談談如何有效開展數字化檔案管理工作

摘 要：隨著信息時代的來臨，數字化技術在檔案管理工作中的應用已成必然趨勢。尤其是信息資源傳播日益增多，信息量不斷加大的社會背景下，在檔案管理工作中加強數字化建設，成為現代化檔案管理的重要內容，然而，在數字化檔案管理中還存在著數字化理念不到位、信息安全保障不健全等問題，本文在闡述數字化檔案管理內涵的基礎上，結合工作實踐，分析數字化檔案管理工作中存在的問題，并進一步探索有效開展數字化檔案管理工作的措施。

關鍵詞：數字化；檔案管理；信息化；問題；對策

1 數字化檔案管理的內涵

數字化檔案管理是在信息技術不斷發展的時代背景中迅速發展起來的，信息技術促進了檔案管理工作、管理模式的轉變，提高了信息資源利用的效率，增強檔案管理中對檔案信息的收集、整理、保護、利用、鑒定、統計、研究等工作的效益。目前，我國檔案管理工作在法律法規上對數字化提出了比較明確的規范，在技術上也積極地開發相關系統，增強了檔案信息的數字化存儲、處理效率，利用現代計算機、多媒體技術，建設網絡電子檢索、服務等多維檔案信息系統。由此可見，數字化檔案管理突破了傳統檔案管理時空的限制，將現代化技術、服務與信息存儲、處理、利用等緊密結合起來，形成了便捷、高效的社會信息服務模式。

總體來看，數字化檔案管理的內容主要包括兩個層面，一是對檔案信息的保管、維護，即對不同形式的檔案進行整理、歸類，提高檔案管理工作的實效性，如對珍貴的歷史檔案與社會公眾利用率較高的檔案進行數字化，滿足用戶對信息數據使用的各項需求。數字化技術不僅為信息資源存儲、保管擴大了巨大的空間，也有利于信息的智能化運用，如通過建立數字化檔案管理工作流程，能夠更加及時、全面地了解檔案管理各個環節的進展情況，因而實現對檔案信息的有效控制。二是提供高效、便捷的檔案信息檢索服務，數字化檔案管理促進了檔案、管理者及用戶的密切聯系，利用現代化信息技術，將不同形式的檔案、不同需求的用戶進行整合，如強化對檔案的分類，提高檢索的速度，同時提供多樣化的檢索方式，提高了檔案信息檢索的準確性與全面性。另外，還可以對用戶實現不同類型的檔案信息服務，如信息查閱、預覽、共享等，最大限度地提升信息資源的利用率。

2 數字化檔案管理工作面臨的主要問題

2.1 檔案信息安全保障缺失

網絡信息技術變革了現代社會的思維、生活及工作模式，數字技術雖然提高了檔案管理工作的效率，但是在信息安全保障上還存在一定程度的缺失，尤其在檔案管理的存儲、傳輸、利用的過程中，容易受到病毒侵犯，導致信息數據損毀、遺失等，甚至信息數據被改變、竊取等，都會影響用戶對檔案信息全面、安全的利用。尤其是一些珍貴的檔案信息，一旦遭到破壞、遺失，就很難恢復，因此，在數字化檔案管理工作中，必須加強對安全保障的重視。

2.2 數字化檔案管理素質不高

雖然數字化技術在檔案管理中的地位不斷提升，但是人作為檔案管理的核心，其素質對于檔案管理工作的影響依然不容忽視。數字化檔案管理要求變革思維模式及工作方式，然而，在數字化檔案管理工作中，對檔案信息資源的管理理念落后，主動性不高，對于工作人員的培訓不到位，導致檔案管理工作中存在著檔案管理、利用效益低下，甚至出現侵犯用戶隱私權、知識產權的現象，不僅嚴重損害了用戶的利益，也影響了檔案管理工作的整體質量。另外，在檔案管理工作中人才管理水平不高，對于數字化人才的培養、引進機制還不夠完善，也阻礙了數字化檔案管理的健康發展。

2.3 系統建設有待完善

健全、高效的數據處理系統是數字化檔案管理的重要物質基礎，然而，在具體的管理實踐中，由于對數字化檔案管理認識欠缺，或者受物質水平的限制，對相關硬件設施、軟件開發的投入有限，影響了數字化檔案管理建設的效率。

3 有效開展數字化檔案管理工作的對策

3.1 轉變數字化檔案管理理念

在數字化檔案管理中，應變被動為主動，提高對用戶需求的重視，通過建立多元化的服務方式，滿足用戶對檔案信息的個性化需求。檔案管理工作者要結合自身實際，在總結傳統紙質檔案管理經驗的基礎上，利用數字化技術，將不同的檔案信息進行層次化的收集、整理、分析，數字化技術更多地是管理工作的工具，為管理工作者的檔案管理提供了高效的途徑，而對檔案的備份、保存方式及期限等的設定，仍然需要人工做出設定，以更好地保障信息的安全性，為此，數字化檔案管理工作者應根據時代的變化，明確檔案管理工作的目標、重點及原則，以為用戶提供更加全面、高效的服務。

3.2 加強硬件設施建設

數字化檔案管理需要強大的硬件設施支撐，尤其在存儲、處理珍貴的檔案信息時，為保障信息的安全性，需要專業化的設備設施，因此，在數字化檔案管理中，要結合單位實際，添置現代化的設備設施，在擴大檔案信息存儲空間的同時，也能夠實現對檔案信息的即時控制，從而更好地防范重要檔案數據丟失。

硬件設施的完善，還包括數字化檔案管理數據庫的開發、建設，通過完備的數據庫系統，增強用戶與檔案管理的黏性，不僅能夠提升檔案管理工作的影響力，也能夠增強用戶對檔案信息檢索、利用的良好體驗。如在數據庫系統的支持下，擴大用戶檢索范圍，創建人性化用戶界面，提供多樣化的檢索方式等，對圖片、文字、聲音等檔案信息進行一體化的檢索，并將檢索結果進行智能化排序，使用戶能夠在對短時間內獲得需要的檔案信息。

3.3 提升檔案管理隊伍素質

檔案管理是一項綜合性、系統性較強的工作，為滿足數字化檔案管理工作的要求，需要提升管理隊伍的素質，一方面，要建立科學合理的數字化檔案管理工作機制，除了明確數字化檔案管理工作的原則、流程外，還要加強對數字化檔案管理工作的規范，既促進檔案管理工作者的數字化觀念，也要提升他們的職業道德素質，使工作者以責任、高效地理念開展數字化檔案管理工作。另一方面，加強對數字化檔案管理人才的培養、引進工作，在加強數字化檔案管理技能培訓的基礎上，通過合理的激勵制度，吸引數字化專業人才進入檔案管理工作隊伍，數字化檔案管理工作的有效開展，既是現代化社會信息傳播、利用的要求，也是實施社會服務的有效方式，通過培養一批優質、專業的數字化檔案管理人才隊伍，才能夠為提升檔案管理效率，增強社會服務質量提供充足的動力。

4 結論

綜上所述，數字化是現代檔案管理工作的重要趨勢，對于提高檔案管理工作效率，增強用戶檔案信息利用體驗具有不可忽視的價值。目前，在數字化檔案管理工作中還存在著信息安全保障不到位、管理工作隊伍素質不高、設備系統建設不完善等問題。檔案管理部門應結合自身實際，在變革數字化檔案管理理念的基礎上，加強設施系統建設，提高檔案管理隊伍素質，為促進數字化檔案管理工作的長遠、健康發展提供更加有力的支持。

參考文獻

[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎，第一版，清華大學出版社，2006.2.

[2] 王健.關于數字化優化模式的探討[J].檔案學通訊，2007.1.

作者簡介

李元芳（1985-），女，廣東，東莞市第七人民醫院，研究方向：檔案管理。