酒店物資采購內(nèi)部控制建設探究

吳愛玉

摘要：目前，作為我國最早開放的酒店行業(yè)日益飽和，但是其內(nèi)部的建設并沒有得到良好的改善，特別是在酒店的物資采購內(nèi)部控制建設這一部分亟待重塑，可是，物資采購涉及到酒店的多個管理環(huán)節(jié)，是一項難度系數(shù)高且工作量較大的工作，基于此，探究酒店物資采購內(nèi)部控制建設是具有極大的現(xiàn)實意義的。

關鍵詞：酒店；物資采購；內(nèi)部控制

中圖分類號：F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）001-000-01

引言

目前的酒店大多是一個集娛樂、購物以及餐飲等的多元服務的綜合體，其具有現(xiàn)金收入較多、營業(yè)部門多以及財產(chǎn)物資較為分散等特點，是一種較為特殊的企業(yè)。而且，酒店的服務又具有不可存儲性、無形性以及差異與消費并存的特點，這些都使得酒店的財務機構(gòu)設置以及內(nèi)部控制的建設與其他的企業(yè)具有較大的差異性。酒店的相關機構(gòu)設置往往會涉及到收銀、信息化管理、核算、采購和供應以及成本控制等幾個方面，而酒店能否高效率的且可以有效控制的狀態(tài)下運轉(zhuǎn)，很大程度上決定于酒店的后勤管理是否到位，其中尤為重要的是采購的內(nèi)部控制建設。酒店的物資繁多，雖然單個的金額不大，但是數(shù)量較多，這使得酒店在物資采購管理這部分較為困難，需要酒店的管理者加以注重。

一、目前酒店物資采購內(nèi)部控制存在的問題

（一）酒店物資采購在采購合同方面具有一定的風險

酒店的采購例如一次性牙刷毛巾等雖然單價不高，但是由于數(shù)量較多，且采購的頻率較高，重要程度不言而喻。但是較多的酒店對采購的質(zhì)量方面的監(jiān)督較低，采購人員在與采購企業(yè)進行溝通時容易出現(xiàn)貪污的問題。采購人員在與被采購方進行采購合同進行溝通時，在和同設計方面有謊報材料采購價位的可能性，而且采購的物品在質(zhì)量方面也難以保證，這種采購人員在采購時套取資金的行為會使得酒店在經(jīng)濟方面蒙受一定的損失。除此之外，采購合同的條款規(guī)定模糊也是帶來采購合同風險的原因之一。合同條款的規(guī)定不明確將很可能使得采購成本出現(xiàn)上升的可能性。酒店在進行材料采購時對所需要的材料的信息掌握不全，了解不夠透徹，很多的供應商將會根據(jù)企業(yè)這個弱點加以利用，促使采購單價的提升，謀取利益。最后，酒店在合同的履行方欠缺執(zhí)行力，一旦采購的物品質(zhì)量不合格，很多的酒店采取的都是商討方式，有的甚至視若罔聞，這不僅促長了供應商的不良風氣，還使得酒店蒙受經(jīng)濟損失。

（二）酒店的采購行為沒有做好充足的前期準備

在進行材料采購之前，企業(yè)一般都要進行市場調(diào)研，對需要采購的材料進行種類和質(zhì)量以及價位的分析，特別是在供應商的選擇上面，要對備選的供應商信譽進行調(diào)研。但是很多的酒店并沒有進行前期的準備工作，這樣的行為對于采購的材料在質(zhì)量和價格方面都無法保證最優(yōu)，容易出現(xiàn)質(zhì)量較低、價格過高的情況。除此之外，材料采購的前期方案不合理也是造成采購材料較差的原因之一。在進行材料采購時，往往會出現(xiàn)很多相互矛盾的地方，例如常見的采購次數(shù)較多必然引起人工以及質(zhì)量檢測方面成本的增加，但是采購次數(shù)減少必然會引起采購數(shù)量增多，造成儲存成本的增加以及酒店在資金流轉(zhuǎn)方面承受較大的壓力。最后一點是酒店的供應商的選擇出現(xiàn)問題。目前，酒店的等級較多，不同等級的酒店其價位千差萬別，伴隨的顯然是其生活用品、居住環(huán)境以及服務等方面的差異，如果高級酒店的日用品等和經(jīng)濟酒店一樣，必然會引起顧客的不滿，影響酒店的聲譽。

二、如何建設酒店物資采購內(nèi)部控制

（一）建立完善的酒店物資采購內(nèi)部控制對于采購風險的防范時尤為重要的

隨著管理科學在目前企業(yè)中的廣泛運用，內(nèi)部控制逐漸演變?yōu)槠髽I(yè)的一個風險管理體系，酒店雖有異于其他的企業(yè)，但是建立完善的物資采購內(nèi)部控制也是必不可少的。但是要知道，任何管理體系的推行，都離不開企業(yè)的發(fā)展這一部分，一旦企業(yè)不再存在，談及物資采購管理等就毫無意義。基于此，在酒店進行物資采購時，不僅僅一套對采購過程中的風險加以控制，最為重要的是要保障酒店日常所需的材料可以及時的得到供應部的供應，不能背離酒店自身發(fā)展的需求。基于對酒店自身發(fā)展的要求，在對物資采購內(nèi)部控制進行設計要在保證高效的情況下盡可能的精簡，因為酒店所需要的物資是非常多且雜的，越大的酒店設計的采購品種越多。因此，在進行物資采購的內(nèi)部控制流程的設計時，必須根據(jù)每個崗位的職責要求進行職責分工，將管理的重點突出，對不同的控制點進行區(qū)別設計，根據(jù)專業(yè)的風險管理評估的結(jié)果，對關鍵的控制必須制定控制措施。

（二）落實酒店的物資采購內(nèi)部控制制度并持之以恒的進行評價監(jiān)督

酒店的物資采購涉及的金額較為龐大，酒店必須對此部分的內(nèi)部控制進行必要的監(jiān)督和評價，以保證內(nèi)部控制制度持續(xù)的發(fā)揮應有的效用。在簽訂采購合同的前后，都要找專業(yè)的人員對合同進行復核，特別是簽訂之前，經(jīng)過專業(yè)人員審計的合同才可以在物資采購中進行使用，一旦采購的物資出現(xiàn)問題可以及時的對企業(yè)的實際利益進行保護。在對合同進行審計時，應當對材料采購中的前述問題進行重點關注和預防，避免合同中的相關條款對酒店的經(jīng)濟效益造成不好的影響，最為重要的是，采購的物資必須是酒店所需要的，符合酒店的實際經(jīng)營的，特別是采購的數(shù)量，必須通過最小成本進行計算之后核對目前的剩余進行采購，避免出現(xiàn)物資材料不夠用或者超過預算，影響酒店現(xiàn)金流等狀況的產(chǎn)生，從而盡可能的減少酒店的采購成本，為酒店謀取最大的經(jīng)濟效益。

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