因而造成的貨幣資金監管的困難，隨著信息技術的發展及各種新型電子通訊手段的普通使用而得到有效的解決。將網絡監管這樣的信息手段植入到連鎖店的內部控制體系中，遠程監控以及信息系統的有效運用可將所有連鎖店連接成為一個整體，加強連鎖店貨幣資金的監管。

（二）及時培訓，建立培訓考核機制

為應對愈發激烈的市場競爭，企業員工必須及時更新知識，保證自身知識存量的持續積累與更新，才能有效實現企業運營目標，保持強勁的競爭活力。一方面，門店可通過集體培訓更新知識，組織員工學習并掌握先進的財務理念、模擬演練日常的資金管理流程，不斷發現風險，完善工作流程，并在培訓中不間接地對員工進行考核，檢驗員工掌握新知識的程度，鞏固培訓成果。另一方面，可鼓勵員工進行積極的自我學習，并通過相關的獎勵機制鼓勵員工之間分享知識，形成良性的知識更新循環。

（三）健全貨幣資金管理制度

加強內部控制，健全資金管理制度，是有效避免連鎖店資金管理風險的有效措施。建立符合連鎖店實際情況的備用金管理制度，細化備用金使用與保管、定期盤點備用金，嚴格審查與確認備用金保管人的資質。其次，定期對銀行帳戶進行分析，對達到一定期限的未達帳立帳管理，重點關注長期及大額外的未達帳項，防范資金風險。最后，對由于激進銷售方式而產生的應帳款，加強催收管理，并建立客戶信用制度，完善客戶信用等級的建設。

（四）關注貨幣資金交接管理

因人員的流動及企業內部工作的調整，財務崗位的責任人定期及不定期的更換已成為普遍現象。應積極應對人員流動及崗位調換所帶來的控制風險，加強內部控制，規范門店財務交接工作，避免因財務交接工作的不到位等原因對門店持續性的經營活動造成不利的影響。應對門店交接工作風險的控制措施包括：結合連鎖門店的經營特點，建立貨幣資金工作交接規章制度，規范資金交接工作的流程；交接工作應納入人事管理，并作為職業道德的考量；并著力加強交接時的監督檢查工作等。

參考文獻：

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[2]劉仁琢.連鎖經營企業財務管理的創新問題研究[J].黑龍江科學，2013（10）：180-181.

（作者單位：南寧百貨大樓股份有限公司審計監察部）