學校檔案管理存在的問題和對策

楊貝戈

【摘要】本文主要針對學校檔案管理中存在的問題進行分析，并且提出相關優化對策，希望給予學校檔案管理工作以參考和借鑒。

【關鍵詞】學校；檔案管理；問題；對策；分析

檔案主要是學校在日常工作、教研活動、教學實踐以及教學管理中形成的文字說明、統計數據、統計表格以及其他載體的資料，是學校管理、教學以及教育的重要記錄。同時，檔案還是學校進行教育評估的關鍵依據，如果沒有檔案，評估就無法有序開展。因此，在新時期，對學校檔案管理進行分析和探究，對提高學校管理水平以及教學質量具有關鍵意義。

一、當前學校檔案管理中出現的主要問題

（一）管理機制尚不完善。當前，很多學校沒有充分意識到檔案管理的關鍵性，學校領導對檔案管理缺乏支持和重視，檔案部門的設備以及人員配備難以獲得保證，很多學校員工認為，檔案部門是可有可無的部門，因此在人員配備以及設備配備方面比較落后，管理機制尚不完善。

（二）學校職工檔案意識較弱。當前，很多學校職工檔案意識較弱，甚至一些檔案管理者沒有認識到檔案的關鍵性，工作態度并不積極主動，得過且過，在整理以及收集檔案的過程中，工作不到位，檔案質量低、材料不齊全。一些教師雖然工作出色，日常做了很多工作，但是在教育評估時，卻無法拿出證明成績的材料，或者材料不完整、雜亂無章，無法用于建檔使用。

（三）管理人員變動頻繁。當前，從事檔案管理的人員基本為兼職，由于本職工作繁重，對待檔案工作缺乏熱情和積極性，在兼職一段時間后，不愿意再兼職，學校只能頻繁換人，進而導致檔案管理總是處于不停換人的狀態，管理質量難以提高，經常出現例如檔案保管不妥善、檔案資料整理不及時、查閱借閱不登記、檔案隨意亂拿亂翻的情況。上述現象的頻繁發生，導致檔案材料損壞丟失、檔案整理不規范，歸檔質量較低等問題，在迎接教育評估和教學督導的時候，只能東拼西湊、弄虛作假應付檢查。

二、優化學校檔案管理的相關對策

（一）加強學校領導的思想認識。學校領導一定要給予檔案管理以充分的重視，加強思想認識，校級領導的重視是優化檔案管理的關鍵保證。管理人員要加強與領導的聯系，并且爭取領導對工作的支持和理解，讓領導充分認識到檔案管理對學校發展的關鍵性，并且將其納入到學校的管理制度、學校規劃以及學校計劃中，做好驗收工作、總結工作、檢查工作以及布置工作，加大對辦公條件以及管理經費的資金投入，提高管理人員的工薪待遇，改善工作環境。同時，學校還要健全管理制度，明確管理人員的具體職責，規定檔案的使用、管理以及建設等內容，尤其是做好檔案的交接工作，杜絕出現因為管理人員變動而導致檔案丟失、損壞的情況。

（二）教師要積極配合管理工作。學校要加強對廣大教師的宣傳和教育，強化教師的檔案意識，并且將其納入到評估體系中，讓學校教師從行動上以及思想上配合檔案管理的各項工作，進而保證檔案管理工作的有序開展。教育評估不僅同學校發展息息相關，更與教師的未來發展和切身利益具有直接關系，因此，學校要向教師講清楚其中的利害關系，進而激發教師積極主動地參與到檔案管理中。在參與過程中，教師可以深刻體驗到檔案工作的關鍵性，進而提高檔案意識，在日常教學中自覺整理和收集檔案材料，交由檔案部門統一保管，方便日后的查閱和使用。

（三）檔案管理要實現科學化和制度化。學校要對檔案管理進行嚴格的監督，進而促進管理工作實現規范化、科學化以及制度化。同時，學校還要以教育評估為指南，規范聲像檔案、業務檔案、學籍檔案以及教學檔案的管理，設置專職管理人員，通過技能培訓以及專業知識培訓，保證管理人員具備相應的管理能力和水平。學校還要制定具體管理細則以及相關制度，對檔案的歸檔原則、保管期限以及歸檔范圍制定明確要求，對管理人員提出具體的工作要求和工作目標，以制度為動力，確保相關資料的安全以及長期保存。

（四）保證檔案管理的完整性以及連續性。當前，很多學校積壓了多年資料并沒有歸檔，導致檔案管理缺乏完整性和連續性。檔案管理對學校長期發展具有直接影響，涉及全校教師和學生的利益，因此，學校一定要重視這項工作，建立以及完善長期管理機制，確保檔案管理的完整性以及連續性。例如，教學改革實驗課題由于周期較長，學校一定要做好每學年、每學期的報告工作，并且主動收集相關資料，保證實驗報告歸檔的連續性，同時，對本學年以及本學期的大事、要事記錄，要做到善始善終、有頭有尾，杜絕有計劃但沒有總結、有部署但沒有檢查的情況出現。

（五）做好檔案編研工作。檔案管理的主要任務是有效地、全面地、準確地、及時地為使用者提供檔案服務，而編研工作是確保完成這一任務的重要保障，學校要給予編研工作以充分的重視。在教學評估中，組織相應的物力和人力，根據評估相關要求，編輯課程資料、課題研究、德育論文集、教學論文集、教學反思集、教學制度以及教學章程等資料。同時，編研工作要具備針對性，要充分滿足教師以及學生對檔案的需求，針對使用者和評估內容對主題檔案進行歸類，避免主題游離、材料混雜的情況出現。管理人員還要保證編輯數據可靠、內容翔實，對于無法立即核實的問題，要進行注解說明，碰到不熟悉的領域，要立即請教專業人員提供建議、補充信息，保證編研工作的高效完成。

（六）強化人員服務意識。檔案管理一定要順應時代發展，樹立服務意識。在傳統的檔案管理中，管理人員很少開展主動服務，這不利于發揮檔案的功能。因此，新時代下，學校一定要強化人員的服務意識，不能按照自己的思維、理解以及認識去保管、整理以及收集檔案，更不能為了方便省事、憑空捏造，一定要樹立為教學、為學校服務的意識，為教育評估提供真實可靠的檔案資料，創新以及改進服務時效、服務過程、服務策略、服務手段、服務方式、資源基礎、服務主體、服務目的以及服務理念。

三、結語

總而言之，檔案管理是學校管理工作的關鍵組成環節，因此一定要做好檔案的歸檔、整理以及收集工作，樹立服務意識，充分發揮檔案的功能和價值。同時，管理人員要充分熟悉檔案資料，提高檔案歸檔以及收集的質量，提高自身的專業能力和綜合素質，對檔案的利用信息進行分析和研究，發現工作中的缺陷，以科學和嚴謹的態度對待檔案管理工作，提高檔案管理的質量和水平，進而促進檔案發揮功能，確保學校健康以及穩定地發展。