對改進檔案管理資源整合的探索

宋慧遠

【摘要】整合檔案資源是時代發展的要求，是改進和發展檔案管理事業的必然趨勢，檔案資源整合既要適應信息化時代的發展，又要滿足公眾的檔案信息需求。鑒于此，本文主要探索改進檔案管理資源整合的具體途徑，以促進檔案資源整合水平的提升，助力檔案管理的發展。

【關鍵詞】檔案管理；資源整合；改進；探索

檔案真實記錄著人類的各項社會活動，隨著人類社會進入信息時代，檔案的管理與服務正發生巨大的改變，這就要求檔案管理人員務必要重新審視檔案管理發展狀況，有效整合檔案資源，改進檔案管理資源整合，優化檔案服務。

一、進一步實現檔案數字化整合

在信息時代，促進檔案資源的數字化整合尤為重要，因為每一個檔案館都是信息資源庫，應將單個檔案館信息源聯結起來，構建數字化資源庫群。換言之，要想進一步改進檔案管理資源整合，就務必要集中檔案數字化資源，在延伸傳統檔案館的功能的同時將其館藏資源整合成無形的信息中心、資源基地，使檔案資源的利用不再受到時間、空間等的限制，促進資源互補的實現，推動檔案館檔案資源數字化整合，建成一個涵蓋歷史文化、政治、經濟以及大眾生活等信息的綜合型檔案資源庫。

二、規范檔案資源整合工作過程

在開展檔案管理資源整合工作的過程中，不管是對各項社會工作環節、對檔案工作的配合還是對檔案工作自身的運行機制，均提出了強烈的法制要求，這是實現檔案法制化的強大推力。由于各地區的經濟發展水平存在差異，且價值觀念、文化傳統等不盡相同，使得檔案管理資源整合的內容也不一致，這就要求檔案管理資源整合工作在應用科學的、先進的、系統的信息管理理念的同時還要注重落實整合的戰略與規劃、管理系統，致力于建立標準的、有強大功能的、可拓展的、穩定且安全的檔案管理系統；對檔案管理系統的整合與應用加以改進的主要目標則在于安全、穩定、操作方便、實用，不能盲目追求先進的、大而全的軟件；鎖定檔案管理資源整合需求，有機結合戰略需求和需求驅動，規范、務實地開展檔案資源整合工作，并在整合檔案資源的觀念、方向、目標以及認識等方面達成共識，制定整合的戰略及規劃時不但要站在全局的高度，更要與整合檔案資源的實際需求相符，不能超出既定的檔案管理資源整合范圍。

三、堅持檔案資源整合制度建設

堅持建設制度是改進檔案管理資源整合的關鍵，主要應建立健全這幾項制度：一是約束機制的建立。建設制度是在信息時代整合和管理檔案資源的根本，但任何行為都要具備約束力，整合檔案資源也離不開具備一定約束力的機制。二是督查制度的建立。針對檔案管理資源整合工作，要建立起按專題、按期限移交和接收的制度，也就是每一年年初接收檔案，保持各個部門與檔案部門之間有持續的聯系，實時掌握檔案信息資源的產生與流轉情況，通過加強督查的方式守護檔案資源。三是目錄備案制度的實施。一直以來，檔案管理都強調對信息資源的統一集中管理，這是基本原則，但電子檔案尚未普及，在整合實體檔案資源時就要充分體現靈活性。因此，在整合實踐中要基于檔案資源利用實際、檔案之間的聯系等情況，綜合考慮各方面因素，按時段加強對檔案資源的異地管理與整合。四是評價制度的實行。以檔案鑒定小組為基礎建立的評價制度的實行要求檔案管理人員要會同相關業務人員，合理評價檔案資源，明確其歷史價值，做到內容的取舍，從而有機結合對檔案資源的價值取向與廣泛整合，避免整合工作的盲目性。

四、建立檔案資源整合技術保障

一是數字化檔案資源存儲技術。檔案數據倉庫有很多數據來源，且檔案資源的量每一年都在猛增，隨著學術界興起研究大數據的熱潮，檔案管理資源整合在這種復雜的、龐大的數據庫面前需要專業的技術、設備提供支撐，包括磁盤、光盤、超容量移動硬盤等，在合理存儲檔案資源的同時快速獲取數字檔案資源，這些都涉及數字化檔案資源存儲技術。每一個檔案庫的檔案資源都需要不斷更新，更要實時跟蹤檔案庫，所以監控數字檔案資源是必然選擇，所以存儲技術是動態過程，并非靜態。二是數字化檔案資源ETL技術，即數據倉庫技術。該項技術的作用主要在于針對數字化的檔案資源進行抽取、轉換、清洗，從而裝載數字化的檔案資源。在該過程中，抽取技術、轉換技術、清洗技術發揮各自的功能，且彼此在相互轉化，缺一不可。當打算集成所有的檔案資源時，就需在整個系統中將相關資源抽取出來，此時就需要抽取技術的保障；處理海量異構檔案資源時則需要轉換技術的保障，定制各種結構各異的檔案資源，消除異構檔案資源存在的差異；清洗技術主要是保障對信息冗余問題的解決，包括不完整的、錯誤的檔案信息資源，并修補、排除這些信息；裝載技術則是以清洗技術為基礎逐漸發展起來的，它按照一定的邏輯結構和類別將各種有用的檔案資源輸入檔案數據倉庫，從而通過一系列檔案資源整合技術建立起有邏輯結構和層次結構的高效檔案庫，進一步改進檔案管理資源整合。

五、結語

改進檔案管理資源整合的最終目的在于避免重復建設，避免浪費資源，實現對資源的最優配置，爭取最大化的經濟效益。當然，在檔案管理資源整合的實踐環節，檔案人員不能只注重整合檔案實體，檔案部門還要加強對檔案管理資源整合的指導與監督，建立健全更有效、更合理的檔案管理資源整合機制，推動檔案管理信息化建設進程。

【參考文獻】

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