探析招待所檔案管理工作的創新

趙楠

【摘要】本文以招待所為研究對象，以其檔案管理工作為研究目標，重點探究了招待所檔案管理工作的創新。首先，對檔案管理的重要性進行了簡單介紹，并分析了當前招待所檔案管理工作的現狀；其次，提出了招待所檔案管理工作的創新途徑，希望能夠為我國招待所事業的快速發展提供一定的幫助作用。

【關鍵詞】招待所；檔案管理；創新

當前，我國很多招待所不重視檔案管理工作，從而影響招待所更好地運轉。例如，對客戶信息資料整理不完備，而且管理也不到位，不利于招待所對客戶進行評價。再如，核算信息資料準備的不齊全，從而嚴重影響到其經濟效益的審計工作。因此，本文將針對招待所這一研究對象，重點探究其檔案管理的創新。

一、檔案管理的重要性及招待所檔案管理工作現狀分析

（一）檔案管理的重要性。檔案管理是當前企業實現科學管理和健康發展的一項重要內容，對于招待所來說也不例外。做好招待所的檔案管理工作，不僅能夠提高招待所整體的管理質量和工作效率，而且還能夠幫助招待所保持其真實的歷史面貌。作為衡量一個企業管理現狀的重要尺度，檔案管理工作對于招待所的客戶管理水平和核算信息掌握情況都具有十分重要的作用。另外，招待所的檔案是對其各個發展階段發展成果的重要記錄，能夠為該行業的發展提供一手資料，從而為該行業在管理方面的發展提供參考資料，并指明發展方向。做好招待所檔案管理工作，在能夠幫助相關管理人員更好地認識和了解本公司總體發展情況的同時，還能夠使得其發展成果被社會各界所認可，并為招待所帶來更多的客戶源與合作伙伴。

（二）招待所檔案管理現狀分析。1.檔案管理體制較為落后。當前，我國很多招待所在檔案管理方面基本上都是接收移交的檔案，而且很多檔案仍然是以一種紙質的形式儲存入庫，這種傳統的管理方式仍然大量存在。雖然計算機基本已經得到普及，但是招待所在利用計算機進行檔案管理的方式仍然停留在檔案目標檢索或者去全文檢索的初級管理階段，這與現代化和信息化的管理模式發展相差甚遠，嚴重阻礙了檔案事業現代化的發展。2.檔案管理理念過于傳統。當前，很多招待所在檔案管理方面仍然存有過于傳統的理念，如重視檔案儲存而輕視檔案應用，重視客戶檔案輕視設備以及物品檔案管理等。這些傳統的管理觀念導致招待所的工作人員僅僅知道檔案存放在哪里，而并沒有認識到檔案的真正價值，從而使得只有部分員工知道檔案的作用。3.缺乏保管檔案的專業人員。招待所檔案管理是一項政策性、規范性、技術性很強的工作，在政治素質和技術業務能力方面對檔案管理工作人員要求比較高。當前，不同于專業的檔案館、檔案局的人員，往往待遇不高又身兼數職，且多為非檔案專業出身，對檔案的重要性認識不足，缺乏足夠的責任心和嚴謹的工作作風，招待所檔案工作被認為可有可無，加之，大多數領導認為單獨配備專業的檔案管理人員沒必要，而且還增加單位開支，所以招待所檔案管理人員大多數都是兼職，缺乏專門檔案管理人才。

二、招待所檔案管理工作的創新途徑

（一）建立健全檔案管理體制，為招待所的順利發展提供保障。招待所要加快實現檔案管理的人機結合，為檔案管理工作人員提供相關培訓，加快他們使用計算機開展工作的步伐，這是促進檔案管理快速發展的必要條件。借助各種信息技術，檔案管理工作能夠通過網絡向招待所以及其他利用者傳遞信息。基于這種情況，招待所要改進現有的檔案管理體制，使之向著高度集中且便捷的管理方向發展。

（二）實施檔案分類管理，并指定專業人員對其進行及時歸檔。作為招待所檔案管理的基本原則，檔案分類管理模式和專員歸檔是促進招待所管理工作順利開展的一項重要內容。招待所必須要加大對檔案管理的重視力度，而不應視其為一種可有可無的工作。只有這樣才能夠讓招待所所有人員都認識到檔案管理的重要性。另外，要安排專業人員對一些重要的檔案，如客戶檔案資料、財務檔案資料等進行及時且嚴格的管理，按照一定的標準和實踐，將檔案存放于固定的位置，有效避免出現損毀和遺漏檔案資料的情況。

（三）實施招待所檔案的查閱登記制度。招待所檔案管理工作較為繁瑣和細碎，因為基本每天都有新的顧客資料輸入，而這就需要招待所嚴格按照招待所相關管理辦法進行檔案的及時查閱和登記，從而有效避免招待所信息資料泄漏，并防止出現影響招待所日常管理工作的情況出現。因此，為了維護招待所的商業秘密，做好招待所檔案信息保密工作是十分必要的，招待所要予以重視，尤其是在客戶信息和服務信息方面。可以說，這些檔案信息是影響招待所核心競爭力的重要環節。

（四）實施招待所檔案三級管理制度。檔案三級管理制度就是針對一些重要的資料進行及時和嚴格的歸檔，針對一些輔助資料和沒有價值的資料要及時進行整理和清理，將一般的資料進行及時存放。避免檔案資料在歸檔時凌亂、無序。因此，招待所的檔案歸檔工作，其并不是要對所有的資料進行轉移和存放，而是具有針對性地對一些具有價值的檔案信息技能型編冊和整理，從而實現招待所檔案資料的及時登記和查閱。

三、結語

在招待所的日常管理工作中，檔案管理是一項十分重要的管理制度，且具有十分重要的作用。但是，很多招待所并不重視檔案的管理工作，從而影響了其整體管理工作的有效開展。因此，應當加大對招待所檔案管理工作的研究，并且不斷地創新，切實地將工作落實到實處，唯有此才能促進我國檔案管理事業的發展。

【參考文獻】

[1]趙曉勇.關于企業檔案管理創新的探討[J].中國高新技術企業，2010（04）.