人事檔案管理工作探析

楊海鵬

【摘要】事業單位要想提高工作效率、實現自身進步發展，人才是關鍵。而人事檔案是職工澄清個人有關問題最有信度的憑證；是單位了解人員信息的有效途徑；是進行人才開發的重要信息源。基于此，本文將通過探討當今人事檔案管理工作中存在的一些問題，來對如何提高人事管理工作做簡要分析，以此促進人才的有效開發，以及單位的進一步發現。

【關鍵詞】人事檔案；管理工作；存在問題；解決方案

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）對人事檔案信息開發利用不充分，無法體現檔案信息應有的作用。造成這一問題的原因主要有三點：第一，現階段的檔案利用缺乏主動精神，檔案生成后往往會被管理部門束之高閣，只是被動地等待領導或者其他相關人員來查閱。并且查閱的材料主要是以團材料和工資調整這兩方面為主，忽視了其他個人資料對于人才開發的重要性，不利于根據職員個性特點來合理的配置工作任務。第二，當前人事檔案信息開放程度還較低，只有部分領導才有權利進行人事檔案查閱，而普通職員則被拒之門外。不僅使得人事檔案失去原本存在的的意義，還導致人事檔案管理工作得不到職工支持，給管理工作帶來一定的挑戰。第三，查詢效率低是造成人事檔案信息開發利用程度低的重要原因。

（二）人事檔案管理基礎設施不完善，管理的科學化、信息化程度不高。一方面是指人事檔案保管的環境設施不完善。以普通辦公房充當檔案庫房，使得庫房溫濕度得不到有效控制；庫房門窗一般為普通門窗，封閉性差，極易使紙質檔案遭受人為損壞。另一方面是指人事檔案保管的現代化設備不完善。當今有些事業單位還沒有引進電子化的人事檔案管理系統，檔案材料局限于紙質檔案的建立與保管，使得人事檔案管理工作效率低、科學化程度低。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低。現階段，盡管單位已經開始將電子化的人事檔案管理系統運用到工作中來。但是在實際操作中，有些職員對于電腦的使用僅限于信息錄入，在進行檔案信息檢索查閱時，依然依靠手工操作來完成，先進的技術手段仍然沒有被充分發掘，這就使得人事檔案管理手段落后于現代化、智能化以及數據化的發展趨勢。

（四）部分管理人員專業素質低，檔案管理工作效率低。職員素質低是造成人事檔案管理工作措施落后的重要因素。單位很多檔案管理人員缺乏一定的職業培訓。達不到“歸檔齊整完全、條目分類清晰、編排條理有序、目錄清楚完整、裝訂齊整完好”的要求，難以保證工作的準確性。除此之外，單位領導、普通職員對規范化檔案管理工作的意識淡薄，重視程度不足，也造成了檔案管理工作效率的低下。

二、改進人事檔案管理工作的建議

（一）加強人事檔案收集管理，完善檔案功能，發揮其應有的作用。我們前文提到，人才的合理開發利用是促進單位可持續發展的關鍵性因素，而人事檔案則是職員信息的載體。因此，要想實現單位的發展，做好人事檔案管理工作尤為重要。這就要求我們首先一方面要妥善保存原有的職員檔案，另一方面要擴大人事檔案的內涵，適當增添一些與職員有關的醫療保險、養老保險、住房情況、業績記錄、日常工作表現等內容。從多方面來加強對人事檔案材料的收集，完善職員信息，最大程度地實現檔案收集的完整性與真實性。此外，人事檔案管理還應該根據單位發展的實際需求進行功能改革，從而使人事檔案更好地服務于單位發展，提高檔案使用率，發揮其應有的功能。

（二）完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性。基礎設施建設也要從兩個方面入手。第一，是要完善環境設施。通過加大對人事檔案管理部門的人力物力財力投入，改善工作環境，建立起防火、防潮、防盜等功能兼備的專用庫房，提高檔案管理的安全性。第二，是要積極引進先進的系統設備。通過資金投入為其配備現代化人事檔案管理工作所必需的設施，一改往日只能依靠手工操作收集、查閱檔案的現象，使檔案管理工作成為促進單位發展的重要因素。

（三）創新檔案管理的方式與手段，逐步實現人事檔案管理的信息化、現代化。要想實現人事檔案管理的信息化與現代化，就必須創新檔案管理的方式與手段，轉落后的手工操作為先進的計算機操作。建立起職員檔案數據庫，充分運用計算機、掃描儀等現代設備，發掘先進的檔案管理技術。不僅要通過計算機進行簡單的信息錄入，還要利用現代技術對信息進行必要的處理，把圖片以及聲像資料轉變為文字資料進行歸檔。除此之外，為防止資料丟失，要將檔案的紙質版與電子版進行雙份并存。

（四）提高檔案管理人員素質，架起人才流動的橋梁。首先要從提升職員工作意識入手，使其能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，具體的可以通過宣講、考核等方式進行。其次要加強對檔案管理人員的專業技能培訓。例如，單位可以邀請專業素質較高的人員進行模擬示范；舉辦技能大賽，并鼓勵檔案管理人員積極參與到其中；安排部分職員外出進行業務學習……只有這樣，才能提高實現管理人員意識與技能的雙提高，促進檔案管理工作的規范性，為單位人才開發與流動提供真實可靠的憑證。

三、結束語

總之，隨著事業單位人事改革工作的推進，人事檔案管理事業在迎來發展機遇的同時，也同樣面臨著巨大的挑戰。要想使人事檔案管理工作更好地服務于企業，就不僅要促進管理制度的改革，同樣也應該促進管理觀念的革新，積極探索現代化的管理模式，引進先進的信息技術并運用于工作當中，以提高檔案管理工作的效率，從而為企業合理配置人才資源，充分發揮人才優勢，促進企業可持續發展作出應有的貢獻。

【參考文獻】

[1]姚光暉.當前人事檔案管理存在的問題分析[J].中國城市經濟，2011（06）.

[2]楊麗麗.淺析人事檔案管理[J].北方經貿，2010（06）.