工程設(shè)計企業(yè)電子檔案的管理

曹豫斌

摘 要 由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，推動我國工程設(shè)計企業(yè)的發(fā)展，特別重視電子檔案管理，因此本文針對工程設(shè)計企業(yè)電子檔案管理的研究提出以下內(nèi)容。

關(guān)鍵詞 工程設(shè)計企業(yè) 電子檔案 管理策略

中圖分類號：TP319 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0引言

在工程設(shè)計領(lǐng)域中，由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展和CAD技術(shù)在各個領(lǐng)域中的普遍運用，工程項目中的電子文件已經(jīng)在一定程度上成為企業(yè)生產(chǎn)、管理活動過程中的產(chǎn)物之一，同時也是企業(yè)重要的知識財富。新時代背景下，怎樣利用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案進(jìn)行有效管理，保證電子檔案的完整性，發(fā)揮重復(fù)使用效率，是工程設(shè)計企業(yè)面臨的主要挑戰(zhàn)和重大課題。

1工程設(shè)計企業(yè)電子檔案管理歷程和普遍存在著的問題分析

1.1電子檔案管理的主要歷程分析

電子檔案管理在設(shè)計企業(yè)中的興起是從20世紀(jì)80年代中期而發(fā)展到至今，經(jīng)歷十多年的發(fā)展歷程，主要分為兩個發(fā)展階段：一是電子化階段，工作內(nèi)容是引進(jìn)圖檔案管理系統(tǒng)軟件，通過對其利用，能夠?qū)n案信息的整編以及錄入有效的完成，對檔案手工檢索卡片進(jìn)行甩掉，實現(xiàn)檔案檢索的網(wǎng)絡(luò)化，保證借閱管理的電子化。二是電子化檔案管理，該階段的檔案管理呈現(xiàn)出和以往不同的許多新特點，表現(xiàn)為：檔案文件的管理已經(jīng)為電子化文件，實現(xiàn)檔案信息電子化，并且存在各種管理信息系統(tǒng)中。對于電子檔案管理來說，其自身的新特點以及新變化，大多數(shù)設(shè)計企業(yè)都進(jìn)行有效管理探索。

1.2存在問題

一是電子文件不能得到完整收集，由于企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴展，所做項目也逐年呈現(xiàn)增多趨勢，相關(guān)電子文件的大量產(chǎn)生給電子文件歸檔以及管理帶來困難。主要因為收集歸檔電子文件沒有通過規(guī)范化處理，沒有實施分類和有效的整理就將其存在同一電子文件名下，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，不能充分保證電子文件的真實性。二是電子文件的特點就是易更改和丟失，所以電子檔案在管理過程中的重點內(nèi)容就是安全存儲問題，電子檔案數(shù)據(jù)量大導(dǎo)致存在一定安全隱患，如果服務(wù)硬盤出現(xiàn)損壞，或者人為因素對服務(wù)器上的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除，都會帶來不可彌補的損失。所以應(yīng)該探求新的解決措施，對服務(wù)器存儲壓力進(jìn)行緩解的前提下，還要促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全保存。

2工程設(shè)計企業(yè)電子檔案管理新技術(shù)措施和方案分析

2.1保證電子檔案得到有效利用

由于企業(yè)在綜合管理信息系統(tǒng)平臺網(wǎng)絡(luò)背景下，新的圖檔管理系統(tǒng)不僅支持局域網(wǎng)本地訪問，同時也在一定程度上支持廣域網(wǎng)的異地訪問，不管在哪里，只要能上網(wǎng)，相關(guān)設(shè)計人員都可以對系統(tǒng)中的文件查詢功能進(jìn)行利用，檢索或者瀏覽工程項目類等電子檔案資源。如有需要可以通過審批手續(xù)獲得相應(yīng)授權(quán)后，設(shè)計人員對系統(tǒng)中在線下載這一功能合理利用，對已經(jīng)完成的設(shè)計文件進(jìn)行下載，在新設(shè)計項目中對已有設(shè)計知識合理借鑒，對設(shè)計過程簡化，減少項目整體設(shè)計周期，保證電子檔子的資源共享。

2.2保證電子檔案中的數(shù)據(jù)安全存儲

由于現(xiàn)階段企業(yè)電子檔案的日積月累，尤其對歷史檔案資料實施的數(shù)字化處理導(dǎo)致出現(xiàn)較多的電子化檔案數(shù)據(jù)，給檔案管理服務(wù)器帶來嚴(yán)重安全隱患的基礎(chǔ)上，也加大存儲量。為了能夠?qū)Ψ?wù)器存儲容量壓力進(jìn)行有效緩解，實現(xiàn)電子檔案在數(shù)據(jù)上的安全存儲。運用光盤與服務(wù)器兩者相結(jié)合方式，不僅保證電子檔案數(shù)據(jù)得到安全存儲，同時還能管理光盤載體資源。電子檔案數(shù)據(jù)在備份過程中可以完全利用光盤庫存儲，如果存儲數(shù)據(jù)一旦刻錄，就會形成不可更改的數(shù)據(jù)，提高安全系數(shù)，促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲，進(jìn)一步為服務(wù)器節(jié)省出較大的存儲空間。

3工程設(shè)計企業(yè)電子檔案的備份

電子檔案要想安全存儲的主要前提條件就是檔案具有真實性和完整性。不管使用哪種介質(zhì)作為載體，都可以在數(shù)據(jù)備份的方式上對存儲的安全性進(jìn)行加強，最大限度的減少數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者損壞的風(fēng)險。在硬盤上存放的電子檔案數(shù)據(jù)可以數(shù)據(jù)中線對其實施統(tǒng)一備份和管理，備份服務(wù)器會結(jié)合之前制定好的計劃在規(guī)定時期內(nèi)發(fā)起備份，對于服務(wù)器而言，它向硬盤數(shù)據(jù)區(qū)對讀取控制指令進(jìn)行發(fā)出，需要備份的數(shù)據(jù)就會在局域網(wǎng)的作用下傳輸?shù)絺浞莘?wù)器，致使備份達(dá)到服務(wù)器的磁盤陳列中。為了不給相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常運行帶來影響，可以實施每周一次完全備份，對數(shù)據(jù)在備份過程中的效率進(jìn)行保證。

4工程設(shè)計企業(yè)電子檔案載體的存放環(huán)境以及定期檢驗

4.1存放環(huán)境

現(xiàn)階段由于工程設(shè)計企業(yè)對電子檔案存放的載體主要以光盤為主，但是光盤載體大部分使用的是聚碳酸酯作為盤基，鋁或者其它相關(guān)金屬質(zhì)膜作為反射層，保護(hù)層是聚丙烯酸脂。如果在使用過程中或保存不當(dāng)，容易被損壞。所以要為載體創(chuàng)造出較好的保管環(huán)境，促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全。光盤匣自身存在防磁和放光功能，將光盤放在光盤匣中可以降低對光盤的磨損程度，周圍環(huán)境應(yīng)該在十七到二十?dāng)z氏度之間，相對濕度為百分之三十五到百分之四十五之間，存在的地點應(yīng)該防火和防濕，避免在高溫環(huán)境中。

4.2定期檢驗

電子檔案光盤載體需要進(jìn)行定期抽樣檢驗，這樣做的目的能避免光盤由于外界環(huán)境因素的影響出現(xiàn)不必要的錯誤，降低數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失風(fēng)險。對電子檔案存儲光盤載體進(jìn)行抽樣機檢驗，如果存在不能讀取的光盤，應(yīng)該在第一時間內(nèi)找出備份光盤，將數(shù)據(jù)復(fù)制工作做好，充分保證數(shù)據(jù)的安全存儲。

5總結(jié)

工程設(shè)計企業(yè)電子檔案主要是企業(yè)的技術(shù)資源和寶貴的知識財富，因此做好工程設(shè)計企業(yè)電子檔案管理工作，充分發(fā)揮出電子檔案重復(fù)使用效率，使其更好的為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理提供出相應(yīng)活動，真正實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化以及信息化，同時也是企業(yè)檔案管理部門的重要職責(zé)，是檔案管理工作的最終目標(biāo)。

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