醫院人事檔案管理的數字化實現過程

許玉琴

【摘要】隨著社會的快速發展，醫院人事檔案管理的形式也在逐步發生變化。為了能夠讓檔案管理的效率得到提升，需要建立數字化管理系統。本文主要針對醫院人事檔案管理的數字化實現過程進行分析。

【關鍵詞】醫院；人事檔案管理；數字化；實現

數字化主要是把復雜信息進行轉化，通過轉換后的數字和數據，合理構建數字化模型，將其轉換成一系列的代碼之后，正確融入計算機中，從而對其進行統一處理。在醫院的人事檔案管理的過程中，需要利用數字化檔案管理模式，讓人事檔案管理的效率得到全方位的提升。

一、醫院人事檔案管理數字化管理概況

（一）管理現狀分析。目前我國醫院人事檔案管理主要是采取手工操作的工作模式，不僅加大了管理人員的工作難度，而且還造成了醫院人事檔案出現混亂與零散的狀態?，F有的計算機設備，也只是簡單地對人員基本信息進行登記。對于計算機設備的應用相對較少，僅存在于醫院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫院人事檔案管理的效率，需要將數字化信息技術全面融入其中，現今，在一些較為大型的城市中，醫院人事檔案管理逐步采用數字化的方式進行檔案信息的錄入—管理—查詢。從總體的趨勢上看，醫院數字化檔案管理體系處于快速發展階段。

（二）數字化檔案管理的意義。由于醫院的人事檔案管理較為復雜，尤其是各種人員情況變動以及科室之間的信息交流與傳遞都需要對人事檔案進行查詢或者應用。進行數字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構建數字化醫院人事檔案管理系統十分必要。

二、醫院人事檔案管理的數字化實現過程

（一）人事檔案信息數據庫的建立。要實現人事檔案管理的數字化，首先需要建立一個信息數據庫。可以通過云數據進行相應數據的儲存。為了能夠實現整體的辦公自動化，需要將HIS信息管理技術應用到云數據的整體管理中，同時還要做好紙質檔案與信息化檔案的相互交替。現在部分醫院已經開始實現檔案管理自助管理，不僅將紙質檔案全部融入到信息數據庫之中，而且還利用云數據的儲存效果，進行了信息檔案的整體備份，這樣信息數據不會因為系統的更新和維護而出現數據的丟失。在進行數據信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統中的word和excel進行圖文處理，讓檔案數據更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數以及頁數一定要與電子檔案進行全面的對應，從而達到良好的設計效果。其次，還要做好信息系統交互界面的處理工作，其檔案信息在經過前臺處理之后，一般較為規范。然后后臺系統維護人員要及時對檔案信息進行上傳并進行良好的維護，保證查詢人員能夠快速準確地查詢到信息數據。這樣，人事檔案信息數據才能得到全面的建立。

（二）查詢系統的設計。在進行數字化系統管理的設計過程中，需要對醫院人事檔案查詢系統進行優化設計。醫院人事檔案管理的開展，工作重點在于提供數字化服務，進而實現人事檔案更新以及加工等工作。而醫院人事檔案管理在創建查詢系統時，應將其便利、反應靈敏作為本質，為檔案管理提供便利，使管理人員依據自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統中需要具有豐富字段，例如：學歷和姓名，專業能力以及工作情況等，從而根據字段查找所需內容，為動態管理提供有力幫助，實現全面管理的目的。

同時，在進行查詢系統的優化方面，應該結合查詢人員的習慣以及查詢方式作出相應的改變?？梢圆捎脮r間、病歷以及入院時間等方式進行查詢系統的設計。這樣不僅能夠提升查詢的效率，還能優化系統的應用性能。

（三）數字化檔案信息的持續更新。在進行醫院人事檔案的整體管理過程中，需要對其檔案進行全面性的管理。一般情況下，由于信息檔案的數據相對而言較為復雜。因此，在進行數據信息的處理過程中，需要對其不同的數據進行持續性的更新，尤其是對于人員職稱、職務、學歷、獎懲的變化情況以及人員進出情況等都要進行持續性的更新。因此，在進行信息系統的管理過程中，需要建立自動化服務站。及時對不同的信息數據進行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。

（四）建立分級管理模式。由于人事管理的模式具有一定的變化性，所以在進行醫院的信息管理過程中。需要采用分級管理的模式，對單位中的用戶進行等級管理制，對各科室的人事信息都進行分類統計，并登記在冊。這樣，數字化檔案的管理就不會出現任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數據中的相關信息進行同步操作，從而達到良好的管理效果。

（五）管理人員素質的提升。醫院人事檔案實現數字化管理，管理人員對數字化技術的掌握與運用是關鍵。因此，要加強對管理人員的業務培訓，不僅要提高檔案管理業務水平，而且也要熟練掌握信息技術手段。管理人員在對檔案軟件中各個模塊掌握的同時，還要熟練地運用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質才能適應人事檔案數字化后對其崗位的迫切要求。

三、結語

醫院人事檔案管理的數字化實現過程相對復雜，但在整體的操作過程中，需要建立良好的數據庫系統，同時做好查詢系統的相關設計。并建立相應的分級管理模式。定期對數字化檔案信息進行更新，從而實現醫院人事檔案管理的數字化、信息化。

【參考文獻】

[1] 李躍. 電子信息化的醫院人事檔案管理[J]. 中國醫藥指南. 2013（02）.