關于推進企業檔案數據庫建設淺析

劉琨

【摘要】在企業檔案發展規劃中，檔案全文數據庫建設被放到一個很重要的位置，隨著信息技術的發展與廣泛應用，檔案信息化發展受到各大企業越來越多的重視，如何搞好企業檔案全文數據庫建設，已經成為一個需要我們重點關注的問題。

【關鍵詞】檔案數字化；信息化；數據庫

一、企業檔案的發展趨勢

檔案，作為一種原生的信息資源，是組成國家信息資源的重要部分。而企業的經營、生產、產權、科研、資信、企業資產和管理活動的真實記錄都在企業檔案中得以反映，是企業成長過程中不可或缺的一部分。同時紙質檔案的一些缺點與不足隨著科技的進步與發展慢慢地暴露了出來。比如隨著時間的推移，年頭已久的紙質檔案存在著紙張變黃、變脆、字跡不再清晰、丟失等問題，而聲像檔案也會隨著時代的發展變得越來越不能順應時代潮流而無法播放。這樣不但給整理工作帶來了困擾，還影響了查閱率，使得服務大眾的效率變低，也使得檔案自身的價值受到了一定的影響。因此，檔案信息化是不論從哪個角度分析都勢在必行的。所以現如今檔案的數據庫建設正在各個企業如火如荼地進行著，煉化企業也不例外，這樣做既保證了公司建設過程中的文件和圖紙不被損壞，又在一定程度上提高了利用率，使得查閱過程更加便捷。

二、檔案全文數據庫建設目標的提出與實現

（一）檔案全文數據庫目標的提出。首先，企業檔案的載體正在慢慢轉變。隨著企業內部各項工作的信息化建設不斷推進，物質化辦公程度也在隨著信息化應用水平的提高而不斷提高。我國檔案信息化建設伴隨著館藏檔案數字化、檔案信息網絡化等廣泛利用現代信息技術開展的檔案資源管理的熱潮取得了很好的成績。為了使檔案利用者在查閱利用等方面更加高效、快捷，我們應改變原始的手工粗放式管理方式，開始利用網絡、計算機和信息系統開展現代化管理。而這一切的基礎，就是電子檔案。

電子檔案，是電子文件的延伸，是對國家和社會具有重要保存價值的電子文件經整理歸檔后的檔案，是檔案數據庫的有機組成部分。新世紀檔案事業發展最重要的方向就是信息化，同時檔案工作又是企業發展的重要保證與基石，檔案中蘊藏的豐富信息在企業發展中發揮著不可替代的作用。一個企業在建設過程中會形成大量的檔案信息，這些都是重要的記憶文件。而如何高效而合理地利用這些文件，就需要全文檔案數據庫的支持。

（二）檔案全文數據庫目標的實現。實現檔案全文數據庫的先決條件就是所有檔案資料均有符合存儲、利用條件的電子文件。即所有檔案都必須有紙質版和電子版雙套版本。實現方法為：新歸檔的檔案按照要求由歸檔單位提供檔案的電子文件，已經歸檔且沒有電子文件的檔案，需要人工進行數字化處理，即對歷史檔案進行掃描。

有了檔案的電子文件與紙質版，接下來最重要的就是檔案全文數據庫的構架。檔案全文數據庫是以檔案管理系統為工具，數字化處理為前提的一套檔案利用體系。該體系由服務器、檔案管理端、用戶利用端三部分組成。服務器用來存儲數字化處理文件及檔案數據，檔案管理端用來把數字化處理文件上傳至服務器，并且對用戶利用需求進行處理，用戶利用端提出利用申請，經過流程審批，對數字化檔案進行查閱和利用。這三個部分構成了檔案全文數據庫的構架。

三、檔案全文數據庫的應用

用戶如需查閱檔案數據，先在網上進行申請，經過主管領導和檔案管理人員兩級審核后，可以查閱相關文件。申請分為實體借查閱和電子文件查閱兩種情況，電子文件查閱即為全文數據庫應用。用戶可以在自己辦公電腦上進行所有搜索，只要是已經上傳的電子文件，用戶都可以搜索到，然后把自己想要查看的內容添加，申請流程，就可以在自己電腦上查看所需內容。整個過程不需要離開電腦。

四、檔案全文數據庫的優點

一是電子檔案（圖紙）的生命力相較于紙質檔案（圖紙）的生命力更旺盛，更加便于保存。二是對于那些利用率較高、特別重要的珍貴檔案，利用者查閱電子版即可，減少了檔案實體翻閱，可以很好地保護珍貴檔案。三是利用者可以做到足不出戶即完成檔案查閱工作，這樣既節省了查閱時間，又提高了工作效率。四是借查閱均需有網上流程，所有查閱都有記錄，只有經過各級審批，利用人員才能查看權限范圍內的數據。這樣極大地保證了數據安全。

五、結語

檔案工作是一項知識管理工作，同時知識管理又是信息管理的延伸和發展，檔案管理被人們從信息管理看成知識管理，這是認識的進一步深化，同時更加提升了檔案的社會地位。檔案工作應當隨著我國經濟的快速穩健發展而得到更多的重視，水平得到進一步提高，而為了實現這一目標建設檔案數據庫是檔案工作適應社會發展、服務于大眾的必要手段。希望通過檔案數字化建設工作的推進與發展，在各領域檔案人員的共同努力下，我國檔案事業的發展能夠蒸蒸日上，早日開啟一個全新的篇章。