淺析基層檔案管理在新形勢下的發展出路

摘 要：基層檔案管理的相關工作是檔案管理工作中的一個十分重要的組成部分，也是我國新局面下社會發展的重中之重，所以做好基層檔案管理工作對于一個國家的未來十分重要。但是，經過筆者的調查發現，現階段基層管理的發展存在一定的問題，針對這一現狀，文章提出了在新形勢下基層檔案管理的發展出路和解決辦法。

關鍵詞：基層檔案；管理現狀；發展出路

1 做好基層檔案管理的重要意義

檔案是一種非常珍貴的信息資源。基層檔案管理是有序管理社會的有效辦法，也是真實重現歷史事實原貌的重要載體，是第一手的參考資料和寶貴的信息資源，對整個社會的正常運行和和諧發展起著無法想象的巨大作用。新形勢下，國家不斷實現現代化和信息化，基層檔案管理也必須跟上社會發展的步伐，才能為促進經濟建設和各項事務的發展提供高效服務。

2 基層檔案管理的現狀

（一）檔案意識不強

個人檔案意識不強的幾種表現：有的隨意將檔案丟在學校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上。不管他們是否是基層老百姓，又或者是基層檔案管理的工作人員，他們都普遍存在著對自己的檔案不是很重視這一問題。一方面，基層老百姓不關心自己的檔案，在建檔時不積極與工作人員配合，在建檔后也不主動督促工作人員更新信息，對基層事務不聞不問，檔案意識薄弱。另一方面，基層檔案管理工作人員有時候不重視建檔這一事務，只是走走過場，在建檔時不是實事求是，甚至出現胡編亂造的現象，信息更新相對滯后，無法發現基層檔案管理的重要作用。

（二）檔案管理人員的業務素質不高

就目前來看，國內檔案管理的工作人員無論是在文化程度、理論知識，還是業務素質、思想觀念的表現上都是良莠不齊，很少能達到標準。絕大部分的檔案工作人員從未考慮過工作中可能會出現的巨大挑戰，并且對新技能的掌握和應用也不夠熟練，效果很不理想。此外，大多數的工作人員匱乏信息開發的應用能力和敏銳的信息意識。

基層檔案管理工作本身具有鮮明的特殊性，必須有專業的工作人員來擔任這一重要職位。但是現實環境中，絕大多數的基層檔案管理工作沒有單獨的管理人員，而是由檔案管理的資料員和技術員兼職。所以在這種情形下，基層檔案管理工作人員的頻繁更換，對檔案整體管理人員工作水平的提升帶來很大負面影響，并且阻礙了檔案管理工作人員個人素質的提高。此外，在那些從事檔案管理工作的人中，絕大多數人也是對檔案管理抱有一種糊弄了事的態度，他們沒有意識到檔案管理工作的重要性。有些單位專職檔案管理人員較少，大多數為兼職人員，這些兼職人員不僅事情較多，而且繁雜，沒有足夠的精力和時間去學習檔案管理的相關專業知識，導致很大一部分的檔案管理者業務能力低下。

（三）檔案管理機制落后

在信息產業高速發展的新形勢下，檔案管理經費投入不足，電子設備供給較少，有些地方仍舊采用手工操作、紙質存檔的老舊形式，這樣不僅浪費時間、浪費人力，而且容易出現丟失檔案、遺漏檔案的現象，導致出現許多不必要的麻煩。此外，基層檔案交接不完善的問題也大量存在。由于人事變動或機關單位變遷，時常會有檔案交接不夠準時、檔案交接手續辦理的也不夠不正規、不嚴格等問題。工作人員不愿在交接檔案這項事務上“浪費”時間，管理人員也存在監督不到位的現象，對檔案交接事務不及時檢點，導致許多檔案在時間上“斷片兒”，不能真實反映事實。

3 基層檔案管理的發展出路

為切實加強基層檔案管理，筆者就以上談到的基層檔案管理現狀中存在的矛盾，提出了一些對策，也是基層檔案管理在新形勢下的發展出路。

（一）加大宣傳力度，加強檔案意識

可以在公告欄張貼海報，也可以在社區發放宣傳單頁，或者通過廣播電視等媒介來讓基層老百姓更加深入地了解基層檔案管理的重要性，以此來發動他們的積極性，讓所有人主動配合或監督基層檔案管理這一工作。

在機關單位中，領導要大力地宣傳相關工作的重要性，督促檔案管理工作者認真負責地工作。完善《檔案法》的教育工作，增強相關管理人員的思想認識。《檔案法》是基層檔案管理的主要依據，也是提高管理人員檔案意識的最佳途徑。除此之外，機關單位也可以經由發放宣傳單或定期舉辦相關專業培訓的方式來讓更多的管理人員意識到檔案管理至關重要的作用；也可以通過定期考核或檢查的方式來監督基層檔案管理工作人員的工作狀況；或者設置各種獎懲制度來增強檔案管理相關人員對待檔案的意識，激勵他們認真地對待自己的工作。

（二）加強培訓和把關，提高基層檔案管理工作人員的專業素質

社會的高速發展給檔案工作和相關的管理者提出了更新、更高的要求，而檔案工作質量的高低必然直接取決于檔案工作人員素質的高低。因此，作為新時期的檔案工作者，必須解放思想、與時俱進，努力提高自身的綜合素質，具備較強的政治素質、具有良好的職業道德、強烈的責任感，才能適應新時期檔案事業的發展和要求。

筆者認為，想要提高檔案管理人員的個人素質要首先從領導抓起。其次，對基層檔案管理工作人員的聘用要經過嚴格的選拔和考核，最好聘用檔案管理專業出生的高素質人才；并且對在職的基層檔案管理工作人員要加強培訓，可以通過定期舉辦專業培訓或專業知識競答等活動來提高基層檔案管理人員的專業素質，增強專業技能；最后，基層檔案管理的相關工作人員也都應該主動地提高個人素質，主動把工作做好，把每個檔案管理工作做到位，把每個檔案管理規定和辦法都落到實處。

（三）增加經費投入，完善基層檔案管理機制

在信息化產業高速發展的今天，落后的管理機制已經不能滿足現代化的要求，基層檔案管理機制也必須作出相應的改變。相關部門要多投入一些基層檔案管理的活動經費，配備足夠的硬件設施供工作使用，用電子化、聲像化的方式來取代老舊的手工操作和紙質存檔的管理機制，并對檔案進行備份，使基層檔案管理更加安全、保險，便于管理，不至于出現丟失、遺漏的現象。

做好檔案的交接工作。如有任何變動，相關部門必須嚴格督促工作人員及時交接檔案，各位工作人員必須認真負責，明確每一個檔案的信息，確保各個檔案都及時、準確地交接。此外，檔案交接手續必須正規，禁止一切私下轉交檔案或延遲交接檔案的行為。最后，應該嚴格對待交接工作的過程，領導要重視檔案的交接程序，并進行適當的指導，杜絕一切徇私舞弊的做法。

各相關部門要制定相應的校核方式，加強基層檔案管理的規范力度。依據檔案管理的相關條例，不斷地完善更新，盡早地出臺一部關于如何做好基層檔案管理的實用性強的辦法。加強落實細則，使檔案保存或使用的每一個步驟都有規則可依。此外，也要跟進檔案管理的考試制度，事業和單位的相關領導要增強責任意識，確保責任到人，確保辦法落到實處，做到檔案有人管、有人做。

參考文獻

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作者簡介

孫典萍，山東城陽，漢族，大學本科。