檔案“收管用”創新管理實踐探索

藏萌　呂建輝

【摘要】檔案的“收、管、用”是檔案工作的三大環節，缺一不可。長安大學在檔案工作中將“收管用”看作有機整體，創新檔案管理制度，促進學校檔案事業的發展，對高校檔案工作研究具有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】高校檔案；規范化體系；創新

一、發展背景

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，從國家層面的高度上指出建立檔案的“資源”“利用”“安全”三大體系；在檔案資源的利用上提出“為廣大人民群眾服務”和“促進資源共享”之要義，要求“真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系”。早在2008年，教育部印發的《高等學校檔案管理辦法》明確了高校檔案工作對高等教育的重要作用。因此，高校的檔案工作不僅擔負著促進高校發展改革的戰略任務，也肩負著檔案事業與民生發展的重任。

近年來，長安大學在學術委員會制度、重點學科建設及學科評估制度等重點領域開展工作，檔案館作為留存和管理學校發展記錄的內部機構，在新的歷史時期的大背景下，必須加強制度建設，創新檔案管理模式，以緊跟學校的發展規劃和要求。

二、體系目標

高校檔案工作，離不開“收、管、用”三大環節。“收”是檔案工作的基礎，要求范圍全面，類別完備，文件完整，特別是學校的重要事件和改革歷程、校友的信息和學籍等，都需要扎實做好收集工作；“管”是檔案工作的關鍵，要求把收集上來的檔案按一定的規章和規范整理、鑒定、編目、保管，使之分類有序；“用”是檔案工作的最終目的，是檔案工作的價值體現。“收、管、用”三大要素任何一個環節都不可忽視，其各自的功能和彼此之間的有機聯系使其成為密不可分的有機整體。因此，檔案工作的創新實踐，需要通過整體的把控將“收、管、用”進行規范化的體系管理，這也就是長安大學檔案工作創新實踐探索的體系目標。

所謂規范化管理體系，指的是針對檔案管理的日常性、重復性、規律性的工作環節，通過制定相關規章、制度，建立并完善涵蓋檔案收集、管理、利用整個流程的管理體系，在檔案工作實踐中形成標準化、專業化、精細化的工作方式，獲得最佳檔案管理秩序和效益。

三、具體舉措

（一）建立完善的立卷歸檔收集和考評體系。建立了主管校長—校長辦公室（檔案館）—學院（部）、處（室）、所、中心的三級檔案工作管理網絡體系，各類文件材料的立卷歸檔實現了計算機管理。制定操作層面的相關制度，規范檔案歸檔流程，如：《長安大學檔案實體分類及保管號編制方案》《長安大學全宗卷整理規范》等。定期發布相關歸檔方面有關事項的通知，如《關于收集、移交榮譽檔案的通知》《關于院、部（系）畢業生照片檔案收集與歸檔相關事項的通知》等。建立健全考評制度，制定《長安大學歸檔單位工作職責及考核辦法》和《長安大學立卷歸檔工作考評標準》，每年對各單位的立卷歸檔工作及文書立卷人員進行考評，按時監督、檢查和安排歸檔工作。對歸檔工作中存在突出問題的單位通過OA系統下達整改通知書，督促其限期整改。

（二）檔案管理與利用創新。堅持以人為本，全面調動和激發館員的積極性、主動性和創造性，保證更好地完成各項工作任務。在具體工作方面，把目標管理規范貫穿于各項管理工作之中，做到有目標、有計劃、有安排、有總結。在檔案服務上，樹立“依法治檔”和“優質服務”理念。定時更新檔案館網頁、公示服務規范，把電話服務、傳真服務、電子郵件服務、QQ服務、微信服務等形式納入檔案服務中，全面滿足來館利用者的需要。充分發揮檔案館網站作用，把校史展示、學位照下載、歸檔指導、檔案查詢等功能有機結合。同時，塑造檔案館“文化形象”：一方面把特色館藏建設和網頁建設作為“文化形象”的重要內容；另一方面打造《長安大學年鑒》《基本資料公報》《校友錄》等文化形象品牌。

四、實際效果

檔案館工作人員牢固樹立了檔案服務意識，服務能力顯著提高，形成了講素質、講績效、講貢獻的良好館風與工作作風。在檔案管理制度體系建設方面，形成規范化操作流程，檔案管理整體質量明顯提高。在檔案資源開發利用方面，檔案資源開發成效顯著，每年累計形成約100萬字的檔案編研資料，成為塑造檔案館“文化形象”的新增長點。

五、經驗規律

（一）檔案制度建設是檔案規范化管理的基石。只有通過相關制度、標準約束才能使檔案管理的各個環節可控、有序，繼而逐步實現規范化、專業化和精細化的工作方式和管理模式。

（二）檔案資源持續性開發是檔案管理的重要方式。對檔案資源質量的優化和提升，全方位、多方面開發館藏檔案資源是發揮檔案信息整體優勢的關鍵。

（三）提升檔案服務能力是檔案管理的目標。需要拓展服務方式、豐富服務渠道，從而通過檔案利用充分發揮檔案價值，提升檔案館的影響力。

經過不斷的發展和實踐，長安大學的檔案工作取得了一定的成績，但是，隨著大數據時代的到來和檔案信息化的技術發展，檔案工作仍然需要與時俱進，不斷地進行管理制度和模式的創新，振興學校檔案事業，全面助推學校發展。