醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

許玉琴

【摘要】隨著社會的快速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理的形式也在逐步發(fā)生變化。為了能夠讓檔案管理的效率得到提升，需要建立數(shù)字化管理系統(tǒng)。本文主要針對醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字化；實(shí)現(xiàn)

數(shù)字化主要是把復(fù)雜信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，通過轉(zhuǎn)換后的數(shù)字和數(shù)據(jù)，合理構(gòu)建數(shù)字化模型，將其轉(zhuǎn)換成一系列的代碼之后，正確融入計(jì)算機(jī)中，從而對其進(jìn)行統(tǒng)一處理。在醫(yī)院的人事檔案管理的過程中，需要利用數(shù)字化檔案管理模式，讓人事檔案管理的效率得到全方位的提升。

一、醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化管理概況

（一）管理現(xiàn)狀分析。目前我國醫(yī)院人事檔案管理主要是采取手工操作的工作模式，不僅加大了管理人員的工作難度，而且還造成了醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)混亂與零散的狀態(tài)。現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備，也只是簡單地對人員基本信息進(jìn)行登記。對于計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用相對較少，僅存在于醫(yī)院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術(shù)全面融入其中，現(xiàn)今，在一些較為大型的城市中，醫(yī)院人事檔案管理逐步采用數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案信息的錄入—管理—查詢。從總體的趨勢上看，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系處于快速發(fā)展階段。

（二）數(shù)字化檔案管理的意義。由于醫(yī)院的人事檔案管理較為復(fù)雜，尤其是各種人員情況變動以及科室之間的信息交流與傳遞都需要對人事檔案進(jìn)行查詢或者應(yīng)用。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構(gòu)建數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)十分必要。

二、醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

（一）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，首先需要建立一個信息數(shù)據(jù)庫。可以通過云數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)的儲存。為了能夠?qū)崿F(xiàn)整體的辦公自動化，需要將HIS信息管理技術(shù)應(yīng)用到云數(shù)據(jù)的整體管理中，同時還要做好紙質(zhì)檔案與信息化檔案的相互交替。現(xiàn)在部分醫(yī)院已經(jīng)開始實(shí)現(xiàn)檔案管理自助管理，不僅將紙質(zhì)檔案全部融入到信息數(shù)據(jù)庫之中，而且還利用云數(shù)據(jù)的儲存效果，進(jìn)行了信息檔案的整體備份，這樣信息數(shù)據(jù)不會因?yàn)橄到y(tǒng)的更新和維護(hù)而出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失。在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excel進(jìn)行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數(shù)以及頁數(shù)一定要與電子檔案進(jìn)行全面的對應(yīng)，從而達(dá)到良好的設(shè)計(jì)效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案信息在經(jīng)過前臺處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺系統(tǒng)維護(hù)人員要及時對檔案信息進(jìn)行上傳并進(jìn)行良好的維護(hù)，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準(zhǔn)確地查詢到信息數(shù)據(jù)。這樣，人事檔案信息數(shù)據(jù)才能得到全面的建立。

（二）查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。在進(jìn)行數(shù)字化系統(tǒng)管理的設(shè)計(jì)過程中，需要對醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。醫(yī)院人事檔案管理的開展，工作重點(diǎn)在于提供數(shù)字化服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案更新以及加工等工作。而醫(yī)院人事檔案管理在創(chuàng)建查詢系統(tǒng)時，應(yīng)將其便利、反應(yīng)靈敏作為本質(zhì)，為檔案管理提供便利，使管理人員依據(jù)自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統(tǒng)中需要具有豐富字段，例如：學(xué)歷和姓名，專業(yè)能力以及工作情況等，從而根據(jù)字段查找所需內(nèi)容，為動態(tài)管理提供有力幫助，實(shí)現(xiàn)全面管理的目的。

同時，在進(jìn)行查詢系統(tǒng)的優(yōu)化方面，應(yīng)該結(jié)合查詢?nèi)藛T的習(xí)慣以及查詢方式作出相應(yīng)的改變。可以采用時間、病歷以及入院時間等方式進(jìn)行查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。這樣不僅能夠提升查詢的效率，還能優(yōu)化系統(tǒng)的應(yīng)用性能。

（三）數(shù)字化檔案信息的持續(xù)更新。在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的整體管理過程中，需要對其檔案進(jìn)行全面性的管理。一般情況下，由于信息檔案的數(shù)據(jù)相對而言較為復(fù)雜。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的處理過程中，需要對其不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行持續(xù)性的更新，尤其是對于人員職稱、職務(wù)、學(xué)歷、獎懲的變化情況以及人員進(jìn)出情況等都要進(jìn)行持續(xù)性的更新。因此，在進(jìn)行信息系統(tǒng)的管理過程中，需要建立自動化服務(wù)站。及時對不同的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。

（四）建立分級管理模式。由于人事管理的模式具有一定的變化性，所以在進(jìn)行醫(yī)院的信息管理過程中。需要采用分級管理的模式，對單位中的用戶進(jìn)行等級管理制，對各科室的人事信息都進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，并登記在冊。這樣，數(shù)字化檔案的管理就不會出現(xiàn)任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數(shù)據(jù)中的相關(guān)信息進(jìn)行同步操作，從而達(dá)到良好的管理效果。

（五）管理人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，管理人員對數(shù)字化技術(shù)的掌握與運(yùn)用是關(guān)鍵。因此，要加強(qiáng)對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅要提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，而且也要熟練掌握信息技術(shù)手段。管理人員在對檔案軟件中各個模塊掌握的同時，還要熟練地運(yùn)用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質(zhì)才能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化后對其崗位的迫切要求。

三、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程相對復(fù)雜，但在整體的操作過程中，需要建立良好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時做好查詢系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計(jì)。并建立相應(yīng)的分級管理模式。定期對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行更新，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化、信息化。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 李躍. 電子信息化的醫(yī)院人事檔案管理[J]. 中國醫(yī)藥指南. 2013（02）.