對檔案信息化建設的探討

李勇　薛東娥

【摘要】檔案作為社會一種基礎性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息資源的信息化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設。本文就如何提高檔案信息化建設水平、促進檔案管理現代化進行了探討。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；現代化

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

一、 我國檔案基礎較差的原因分析

目前我國的綜合性檔案館大多是案卷數量繁多、館藏內容龐雜、時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以“案卷不丟失、以保管為目的”為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理的規格不統一、整理質量要求不同等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是案卷標題不規范。有標題但不能反映主題內容或標題、缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。二是檔號不規范。沒有目錄號、一卷多冊現象較多。三是大部分案卷缺少卷內目錄。以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。四是組卷混亂現象。比較嚴重如有按時間組的；也有按職能部門管轄權限組的；還有按文種組卷的。五是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現。六是案卷厚薄不一。有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。

總之，綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、提高檔案信息化建設水平，促進檔案管理現代化

在檔案管理基礎工作的各個環節中，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，計算機數據的準備工作是一個大工程。直接影響檔案管理工作現代化的進展速度是由于沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的價值大小、重要程度、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些社會利用率較高的檔案和開放的核心檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率，還能揭示檔案的主題內容和特征。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，如“房檔”“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

（四）用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率。采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法，“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找繁瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的關鍵詞、詞匯、進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法解決了主題詞的詞義含量問題分屬關系，同時解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點。

三、檔案信息化，時代之必然

加強檔案信息化建設，是檔案事業應對全球科學技術迅猛發展形勢的必然選擇。信息技術及信息產業的高速發展，為我們帶來新的機遇，同時給檔案工作帶來了挑戰和壓力，只要我們抓住這一機遇，努力學習和運用當代先進的科學知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，就能夠推動檔案信息化建設，就可以使檔案事業實現跨越式發展。

檔案信息化建設是一項艱巨、長期的戰略任務，在檔案信息化建設的過程中，全面提高檔案科技創新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養和造就一大批掌握現代科學技術知識的復合型檔案人才和各類專門人才，必須始終把依靠科教振興檔案事業戰略放在十分突出的位置，以應對信息技術迅猛發展對檔案工作提出的挑戰，提高檔案管理現代化水平，實現檔案事業的可持續發展。

【參考文獻】

[1]邢鳳娟.淺談數字化時代企業檔案信息化建設[J].科研，2016（4）.