圖書館檔案管理方法探討

李沁娟

【摘要】圖書館檔案是圖書館重要的財富。圖書館檔案的管理具有重要的作用，隨著信息技術的發展，圖書館檔案管理取得了較大成效，但是也還存在一些問題，需要我們不斷創新，探索新的管理方法，發揮其重要作用。

【關鍵詞】圖書館；檔案；檔案管理；方法

圖書館檔案指的是圖書館各項工作和活動中所產生的具有查閱利用價值并被歸檔保存起來的資料，它是圖書館系統的寶貴財富，影響著圖書館各項工作的持續、穩定運行。近年來，隨著信息技術的不斷發展，圖書館檔案管理方法也得到了極大的創新，這大大提高了圖書館檔案管理效率。

一、圖書館檔案管理的重要作用

（一）記錄圖書館的發展歷史。每一所圖書館都有著自身的發展歷史，且其中某些歷史資料對后人具有一定的利用價值，而圖書館檔案正記錄著這些發展歷史，它能夠生動、準確地反映出圖書館的歷史發展軌跡，有利于我們更好地了解與認識圖書館的歷史，擴大其影響力。

（二）給圖書館工作提供科學的參考依據。在圖書館檔案資料中，一些長期積累起來的靜態信息具有很強的原始性、可靠性及可操作性特點，其能夠成為圖書館工作的第一手參考資料，為工作人員提供科學的參考依據。這種參考，不僅能給予我們的工作正確的方向指導，而且還能有助于工作的創新。

（三）更新圖書館中各項數據。圖書館的發展是有規律可循的，它在發展過程中會不斷產生和融入新數據，這些數據是圖書館工作內容與成效的體現，圖書館檔案能夠將這些新的數據添加進去，從而完善和豐富圖書館的各項資料，擴充圖書館的內容。

二、圖書館檔案管理的主要內容

（一）文書檔案。圖書館檔案中的文書檔案可以分為四類檔案：一是圖書經費檔案；二是財產檔案；三是人事檔案；四是文書檔案。

（二）業務檔案。圖書館業務檔案是指在業務工作中圖書館專業人員為規范業務工作，使業務工作流程具有一致性和連貫性而保存下來的各項業務工作規則、要求、內容等資料，其來源于圖書館各項業務工作本身，又用于指導有關業務工作。以重慶市少年兒童圖書館為例，圖書館檔案中的業務檔案又可以分為十五類：一是業務研究；二是文獻資源；三是讀者服務；四是館內讀者活動；五是全市大型讀書活動；六是全國大型讀書活動；七是書刊宣傳；八是閱讀指導；九是深層次服務；十是讀者教育與用戶培訓；十一是服務宣傳；十二是流動服務；十三是業務輔導與培訓；十四是協作協調；十五是文化共享工程。

三、圖書館檔案管理中存在的問題

（一）重視程度不夠。對檔案管理工作的重視程度，決定了各項工作的開展情況。目前，有的圖書館至今沒有建立統一管理檔案和檔案工作的綜合檔案室，沒有配備專職的檔案人員，檔案人員在工作分配上往往兼職過多，很難集中精力把檔案工作做好；有的將業務檔案劃歸業務部門管理，這將導致一方面有的檔案材料沒有得到收集整理，仍存放在各部門及有關人員手中，而業務檔案在分類中有不一樣的看法，業務部門是以評估為標準，這種分類保管期限有混淆，使有限的檔案室更加積累了“雜物”，另一方面是復印件太多，沒有原件，這種檔案“質量”的欠缺，積累的檔案在以后的工作中，要使用很大的人力財力來清理，這種管理模式存在許多弊端，最主要的是致使許多有價值的檔案材料嚴重遺失，不能發揮它應有的價值。

（二）管理制度欠缺。一方面，檔案管理的各項規章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度，一人一個干法，缺少規范化管理，使檔案建設受阻；另一方面，隨著科技的發展以及各種電子儀器設備的劇增這些設備的使用管理、操作規程、基本技術等缺少技術檔案的建立，檔案業務建設基礎薄弱。

（三）安全技術（意識）薄弱。安全技術是指用戶使用管理和系統安全管理，其中包括身份認證和使用授權。對于數字化檔案來說，電子檔案的原始記錄性、法律憑證性和保密安全性受到沖擊，缺少數字環境下規范的管理辦法。

四、圖書館檔案管理的更新方法

（一）更新管理理念。良好的圖書館檔案管理理念能產生許多良好的管理方法，要把在部門的檔案全部歸到綜合檔案室，因此，領導人員及檔案管理人員必須要不斷更新管理理念，加強對檔案管理工作的重視，要意識到圖書館檔案與文獻一樣都是圖書館內的寶貴資源，并將檔案管理工作提上議事日程，這是做好圖書館檔案管理工作的前提。

（二）完善管理制度。若想切實做好圖書館檔案管理工作，就必須要建立起一套完善的檔案管理制度，并不斷加強其相關政策的落實，從而對圖書館檔案管理工作進行更加有效的規范和約束。在實際管理過程中，圖書館內各檔案管理人員之間必須要做到分工明確、責任落實，相關領導層也應當詳細安排和分配好每個檔案管理人員的具體工作內容，并將嚴格的監督與檢查制度貫徹到底。

（三）提高人員素質。目前我國大多數圖書館的檔案管理人員的文化程度和專業素質較低，其中只有少數人員是真正相關專業畢業的人才，而大多數則非對口專業人才，雖然其在實際工作中對圖書館檔案管理知識和技能有了一定的了解，但卻缺乏比較系統和完整的知識理論。一個合格與優秀的圖書館檔案管理人員必須要具備良好的道德品質、正確的政治理念、嚴格的紀律素質、高效的業務能力以及較高的文化水平等。因此，圖書館檔案管理人員應當要不斷學習和更新相關管理理論知識、加強自己的管理水平、提高自己的道德素質，并積極進行實踐與創新，想方設法提高圖書館檔案的管理效率，做到盡職、盡心、盡責。