大數據環境下高職院校檔案管理的信息化構建路徑

李惠紅

【摘要】本文通過分析大數據環境下，高職院校引入大數據進行信息檔案管理的必要性，探索在大數據環境下做好學校檔案管理工作的方法，并對大數據環境下構建信息化檔案管理的路徑進行深入研究，以期提高檔案管理效率，延長檔案存在時間，保證檔案管理工作的實效性。

【關鍵詞】 大數據環境；高職院校；檔案管理；信息化構建；路徑

數據在當今的社會中已經成為了重要的生產資料和社會資源，大規模的數據帶領我們走入了新時代——大數據時代。在大數據時代背景下，人們可以通過分析和挖掘數據獲取新的知識，無論是學習、工作還是投資理財，都與數據不可分離。我們當前的首要任務是，了解大數據時代下對檔案管理的需求，努力滿足其需求，以便更為準確地將學校日常管理各方面的信息資料反映出來，從而為領導決策提供科學有效的依據。

一、大數據環境下的高職院校檔案管理

（一）大數據概念和大數據特點。大數據是一個非常抽象的概念，從一般意義上看，大數據是指那些無法在可容忍時間內用傳統技術和工具獲取和處理的數據集合。這些數據擁有四個主要特點，即數量多，速度快，多樣化和價值大。由于大數據的廣泛使用，越來越多的人開始關注大數據的利用與開發，但這也讓大數據問題的解決迎來了新的挑戰。

（二）大數據在檔案管理中的作用。當前我國已經進入了信息化時代，在高職院校檔案管理中引入大數據是順應時代發展的表現。大數據在檔案管理中應用的必要性主要體現在以下幾個方面：第一，滿足檔案載體演變的要求，電子檔案管理走向了信息化和網絡化，利用大數據量大的特點，可以實現擴大數據管理規模的目的，這與信息時代的需求相適應。第二，滿足電子政務發展需求。當前檔案用戶的需求已經不再滿足于文件和數據的利用，更多的檔案用戶更希望能夠了解數據背后蘊藏的信息和知識。第三，滿足知識管理的需求。大數據環境下，檔案管理資源可以自動轉化為知識資源。第四，滿足數據儲存與數據備份的需求。當前，大數據技術可以解決存儲海量新型數據問題。

二、大數據環境下高職院校檔案管理面臨的挑戰

（一）紙質檔案儲存的局限性。以學生檔案管理為例，在素質教育的背景下，各學校都以培養復合型人才為主要目的，因此，高職院校也逐漸拓寬檔案歸檔范圍。除了一般的學生基本資料以外，某些學校將學生在校期間的信用行為以及其個人品行情況、學生心理狀況的相關資料、學生科研能力以及創新能力的發展實踐檔案等都納入檔案管理中。導致檔案類型越來越多，以紙質檔案進行儲存，難度也就不斷增大。但是，目前仍然有很多高職院校的檔案管理滯留于紙質管理上，大部分學校檔案信息化管理發展緩慢。盡管當前已實現網上錄取，網上提交畢業生信息，錄取、畢業等主要環節已經實現了數字化管理，且隨著時間的發展各學院漸漸開展了信息化建設，并將數字檔案館的建設和檔案數字化發展作為其核心。但是，在大數據背景下，數據存儲管理模式對職業技術學院的檔案管理提出了新的要求，當今時代已經是信息化時代，網絡化時代，加快檔案資源電子化和網絡化，將紙質檔案數字化已經迫在眉睫。為了適應大數據背景下，環境的變化和信息服務的變化，各高職院校應該將學生檔案文件進行電子化存儲和處理。

（二）管理基礎遭遇瓶頸。當前，部分高職院校建立電子檔案來進行資料信息的管理，但是，由于信息化發展較為滯后，信息資料無法實現即時更新，因此，很多數據在收集處理的過程中會花費很多時間，甚至需要一個續期才能完成數據更新，這就是管理基礎存在的劣根性。還有一部分學校無法全面、系統地對檔案進行管理，并在完成了周期檔案收集后，就停止了對其變化的觀察，難以實現檔案動態跟蹤，檔案信息缺乏實效性，對學校管理部門對學生在校發展情況的評價造成了不良影響。另外，大數據背景下，高職院校的檔案管理效率和檔案資源利用率必須提高，但是大數據之大不在于信息繁多雜亂，主要在于數據結構多樣化，學校的學生檔案管理工作人員應該注意把握檔案工作的核心業務，對學生管理部門的檔案收集人員定期進行相關的業務培訓，注意提高檔案收集和檔案處理的效率。

三、在大數據環境下做好學校檔案管理工作的方法

（一）獲取領導的支持。大數據背景下，檔案管理工作首先應該進行觀念的轉變，因為大數據背景下，信息風暴席卷了我們的生活生產和學習工作，引發了社會思維的變革和管理變革。在高職院校中，學校領導是學校管理的核心人物，管理層應該變革觀念，轉變管理態度，積極引進大數據技術和大數據工具，從軟件設施和硬件設施入手，全面建設信息化檔案管理體系。其次，管理層應該轉變管理態度，全面理解大數據背景下的檔案管理內涵，對大數據技術在學校內部推廣實施的程度進行實時監控，使信息化檔案管理落到實處。

（二）進行檔案信息化體系建設。檔案信息化建設應該遵循一定的原則，當前我國檔案管理仍然以紙質管理為主，對電子檔案管理仍然十分輕視，因此電子文件、電子文檔等檔案信息化標準仍然處于初步發展階段，與國際先進水平存在相應的差距。因此，高職院校應該立足全局，放眼于整個管理體系，對學校檔案信息化標準建設進行嚴格規劃。學校本身應該將大數據技術以及大數據研究新成果應用于檔案信息化建設中，以便逐步實現檔案信息化的新發展和新突破。

（三）開發大數據管理的關鍵技術。大數據的核心價值在于對大量數據進行分析和儲存。目前，云計算是大數據的基礎平臺，利用云計算技術可以為文件系統提供基本的儲存條件，在此基礎上就可以進行數據路的建立和索引的建立，建立了索引后就可以提供數居的查詢，有利于提高管理有效率。另外，大數據管理中，數據開發技術十分重要，應該從潛在的有用信息和知識中探尋未知的有用信息。開發大數據管理的關鍵基礎，可以為讓學校檔案館實現智能化、網絡化的網絡信息服務，可以全面實現檔案信息只能檢索和檔案信息跟蹤推送，使檔案管理事業有個全新的發展高度。

四、大數據環境下構建信息化檔案管理的路徑

（一）樹立大數據管理意識，統一管理檔案資源。在大數據環境下，為了支撐龐大數據儲存與處理，實現大數據背景下的學生檔案管理大統一，高職院校應該樹立大數據管理意識，對檔案資源進行統一管理。由于當前部分大學檔案存儲于各個相關部門，在檔案管理上無法形成全面的管理系統。在大數據環境下，學校檔案的系統化管理迎來了新的發展契機。假如學生一體化數字檔案管理信息庫包含了教務系統提供的成績，助學金、獎學金系統記錄、學生黨務系統政治表現、學生心理發展狀況、學生宿舍管理檔案、教師入職檔案、教師獎懲檔案等，那么將學生檔案中的大數據進行有效利用，就有可能循序漸進地進行學生事務管理，且可以提高其管理的服務性和有效性。

（二）確立檔案管理的目標，明確普遍適用標準。在進行大數據運用時，必須有一個明確的數據管理目標，對大數據獲取內容清單事先確認是保證大數據檔案信息管理有效性的必要前提。目前，不同的學校在進行心理檔案創建的過程中，沒有一個統一的指標和對比評估標準，如果想要對某個數據進行對比分析，有其特定的標準，才能有對比性和衡量的價值。因此，高職院校應該對評估標準進行統一設置，避免出現多個數據版本不同的情況。例如：學校可以以學生檔案管理中存在的心理測量表為依據，對學生的心理檔案數據進行整合，同時，確定出其普遍適用的標準，使學生心理檔案中學生心理發展態勢變化能夠充分反映出來。

（三）開發大數據分析工具，提高管理的有效性。高職院校對大數據的引入，應該突破專業的限制，加強與專門的大數據開發公司合作，充分挖掘和利用數字檔案資源。當前，學生自主管理、獎學金申請和學生住宿管理等多個方面都獲得了信息服務公司的支持，且根據各學校的實際學情開發了有針對性的信息管理系統，取得了廣大師生的認可。由此可見，在大數據背景下，各學校應該做到從實際情況出發，根據學生檔案管理的個性化需求，設計開發出適合本校實際情況檔案管理特點的大數據分析工具。

總而言之，大數據環境下，傳統檔案管理需要進行一場數字化變革，大數據時代的數字化服務為高職院校的廣大學生提供了廣闊的發展空間。大數據時代下，學生檔案可以進行數字化儲存，可以有層次地進行學生檔案數據分析，這為檔案管理提供了科學有效性。職業技術學院的檔案管理部門應該直面大數據時代下的種種挑戰，充分利用大數據技術，以學生管理服務工作為中心，開展一系列的管理措施，為提高檔案管理工作的有效性作出貢獻。

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