如何將計算機技術(shù)運用于管理檔案中

楊婷婷

摘 要：隨著計算機技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們步入了信息時代，在社會進步中必不可少的檔案也因此需要進行管理上的變革，傳統(tǒng)模式的檔案管理已經(jīng)跟不上社會的進步，如何利用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案的有效管理是許多單位面臨的問題，大多數(shù)單位已經(jīng)實現(xiàn)了計算機技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，但是其中仍存在一些問題，找出這些問題并提出解決方案刻不容緩。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)，檔案管理，數(shù)據(jù)庫，安全性

隨著科學(xué)技術(shù)和計算機技術(shù)的不斷進步，我們的社會已經(jīng)成功的從工業(yè)化時代過渡到信息化時代，計算機技術(shù)不斷滲透到我們生活的方方面面。隨著社會的進步，人們的生活節(jié)奏也越來越緊湊，這種變換也開始越來越快，信息化也在人們的生活與工作中產(chǎn)生了巨大的作用，為了跟上時代與科技的進步，在信息化面前，社會各個階層與領(lǐng)域也正面對著不同的機會與壓力。由于計算機技術(shù)的成熟，使得電子檔案普遍應(yīng)用，實現(xiàn)了無紙化辦公。同時在計算機技術(shù)的帶動下，檔案管理從思想、模式、解決問題的方法等各個層次都在順應(yīng)計算機技術(shù)的發(fā)展趨勢。計算機技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理帶來了意想不到的好處，目前大部分檔案管理已經(jīng)能利用計算機技術(shù)做到妥善管理資源，但是不可避免的仍然存在一些問題與偏差，因此企業(yè)或政府或個人在做到管理信息化、服務(wù)便捷化的同時，如何充分發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案管理中的作用，找出計算機技術(shù)在檔案管理中普遍存在的問題，并且解決這些問題，提出合理的解決對策就變得尤為重要。我們應(yīng)總結(jié)歷史數(shù)據(jù)，吸取過去的經(jīng)驗教訓(xùn)，把握動態(tài)趨勢，使得檔案管理在從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)換成信息化的過程中找到正確的道路，順利過渡。

1 計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的優(yōu)勢

在檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)一是可以實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，進行自動存取，大大縮短傳遞周期，儲存時間也更長；二是智能地進行檔案信息資源的利用與擴展。計算機在很大程度上已經(jīng)替換了傳統(tǒng)中的許多勞動力，甚至一些較為容易的的腦力勞動也被更換掉了，這樣使得檔案內(nèi)部人員可以有更多的時間與費用放在檔案信息資源的利用與拓展上，使得檔案信息發(fā)揮出更充分的用處，滿足各個層次各個領(lǐng)域的需求；三是便捷的檔案服務(wù)模式，利用形成的健全的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，計算機技術(shù)下的檔案管理從而實現(xiàn)檔案信息化，為最終消費者提供更加方便快捷的服務(wù)。

1.1 管理數(shù)字化

在傳統(tǒng)模式下，為了提高檔案的保密性，通常是將館藏檔案進行打印，不僅耗費人力物力財力而且占用大量資源，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，而在計算機技術(shù)日益成熟的現(xiàn)代，這則是很簡單的，并且真實性很高，保存時間也長，同時增加了檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質(zhì)中，或運用數(shù)據(jù)庫儲存，這不僅僅針對文字型的檔案，對于圖片、數(shù)字和聲音，只要連接計算機都可以直接在計算機中進行存儲、查找、調(diào)用與管理，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化可視化，同時避免了像、文、聲、圖在儲存時產(chǎn)生的載體分離現(xiàn)象，促進了檔案信息的集成化管理，從而實現(xiàn)了方便存儲的目標。

1.2 資源擴展智能化

往往檔案管理過程中需要不停地完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能意識明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個成本的很大比例，而當檔案實現(xiàn)數(shù)字化信息化，減少了大量不必要的成本后，檔案管理者就會有更多的資源去實現(xiàn)檔案管理的擴展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會。因此，將計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現(xiàn)資源的擴展和進一步開發(fā)。

1.3 便捷的服務(wù)模式

實現(xiàn)更好地開發(fā)利用檔案資源，對于滿足管理者和最終用戶的需求也有很大的作用，在改革開放的這些年中，面向?qū)ο蟮挠嬎銠C理念已經(jīng)完全融入到我們的工作中去，使得客戶滿意也是計算機發(fā)展的重要目標，在節(jié)省了大量的傳遞、調(diào)用、使用檔案數(shù)據(jù)的時間與財力的基礎(chǔ)上，更多功能的研發(fā)也讓最終用戶或者檔案管理者更加滿意，不斷地優(yōu)化從而接近完美，也為檔案管理信息化提供了更好的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此檔案管理必須加快模式的替變，才能更好地為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 計算機技術(shù)在檔案管理中的使用

2.1 建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

首先要把檔案信息化，就要做到建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，因為信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是計算機技術(shù)在檔案管理中最普遍的選擇，將檔案信息數(shù)據(jù)梳理分納妥當后錄入到計算機的存儲系統(tǒng)中，便實現(xiàn)了檔案管理的信息化，同時用戶和檔案管理者可以利用各種媒體對數(shù)據(jù)庫中的信息進行查找、調(diào)用、刪除等等，大大提高了檔案的管理效率。

2.2 完善數(shù)據(jù)庫功能

一般的信息數(shù)據(jù)庫可以實現(xiàn)檔案信息的快速存儲、讀取與收集，并且有利于數(shù)據(jù)的共享、傳遞與安全性，現(xiàn)有的計算機技術(shù)已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)庫的基本功能，但是用戶的要求是多變的，需求也在隨著時代的變化而變化，對數(shù)據(jù)庫的功能要求也越來越多，比如提高檔案資源的利用率，提高資源的讀取速度，減少資源的浪費，更加注重數(shù)據(jù)資源的分類與整理等等，這些都要求數(shù)據(jù)庫的功能不斷完善，同時也要求更多的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員提高專業(yè)素質(zhì)，不斷的補充完善數(shù)據(jù)庫功能，建立特色的、專業(yè)的、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫。

2.3 提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

實現(xiàn)檔案管理信息化的最佳途徑，要在檔案管理過程中全面有效推行計算機技術(shù)，培訓(xùn)高專業(yè)素質(zhì)的管理人員相當重要。檔案管理員不僅要具備相關(guān)專業(yè)知識，還應(yīng)熟悉所需要的功能要求，了解檔案管理、計算機技術(shù)等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數(shù)據(jù)處理能力以及較好的溝通交流能力。同時相關(guān)部門可以通過后續(xù)教育。相關(guān)部門也應(yīng)幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化的理解和實施，提高檔案管理水平和服務(wù)水平力，充分計算機技術(shù)的作用，提高員工的整體專業(yè)素質(zhì)、道德水平。

3 計算機技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用過程中存在的誤區(qū)和解決方法

計算機技術(shù)的使用實現(xiàn)了檔案的共享，但很多系統(tǒng)都忽略了資源的安全性與保密性，因特網(wǎng)的黑客攻擊使得檔案管理面臨著嚴重的威脅，因此建立一套完善的安全協(xié)議預(yù)防黑客攻擊和非法訪問至關(guān)重要，同時通過運用相關(guān)的法律法規(guī)保證檔案的安全也是非常有用的方法。

目前計算機技術(shù)應(yīng)用下的檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫自身，可以實現(xiàn)運用數(shù)據(jù)庫找尋檔案，但是對于大多數(shù)紙質(zhì)檔案的保存地方幾乎沒有什么技術(shù)手段，一眼望去還是隨意放置人工存拿，沒有采用任何計算機技術(shù)，這也表現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)實性，只考慮表面的效果，卻沒有重視根源，同時也可以看出計算機技術(shù)覆蓋不全面，隨意擺放置導(dǎo)致的錯誤仍然是計算機技術(shù)沒有解決的。為解決此問題，在紙質(zhì)檔案存儲之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質(zhì)檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的信息，這樣也方便對紙質(zhì)檔案的查找與使用，降低差錯率。

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