如何提高檔案管理的信息化

萬素馨

摘 要：隨著中國信息技術的飛速發展，高新科技在潛移默化地改變的人們的生產、生活方式，人類已經徹底步入信息時代。信息化在改變人類生存、生活方式的同時也提高了生產效率、生活質量，人類出行、購物、吃飯、就醫等都離不開信息化產業，如今各政府機關、企事業單位也在推行辦公信息化，以方便群眾辦事。為了適應時代的發展，同時也為了方便瀏覽查閱、保存，檔案管理也在逐步推進信息化管理，利用現代化的、科學的技術方法進行管理。本文主要從“檔案管理信息化建設的相關概述、如何提高檔案管理的信息化建設”這兩個方面進行了具體的闡述。

關鍵詞：提高；檔案管理；信息化

1 傳統的檔案管理方式存在的弊端

1、檔案的查詢、管理不便。檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案在長期頻繁的查閱過程中，會造成磨損、丟失、污損等情況，大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展，紙質檔案逐年增多，不僅占用了大量庫房存儲空間，而且加重了檔案查閱的難度，造成檔案提檔和還卷工作復雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大，直接影響檔案的查詢效率，導致了檔案信息資源的浪費。

2、檔案的管理存在很多安全隱患，包括：環境、人為等各方面的因素，傳統的紙質檔案對檔案庫房的保存環境要求很高，灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強度等因素都會導致檔案壽命變短，檔案管理人員因調卷、還卷頻繁的進出檔案室，本身就會破壞檔案的管理環境，不利于檔案的保管。

2 如何提高檔案管理的信息化建設

中國現如今使用的檔案大多是傳統的紙質檔案，但隨著社會的發展以及信息技術的普及推廣，檔案管理信息化建設勢在必行，但如何提高檔案管理的信息化建設需要我們不斷去摸索、探究，我們應該充分把握高新科技為人類生活帶來的便利，將檔案管理與高新科技相結合，以實現檔案管理信息化建設。實現檔案管理信息化建設主要可以從以下幾個方面著手：（1）提高檔案管理人員的綜合素質。任何高新技術都離不開人的因素，檔案管理信息化必然會應用到高新科技產品，加強對各種檔案管理人員的知識培訓，讓其盡快熟悉、掌握檔案信息化管理平臺，以提高工作效率及服務質量。（2）增加投資，更新信息化管理設備。改變傳統紙質檔案，建設檔案管理信息化，就勢必要開發信息化檔案管理平臺、增加電腦、存儲盤等高新科技產品，以保證檔案管理信息化的正常運行。（3）創新檔案管理，開展網上利用服務。傳統的紙質檔案查閱非常麻煩，往往檔案一旦被封存，只要不是急需要用，檔案就被扔在那里無人問津，如今社會信息化程度越來越高，檔案需求度越來越高，檔案管理者面對眾多的紙質檔案往往應接不暇，已無法滿足社會的快速發展，因此檔案管理者要創新檔案管理方法，開展網上利用服務，將檔案上傳至網絡，充分利用網絡的便利性，方便利用者使用檔案信息。

綜上所述，檔案管理的信息化建設是社會發展的必然趨勢，但檔案管理信息化建設是一項任重而道遠的任務，它需要所有檔案管理部門及政府、企事業單位共同努力、積極參與、互相配合，全心全意為檔案管理信息化建設貢獻出自己的力量，以便能跟上時代發展的步伐，更好的服務社會。

參考文獻

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