淺析信息化背景下的高校會計檔案管理

董南秀

【摘要】隨著當前信息化技術的不斷發展，高校會計檔案信息化管理改革逐漸提上日程。對此，筆者根據當前高校會計信息管理的現狀以及存在的問題，對高校會計檔案信息化管理的重要性進行了分析，并提出了相關的優化措施。

【關鍵詞】會計檔案；信息化；管理；優化措施

高校改革的逐漸深入推動著高校管理方式的不斷進步。其中會計檔案管理的信息化就是重要的改革舉措。通過會計檔案的信息化管理，聯通了高校的管理網絡，提升了硬件設施的利用度，加快了學校管理效率，為學校的現代化管理帶來顯著的提升。

一、高校會計檔案管理信息化的必要性

（一）深化高校管理改革。高校會計檔案管理信息化是全面推動高校管理改革的重要舉措。信息化的辦公方式轉變了高校財務管理中落后的辦公方式，同時也推動了高校會計工作人員組織結構的調整。因此，高校財務檔案管理信息化是建立透明高校財務體系的關鍵，也是我國高等教育進一步完善的必由之路。

（二）提升高校管理效率。高校通過對財務檔案管理實行信息化改革，可以有效地提升財務辦公的工作效率，從而推動高校管理效率的提升。財務信息化建設帶動了管理網絡的信息化，高校領導和審計部門可以隨時調取財務檔案和資料電子版，便捷地提取財務檔案。并且根據電子信息技術跟蹤痕跡，提升會計工作的透明度。

（三）提升財務信息準確性。財務會計管理檔案的信息化利用計算機設置的系統和辦公軟件，因此在數據上可以借助計算機的高速精確計算能力，降低財務檔案管理和數據處理中的繁瑣的計算問題。并且通過信息化的資料管理，將財務檔案按照預先設定的方式進行存儲。大幅度降低了工作人員的工作量，同時也降低了出現錯誤的幾率。提高了高校財務會計檔案管理的質量。

二、當前高校財務管理中存在的問題

（一）管理制度缺失。當前，高校在會計檔案管理中還存在不少問題，其中最重要的就是管理制度的缺失。當前我國許多高校尤其是高職院校中，財務會計檔案的管理并沒有形成完善的儲存和管理機制。同時，對于會計檔案管理的信息化建設，不少學校也缺少相應的管理制度，對于電子資料的管理方式也存在一定程度的混亂。檢查和監督機制缺失，導致檔案資料不完整，嚴重制約了會計檔案電子信息化管理的發展。

（二）信息網絡安全性較差。當前高校在網絡信息安全方面的建設也存在一定的漏洞。會計檔案是關系到高校財務信息安全的重要資源，因此必須加強對信息管理的安全保護。但是在許多學校的管理中，對于網絡安全的維護僅僅依靠防火墻和系統防護，缺少關鍵的信息安全維護設置，會計檔案的安全性防護能力較差。

（三）財務管理團隊管理不善。當前我國高校的財務信息管理團隊對于會計檔案的管理方式和管理理念較為落后。首先在管理理念上，認為會計檔案的信息化管理只是對管理軟件和操作系統的管理，缺少全局化的空間信息資源管理眼光。第二，在管理中缺少責任心，對于原始資料中的錯誤信息缺少核對工作，導致會計信息的錯誤一錯再錯。第三，缺少培訓和在崗教育，導致管理技術和手段長期停留在較為低級的程度。

三、高校會計檔案管理信息化的改進措施

（一）完善管理制度。對于當前高校會計檔案的信息化管理，必須建立完善的管理制度才能保證管理工作的順利進行。對此，高校的檔案信息管理人員首先要深入研究信息化技術以及檔案管理系統，并根據學校的專業方向、等級設計出符合現狀的檔案管理制度。第二，就是深入研究會計法律和法規，提高信息化會計檔案管理合法性，保證符合審計監督部門的監管規定。第三，明確檔案管理的負責人和領導部門，完善會計檔案信息化管理的流程，比如：檔案的錄入、核對、儲存、管理、審核、調取等。

（二）加強人才隊伍建設。會計檔案信息化管理需要配置熟悉信息化操作的會計檔案管理工作人員。因此，高校的人力資源部門需要在未來的人才招聘和管理中，做好人才的儲備工作。首先，要根據現代化信息技術的發展形勢制定符合專業崗位的人才招聘計劃，設置財務會計專業的人員進行專職檔案管理。第二，要加強信息化技術的培訓工作，通過多途徑、多角度和案例化的實踐管理，提升會計檔案管理工作人員的業務能力。第三，就是設置合理的晉升通道，讓會計檔案管理工作人員可以通過合適的途徑實現晉升，完善工作人員的職業生涯規劃，留住寶貴人才。

（三）強化網絡安保能力建設。網絡信息化技術時代，網絡安全以及系統的安全防護能力關系到系統能否順利運轉。因此，提升會計檔案信息化管理能力還需要做好網絡技術的安全防護能力。對此，高校信息技術管理部門需要根據會計的工作內容，制定相應的防護計劃。對此筆者建議從內網和外網兩個層面建立防火墻。對外網，要建立防火墻和殺毒軟件的雙重防護機制，杜絕木馬、黑客的入侵，降低損失。對內網，要加強安全密鑰和使用者權限的設置，通過安全權限限制對會計信息的調取和流通。

四、結語

會計信息檔案是高校財務工作的重要記錄，也是高校管理和發展中所留存的重要資源。所以高校會計管理部門必須隨著管理技術的進步不斷升級管理措施，推動會計檔案管理的規范化和有效性，促進高校改革的進一步深入。

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