檔案信息化建設的對策探析

趙繼紅

摘 要：隨著現代信息技術的飛速發展尤其是以互聯網為代表的信息時代的來臨，檔案管理工作現狀已經無法適應檔案事業發展的需求，信息技術的推廣應用讓檔案基礎管理工作的重點逐漸朝著檔案信息化建設推進。我們必須要緊跟時代發展步伐，進一步促進檔案管理的信息化建設，讓檔案材料能夠更加高效的發揮出其價值。本文分析了檔案信息化建設的基本要求，并結合筆者研究提出了檔案信息化建設的幾點對策。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；對策

現代信息技術在檔案管理過程中的推廣應用不僅讓檔案信息材料在國家社會經濟建設過程中的地位與作用越來越凸顯，同時也在本質上轉變了檔案信息技術傳播途徑。對于檔案管理部門和檔案工作人員而言必須要緊抓時代發展機遇，進一步推進檔案管理信息化建設。

1 檔案管理信息化建設的要求

第一，檔案管理信息化建設的最終目的是為了盡可能的實現信息資源的共享，這也是一項長期性系統性的工程，需要投入大量的人力物力財力，所以在信息化建設中必須要做到審時度勢，全面調查，科學進行分析論證，確保信息化建設相關的軟硬件配套設施、軟件標準以及網絡系統的建設等工作保持一致性，把有限的資金應用到信息化建設的核心環節，確保其能夠滿足檔案信息化的實際要求，讓其符合未來檔案事業發展的趨勢，防止出現資源浪費的情況。

第二，檔案管理信息化建設不單單在于“量”，更關鍵的是“質”，從已經有了顯著作用的館藏檔案目錄數字化開始，對檔案部門內部紙質檔案予以數字化轉化，力求在信息服務的多元化與個性化等方式上推陳出新。用特色的檔案信息服務來滿足實際需求，同時把檔案部門館藏信息資源真正加工為系統化的專題式的信息，將其有機的連接為一個整體，為檔案利用者提供高效服務。

第三，檔案管理信息化建設可以說是一項長期性的工作，信息化建設并不單單是檔案管理部門的工作，也并非是僅僅憑借幾個技術人員就能夠完成的。它需要整個單位各個部門以及各崗位人員的通力配合，檔案管理人員隊伍的整體素質對于信息化建設工作的質量具有非常重要的作用，所以，檔案管理人員隊伍素質的提升是信息化建設過程中的重要內容。

2 檔案信息化建設的對策

（一）做好電子檔案文件的管理

建立完善檔案信息化服務網與公眾服務網，充分發揮網絡平臺的作用，讓檔案專用網站變成宣傳、服務工作的第一窗口。推動檔案文件材料的信息化標準建設，結合信息化系統的實際需求，采購必備的硬件配套設備為系統打下堅實的硬件基礎。進一步促進檔案信息化管理軟件技術的提升，為確保檔案信息的傳輸，實現檔案信息高效利用提供條件[1]。

對部分價值較高的電子檔案應當由電子文件形成部門進行編目整理，應當建立附著于信息管理網上的歸檔專用子系統，把上網和未上網的擁有較高利用價值的電子檔案借助于此系統傳輸給檔案管理部門。檔案部門和信息管理部門進行溝通協商后，應當對歸檔的電子檔案材料提出格式要求。不管是通過什么方式進行歸檔，都應當由電子文件形成單位根據統一格式編目整理后傳輸給檔案部門，從而保證電子文件形成部門能夠對數據信息的準確性負責。

（二）加強軟硬件配套設施建設

軟硬件基礎設施建設可以說是檔案信息化建設的必備條件，屬于檔案信息材料開發利用與信息化建設的基礎，其關鍵在于檔案信息網絡系統的建設。完善的軟硬件設施屬于檔案信息開發利用以及檔案資源傳輸共享的堅實保障，因此檔案管理部門應當投入更多的財力物力來加大對相關配套設施的建設力度?，F階段單位檔案管理部門的資金主要源自于上級部門或財政撥款，另外檔案管理部門還能夠和其他各部門進行充分的溝通，共同找出解決問題的對策，在政策方面積極尋求上級部門的支持，推動檔案信息化建設的快速發展。檔案管理部門必須制定全面完善的計劃，保證錄入檔案數據量滿足要求，將檔案信息化錄入當成是常態化的工作來做。唯有進一步提高檔案信息化數據庫的數據量，才能夠真正促進檔案信息化軟硬件配套設施實際功能的發揮，努力增強信息化服務工作水平，促進檔案信息化的全面實現。

（三）加快檔案信息化人才培養

加強檔案管理信息化建設，真正實現檔案數據材料的信息化管理，其中人才是關鍵，高素質檔案管理人才隊伍建設也刻不容緩。應當真正建立符合檔案信息化建設要求的綜合型高素質人才隊伍。檔案管理人員必須要擁有相對較高的思想政治素質，要主動樹立較高的政治思想覺悟、法制意識以及協作理念，同時還應當學會更加科學的現代檔案的信息化利用方式，掌握一定程度的計算機操作與電子檔案歸檔技能。因此每一名檔案管理人員都應當讓自己盡快的適應信息技術發展對檔案管理工作帶來的變革，讓自己能夠勝任信息時代的檔案工作。檔案管理人員應當能夠對電子檔案文件的制作、利用與維護工作有基本掌握。所以需要定期對檔案管理人員開展基礎知識教育和理論培訓，通過舉辦講座、研討會等方式來促進其專業素質能力的提升，培養檔案管理人員的創新意識，這是確保檔案信息化建設有效實現的人才保障[2]。

3 結語

總之，信息時代的來臨讓檔案管理工作也逐漸朝著信息化的趨勢發展，檔案信息化建設可以說是未來幾年內檔案管理工作的必然趨勢。實現檔案的信息化管理，能夠讓檔案管理工作更好的符合社會經濟建設發展的需求，同時為檔案材料的高效應用提供了更多的可能，讓檔案管理工作能夠更好的為社會各項事業的建設發展帶來更加高質量的服務。

參考文獻

[1]高慧敏.檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2016，18：104-105.

[2]劉方瑜.檔案信息化建設措施及意義[J].科技傳播，2016，19：154-155.