談學校檔案創新的幾點體會

王忠香

摘 要：根據就目前檔案工作存在的問題，從四個方面闡述個人的觀點，主要是更新觀念、改變管理模式和豐富服務內容、提升管理方法和手段、提高檔案工作者素質來詳細的闡述檔案工作創新。

關鍵詞：創新；觀念；模式；方法；手段；素質

學校檔案記載和反映了學校發展的真實面貌，是學校教育教學教研活動中產生的具有重要參考和保存價值的歷史材料，是學校行政管理、教學管理的真實記錄。由于社會的不斷發展，學校各項教育教學教研工作也隨著全面的發展，所以學校的教職員工對學校檔案工作也提出了新的要求。檔案工作者就必須跟上時代的步伐與時俱進，因此檔案管理工作的創新就勢在必行。

1 當前學校檔案工作主要存在以下幾點不足

1、基礎設施不健全。現在國家對教育的重視是空前的，對教育的投入也在大幅度地提高，就我校來說，每年政府都在不斷地加大投入的資金，來改善學校的辦學環境和老師的辦公條件。但是學校對檔案室建設的硬件投入卻相對比較少。如我校起碼有空間狹小的專用檔案庫房，而有些學校至今沒有專門的檔案庫房。“十防”設施不全，辦公場所狹小，現在還有許多學校的檔案庫房、辦公室、查閱室、微機室也未實現四分開，目前只設有檔案庫房和辦公室，查閱室兼顧微機室功能，就連起碼的檔案柜都達不到要求，有密集柜的就更少，這樣檔案工作的保密存有很大隱患。計算機檔案室雖有專用的，但是比較陳舊老化，復印機基本都有，但不是檔案室專用。掃描儀、加濕器等設備都沒有配備，需要時臨時借用，所以現代化的設備配備不到位。沒有建立一個完善的現代化綜合檔案室。

2、檔案管理工作建設落后。根據檔案管理工作要求，各學校基本都制定了檔案管理工作的各項規章制度和崗位職責，但是具體落實不到位。目前我們的檔案工作還停留在繁瑣的手工操作，如檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計工作等仍然延續著傳統的整理模式，工作量大，效率低，效果又不明顯。檔案員又沒有超前的服務意識，只停留在簡單的借與還，每天只是忙于繁瑣的事務性工作，對檔案信息的編研挖掘不夠。沒有充分利用和發揮檔案信息資源的功能。而目前適用于學校檔案管理的軟件比較少，從而制約了學校檔案計算機管理工作的水平。因此學校檔案工作就做不到現代化、信息化、數字化的管理水平。

3、檔案人員整體的業務素質不高。大部分學校的檔案工作者都不是專門學習檔案專業的，基本上都是從教學一線下來的老弱病殘的或不能上講臺的，所以專業不對口，沒有系統學習檔案的專業知識。基本上都是在職培訓的。另一方面，學校檔案員的職稱屬于副系列，職稱不好評聘，相關的待遇沒有，所以大多數人就不安心從事檔案工作，即便從事了檔案工作為了待遇也要兼職，因此身兼數職，工作繁忙，頭緒又多，不能潛心鉆研業務，就造成了業務鉆研不夠。每天都在應付事務性工作，很少有時間鉆研檔案專業知識，就更不會有創新意識。

2 就當前學校檔案管理工作將如何創新提幾點思考

1、學校檔案管理工作要創新的基本前提必須是改變觀念

首先，學校領導必須改變觀念，要解放思想，提高認識，明確方向，充分認識到學校檔案工作是學校的一項基礎性工作，是學校管理的重要組成部分，也是衡量學校教育教學質量和管理水平的重要標志之一。因此也應將檔案工作納入到學校的發展規劃和年度工作計劃中，檔案工作的主管領導要敢于擔當檔案管理工作的帶頭人，要統領檔案工作，把各項工作落到實處，要有大局意識，形成工作匯報機制，定期向校領導反映檔案管理工作總體情況、存在的問題以及新要求新問題。將制度和責任落實到具體的工作中和具體的人身上。要在學校經費充足的條件下，加大對檔案室的投入。并為檔案人員提供檔案方面的專業培訓、繼續教育、進修、外出交流學習的機會，使其不斷地充實和更新新的檔案知識、檔案信息和檔案理念，更好地作好檔案工作。其次，我們檔案工作者要認清形勢，調整好檔案工作管理思路，樹立正確地服務意識，將工作由被動變主動，把工作做到淋漓盡致，并得到大家的認可。第三，檔案工作者要積極主動的利用多種形式對檔案工作進行宣傳，要向全體教職工廣泛宣傳、講解檔案管理工作的重要意義、具體工作的地位和作用等，讓每一位教職工樹立起強烈的檔案意識。如舉辦有影響、高質量的檔案展覽，遇上老師評聘職稱時主動將教學檔案中的帶課情況、任班主任情況資料提供給他們，做到服務貼心、熱心、關心、盡心，讓老師們得到實惠。我們還可以利用學校組織的晨會、教研會、年級組來宣傳檔案法律法規和檔案對每個人的重要性，經常組織兼職檔案員學習檔案工作知識，進行檔案業務指導。

2、檔案管理工作創新的核心是改變檔案管理模式

（1）在現有學校檔案管理的各項規章制度上，進一步健全的管理機制。學校應依照《檔案法》，制定適用于本校檔案管理的各項規章制度，并將檔案的法律法規納入到學校普法教育的整體計劃中去，促進全校教職工的檔案法制觀念，堅持依法管理檔案，嚴格按照檔案的規范化管理、制度化管理。嚴格遵守檔案保管利用制度，認真履行借閱手續。保證檔案室對全校八門類檔案實行集中統一管理。學校應建立檔案管理網絡，各處室必須有兼職檔案人員，具體負責本部門的檔案收集工作，各兼職檔案員要認真履行職責，建立健全本部門文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本部門各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應歸盡歸、應收盡收。使檔案管理工作能深入到學校每一個部門、每一項工作中去。

（2）大力開發現有綜合檔案室的庫存，充分利用檔案信息資源。作為檔案員我們應該加強對檔案信息資源的深度開發，努力把死檔案變成活信息，把檔案庫變成思想庫，更好地為學校的領導做出科學決策和管理提供參考，為學校的教育教學教研提供切實有效的服務。使檔案由過去的重保管轉化為以開發利用為主，以學校教育教學教研的需要為主，編寫各種檔案的編研資料，便于教師的利用；還可以圍繞學校教學工作，進行歷年高考分析、歷年優秀試卷分析等檔案資料編制匯編，做到檔案服務利民、便民、惠民。簡化查閱手續，來提高查閱質量，最大限度地滿足利用者查閱檔案信息的需求，我們充分發揮校園大屏幕、校園宣傳櫥窗、校園網、手機微信等信息傳播平臺，開展豐富多彩的檔案信息利用活動，為學校教育教學提供生動、系統、全方位的服務；還可以結合學校的各項重大活動如各類驗收、校慶、法制宣傳周、科技文化周、招生宣傳月等等來挖掘檔案信息，充分利用檔案信息。

3、學校檔案管理工作創新的基本是提升學校檔案管理工作的方法

（1）加強文件材料的收集管理。文件材料的收集是檔案工作的基礎，也是檔案資源體系的重要來源，如果文件材料收集不全，不僅檔案的價值受到影響，也對今后的利用造成影響。因此文件的收集有著重要的作用。收集工作是檔案的基礎性工作；也是決定檔案材料完整性的關鍵；首先檔案的收集，就是檔案室原始材料的積累；其次從檔案工作的整體來說，檔案的收集工作是集中統一管理檔案的重要內容和具體措施；最后收集工作的是否齊全，它直接影響到檔案工作的其他環節。檔案收集要求是具有保存價值，能夠真實反映學校教育教學教研的系統材料，它可以豐富館藏、加強調查和指導、保證材料地完整性。因此收集材料是學校檔案工作的一項艱巨的工作，所以學校必須狠抓文件材料的收集，學校檔案室首先必須加強收發文登記管理制度。其次必須科學規范的建立健全各門類材料的收集歸檔范圍，檔案管理者也應完整掌握檔案收集歸檔范圍，根據歸檔范圍嚴格規范、及時、全面地收集檔案材料，并對各門類和必須歸檔部門的歸檔材料進行重點的業務指導。主要包括：①制定好各部門兼職檔案人員的崗位職責，②每年年終專職檔案員對兼職檔案員的檔案管理工作進行檢查驗收，③不定期的組織兼職檔案人員學習檔案專業知識和參加市檔案局組織的繼續教育和業務培訓，④對兼職檔案員進行年度考核。

（2）進一步加快學校檔案管理的數字化、現代化和信息化。學校必須把數字化檔案室建設納入學校整個信息化工作建設的規劃中去，積極開展檔案數字化管理工作，實現電子文件的數字化歸檔管理和數字化標準管理檔案。用數字檔案室的建設，來實現檔案存儲數字化和利用網絡化，檔案室要制定完善檔案信息化建設的相關辦法和標準，在嚴格按照國家綜合檔案室數字化建設相關規定和要求下，全面應用數字管理系統，加快傳統載體檔案數字化轉換和基礎數據庫建設。在數字檔案的管理中，運用計算機來收集、整理檔案，并且可編制各類檢索工具，如專題目錄、專題資料等。也可進行檔案的銷毀鑒定工作。用計算機進行檔案的管理具有占用空間小、 儲存量大、應用能力強、傳輸速度快等優點，并且可以快速而大量地提供所需的資源和信息，大大提高了工作效率，省時省力。如我校分別于2013年和2014年兩年將自1958年至2013年的文書檔案的紙質材料全部進行掃描，實現了數字化管理，并將電子全部移交市檔案館，利用時可直接調電子文檔，省時省力，還減少紙質檔案的磨損，大大提高了調檔時間，得到老師們的歡迎和認可。一要是領導在實際工作中也得到實惠，他們就舍得投資，也就重視和支持檔案現代化建設。二要根據學校實際情況來對加大檔案信息化的投入，購買適用于學校檔案管理工作實際的容易操作的軟件。三要將檔案計算機管理與學校oa系統的進行銜接，實現一體化管理。

4、檔案管理工作創新的根本是檔案工作者要有現代化的意識

隨著時代的變化，檔案信息化也成為一種趨勢，運用數字化管理檔案工作，就必須提高檔案管理工作者現代化的意識。檔案工作者不僅要掌握檔案學的基本理論、各類檔案工作政策、檔案信息化的相關知識，還需要具有較強實踐操作能力和文字功底、成為掌握一定信息技術的復合型人才。檔案部門也要建立培養、引進、使用、激勵人才的機制， 把檔案干部培訓、交流、 使用列入干部培養和選拔任用上，要統一規劃、統籌安排，為檔案干部學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創造條件。經常性的參加檔案干部培訓、繼續教育等，使檔案干部在思想素質、業務素質和身心素質得到鍛煉。有良好的職業道德，努力做好檔案原始數據的錄入工作，檔案員要全面熟悉的掌握檔案管理軟件的各種功能，有獨立操作的能力，并能利用掃描儀結合其他圖像處理軟件對紙質文件進行數字化處理、加工、存入檔案管理網絡系統。利用計算機挖掘檔案信息資源，提高檔案管理的數字化水平。作為檔案工作者應將所有檔案運用計算機管理，大量事實證明數字化來管理檔案不僅提高了檔案的管理水平，還促進了學校各項工作進一步科學化、信息化和規范化發展。

總之，做好新形勢下的學校檔案管理工作，必須要把握住檔案管理工作的關鍵，檔案工作的特點，檔案工作的規律。只有在不斷總結不斷開拓勇于創新，努力借鑒過去來豐富檔案實踐經驗的基礎上，才能夠真正實現檔案工作的創新。