人事檔案在醫院人力資源管理中的作用

孔慶玲

【摘要】本文結合醫院發展的角度，從人員調配、薪酬制度以及專業技術職務評聘對人事檔案在醫院中的重要性進行了分析，另結合時代發展要求，對當前人事檔案提出幾點創新建議。

【關鍵詞】人事檔案；醫院；人力資源管理

在人力資源管理中，人事檔案具有非常重要的作用，其承載了工作人員的個人信息，可為人力資源管理提供充分且可靠的決策依據和信息來源。醫院作為一個特殊的社會服務單位，其涉及人員、崗位眾多，為此，加強人事檔案管理，在保證人力資源管理上具有非常重要的作用。

一、人事檔案在醫院人力資源管理中的重要作用

（一）人員調配方面。無論是在聘請外部人才，還是進行內部人員調動，要確保人事工作的順利進行，就必須積極加強人才群體和個體的充分考量。一個群體的人事檔案資料，能夠充分展現這個群體的學歷、年齡、職稱等相關信息結構；而一個個體的人事檔案資料，則能夠充分反映個人的經歷、學識以及工作表現等相關情況。在對人員進行調配的過程中，通過這些檔案資料的查詢，即可為決策提供相關的依據。2007年我院正式啟動新大樓，搬遷僅2年時間，開放床位數量增加了2倍多，新招入近200名醫護人員，為保證醫院有序、快速地發展，通過對我院現有人力資源檔案進行充分的整理分析與評價，制定了切實可行的調配計劃，確保各項工作與人員間得到合理的配置，從而促進了各項工作的高效運轉。

（二）薪酬制度調整方面。在人才招聘中，合理的薪酬制度可以說是非常重要的一項因素，同時也是刺激員工工作熱情非常重要的因素，在為醫院創造佳績上具有非常重要的作用。醫院的人事檔案詳細記載了員工的學歷、工齡、職稱以及科研等各項信息，這為薪酬改革和合理制定薪酬發放制度提供了非常準確的人事檔案信息和基礎數據。同時醫院在制定薪酬制度時，綜合考慮員工自身因素（包括個人資歷、工作經驗、個人潛力等）、醫院因素（績效、戰略目標、文化）、工作因素以及勞動力市場（同一職位相同能力的勞動力市場價格）等多種因素，讓醫院的薪酬對內具有公平性，對外具有競爭力。

（三）專業技術職務評聘方面。根據相關主管部門所擬定的各項政策，我院在專業技術職務的申報中，均需要對申報人的學歷、職齡、文章以及進修學習等相關材料進行非常嚴格的核對。但在進行職稱評聘的過程中，經常會遇到外院調入的高層次人才，如何對他們的任職年限進行科學的計算、如何對他們的從事專業與專業履職是否相符進行核實等，這都需要通過對其相關檔案信息進行調取，從而全面考核其專業技術職稱等各方面信息。此外，通過對檔案資料的分析，從工資變動以及年度考核等方面的信息，也能夠充分驗證其任職情況。

二、創新人事檔案管理提高醫院人力資源管理水平

（一）轉變人事檔案管理觀念。當前，隨著醫療體制的改革和社會經濟發展，使得醫院人事檔案管理工作外部環境變得更為復雜，醫院要想切實提升人事檔案管理質量，首先要做的便是轉變管理觀念，認識到人事檔案管理的重要作用，加強對人事檔案管理的重視程度。同時，還要加大檔案管理宣傳力度，提高全員職工人事檔案管理意識，并且制定檔案管理責任落實制度和考核制度，激發全員職工人事檔案管理積極性，這對促使醫院人事檔案管理規范化、合理化、有效化和信息化建設來說具有重要意義。

（二）完善人事檔案管理制度。醫院人事檔案管理必須要有一套健全完善的檔案管理制度來作為保障。醫院人事檔案管理制度的建設不僅要適應社會主義市場經濟發展形勢，同時還要切合醫院自身實際，符合醫院當前人力資源發展規律。對此，醫院應建立完善的《醫院人事檔案管理制度》，做到醫院人事檔案管理工作有章可循、有法可依。同時，醫院還應針對人事檔案的收集、查閱、借閱、轉出及轉入等流程制定明確規章制度，確保人事檔案的真實性、規范性和保密性，實現“每人一檔，檔隨人走”檔案管理目的，避免出現惡意篡改、編造檔案行為的出現，制定出嚴密、科學、規范、保密的人事檔案管理制度。

（三）加強管理的信息化建設。在新時期下，為了更好貼合醫院檔案信息化發展，應當加強電子檔案的建設工作，盡可能應用現代化信息技術、計算機技術以及檔案管理信息系統，進而保證醫院人事檔案的信息化管理、利用以及存儲。另外，推進檔案數據庫建設，實現醫院人事檔案的信息化動態化管理，依靠現代計算機等信息設備，把檔案材料錄入到電腦系統之內，將過去的紙質檔案盡可能地轉化為電子檔案，同時保證人事檔案錄入的完善性與準確性。另外，合理利用檔案管理監督控制信息系統，對參與檔案管理的計算機安裝相關軟件，建立信息檢索和檔案存儲系統，以幫助醫院更好地開發利用檔案材料，實現醫院人事檔案的信息化、現代化。

（四）提升管理人員綜合能力。一是重視人事檔案管理人員的選拔，可在醫院各科設置1名檔案兼職人員，雖說他們欠缺檔案管理工作經驗，但實際工作經歷豐富，經過集中培訓容易上手，另外理論加上實踐，能更好地推進人事檔案工作，對我院的檔案管理有較大突破及創新。二是針對醫院在職檔案管理人員加強培訓，定期組織他們進行業務能力培養和教育，或定期外出學習，并制定明確檔案人員培訓方案，促使人事檔案管理人員自身業務管理能力的提升。三是注重人事檔案管理者職業道德素質的提升，人事檔案管理工作最重要的一點便是檔案的保密性，其涉及到醫院職工的隱私。因此，醫院應加強對檔案管理者綜合道德素質的教育，促使檔案管理工作人員樹立正確職業道德品質。

【參考文獻】

[1]繆春景.淺談人力資源管理中醫院人事檔案信息的作用[J].經營管理者，2012（3）：154.

[2]黃濤.醫院人事檔案在人力資源和經營管理中的作用與開發[J].辦公室業務，2015（7）：82.