高職院校檔案管理的網絡化信息化分析

摘 要：而今，高職教育改革不斷深化，網絡信息技術也快速發(fā)展，高職院校的檔案管理工作已經逐步實現(xiàn)了網絡化、信息化的發(fā)展，并成為未來發(fā)展的重要趨勢。檔案管理網絡化、信息化能夠使檔案管理更加高效、科學、規(guī)范，提高檔案管理人員的工作效率。高職院校是社會技能型人才培養(yǎng)的重要基地，應積極建設網絡化的信息平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為高職院校的教育教學、科研、發(fā)展以及建設等提供依據和參考，使其更加優(yōu)越。本文就高職院校檔案管理的網絡化信息化的意義進行分析，提出檔案管理網絡化、信息化實現(xiàn)的有效策略。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；網絡化；信息化

網絡信息技術快速發(fā)展，并逐漸應用到社會生產生活的各個領域中，利用計算機網絡信息技術對檔案進行管理具有傳統(tǒng)手工管理不可比擬的優(yōu)勢，網絡化、信息化的檔案管理能夠快速檢索和查找，比較便利，而且這種信息化的管理方式具有較強的保密性，使用的壽命比較長，成本不高，檔案儲存的數量也比較大。對于高職院校檔案管理效率的提升是極為有利的。當前職業(yè)教育也廣泛應用信息技術，高職院校是為社會培養(yǎng)技術應用型人才，網絡化、信息化是其發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作發(fā)展的方向。

1 高職院校檔案管理網絡化信息化的意義

高職院校檔案管理網絡化、信息化建設與時代發(fā)展需要相適應，當前網絡信息技術快速發(fā)展，對社會生產生活產生極為重要的影響，高職院校作為技術、知識的前沿，更應與時代發(fā)展相適應，充分利用網絡信息技術，實現(xiàn)檔案的科學、規(guī)范化管理，提高檔案管理工作的效率。

當前高等教育改革不斷推進，高職院校在檔案管理中也逐漸改革，完善人事、教學、后勤等檔案信息，以往這些檔案信息都是紙質的，查找、保管不夠快捷便利，[1]隨著網絡信息技術的發(fā)展，高職院校也需要抓住機遇，實現(xiàn)檔案管理的網絡化、信息化，為高職院校的發(fā)展奠定堅實的基礎。

實現(xiàn)網絡化、信息化檔案管理有助于資源的節(jié)約，能夠使以前工作量大、工作效率不高的問題得到有效的解決，避免出現(xiàn)重復勞動的現(xiàn)象。利用網絡信息平臺，能夠隨時隨地對檔案信息進行獲取、檢索和共享，計算機儲存量比較大，能夠減少檔案資料的空間占用率，實現(xiàn)數字化管理，提高檔案管理的效果。

當前社會已經進入到信息化時代，電子信息技術發(fā)展，檔案管理需要與現(xiàn)代化的信息技術相結合，高職院校建立自己的辦公數據平臺、校園網等，[2]實現(xiàn)檔案的信息化管理，構建信息化、數字化校園。

網絡信息技術的快速發(fā)展，其運算速度、覆蓋面積逐漸廣泛，在檔案管理中有著不可比擬的優(yōu)勢，能夠快速檢索，查找利用比較便利，有著良好的保密性，管理成本不多，有助于檔案信息資源的共享。高職院校的日常檔案管理工作中使用信息急速，能夠實現(xiàn)查詢、檢索、打印等工作效率的提升，實現(xiàn)自動化的辦公，實現(xiàn)檔案管理的水平。

2 高職院校檔案管理的網絡化信息化策略

1、構建高職院校特色的信息化管理平臺

當前高職院校需要積極加強網絡信息化建設的投入例如，采購先進的硬件設備，與軟件開發(fā)公司相合作，培養(yǎng)自己的軟件開發(fā)人才。結合高職院校的實際特性，實現(xiàn)針對性的自主研發(fā)，建立數字化的校園信息化平臺。依據高職教育教學的實際特點，建立校企合作的人才信息的人事管理系統(tǒng)，實現(xiàn)校企合作、工學結合、理論實踐一體化的教學管理體系，利用社會化管理系統(tǒng)強化學生食宿方面的信息處理。[3]數字化網絡信息平臺凸顯職業(yè)教育的特點，為高職院校檔案管理提供便利。

2、構建信息化檔案數據庫

為了使檔案管理更加高效，實現(xiàn)針對性的檔案服務，就應建立信息化的檔案數據庫。凸顯高職院校的專業(yè)特點，形成特色的數據庫。

將就業(yè)作為導向，人才培養(yǎng)模式逐漸朝向“訂單式”發(fā)展，結合社會用人單位對人才的實際需要建立學生學籍的檔案數據庫，能夠了解學生的基本信息，也能夠對畢業(yè)證的真?zhèn)芜M行鑒別。完善學生的成績檔案數據庫，高職院校培養(yǎng)的技術應用型人才，因此檔案內容收集時注重學生各種技術、技能證書，凸顯高職檔案的特色。

建立高職院校師資的檔案數據庫，提供教師的基本信息，并進行數據統(tǒng)計。

此外還需要建立高職院校畢業(yè)生信息反饋檔案，從檔案內容的反饋了解高職院校人才培養(yǎng)的情況，能夠及時對專業(yè)結構、課程體系、教學方法等進行優(yōu)化陶正，及時掌握畢業(yè)生的工作動態(tài)。畢業(yè)檔案信息能夠為學校提供學生的就業(yè)信息，為在校學生的就業(yè)提供依據參考。可以將優(yōu)秀畢業(yè)生的光榮事跡，艱苦創(chuàng)業(yè)情況等講給在校學生聽，對其進行德育教育。

3、借助于校園網實現(xiàn)檔案的網絡化管理

應借助于校園網建立高職院校檔案軟件管理系統(tǒng)，使檔案管理工作順利推進。當前高職院校自動化辦公水平逐漸提高，單一的檔案管理軟件已經不能滿足自動化辦公的實際需要，因此需要與校園網相結合，建立文檔一體化的信息系統(tǒng)，通過先進的網絡技術以及數據庫技術實現(xiàn)學校內部信息的傳輸與共享，能夠對各院系的信息進行交流，實現(xiàn)電子文件的查詢、歸檔等，[4]這已經成為高職院校現(xiàn)代化發(fā)展的必然發(fā)展方向。檔案管理系統(tǒng)是校園系統(tǒng)中的一部分，通過計算機平臺，將子系統(tǒng)與校園網相連接，實現(xiàn)一體化管理，真正做到檔案資源的共享。

4、科學開發(fā)利用信息系統(tǒng)

高職院校的檔案管理部門應從多角度、多方面提供檔案服務，科學的利用檔案信息資源，檔案查閱、外借、制發(fā)檔案復印本、開展咨詢服務、舉辦檔案展覽等，[5]通過這些工作實現(xiàn)檔案的高效利用，擴大檔案的利用范圍，提高人們對檔案管理工作重要性的認識，實現(xiàn)檔案能夠為更多群體提供讀物，實現(xiàn)檔案管理的網絡化、信息化發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的便捷、快速，同時得到相關領導對檔案信息化建設的支持。

5、培養(yǎng)網絡化信息化的管理人才

現(xiàn)如今網絡信息技術快速發(fā)展，已經進入到信息化社會中，新的信息技術層出不窮，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經不能滿足當前檔案管理的實際需要，因此必須要努力實現(xiàn)高職檔案的網絡化、信息化管理。要實現(xiàn)這一目標就需要強化檔案管理人員的教育學習，使其豐富自身知識，形成服務、管理育人的理念，積極奉獻，積極學習檔案管理的專業(yè)知識，明確高職院校教育教學的理念和規(guī)律，認識到檔案管理的重要性，積極使用信息化的技術方法，積極推進檔案管理網絡化、信息化水平的提升。檔案管理人員之間應相互合作，遇到問題共同探討解決，建立高素質水平的、現(xiàn)代化的檔案管理隊伍，促進檔案管理效率、效果的順利實現(xiàn)，能夠更好地為高職院校的進步提供科學的依據，實現(xiàn)良好的發(fā)展。

3 結束語

總而言之，當前高職院校教育教學改革不斷推進，現(xiàn)代化的信息技術逐漸在高職院校管理工作中應用起來，尤其是檔案管理工作。當前高職院校的檔案管理工作逐漸實現(xiàn)網絡化、信息化、數字化發(fā)展，檔案管理人員需要認識到網絡信息技術的重要作用，積極轉變管理理念，加強網絡化、信息化建設，強化服務意識，科學開展檔案管理工作，使得檔案信息資源能夠為高職院校的決策制定提供科學的依據。

參考文獻

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[2]滕月鵬.高職院校檔案管理網絡化信息化之思考[J].價值工程，2013，16：205-207.

[3]羅慧芳.高職院校檔案管理信息化建設探究[J].科技情報開發(fā)與經濟，2011，17：149-150.

[4]陳小芳.初探高職院校檔案管理的信息化建設[J].湖南大眾傳媒職業(yè)技術學院學報，2011，04：80-82.

[5]夏帥，裴忠慶.關于高職院校檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務，2015，05：54.

作者簡介

鄒婷（1983-），女，漢，湖北仙桃，湖北省仙桃職業(yè)學院，本科。