淺析檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量與安全控制

陳兆卿

【摘要】檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案數(shù)字化最大的優(yōu)勢(shì)便是讓檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，其中檔案數(shù)字化掃描是整個(gè)檔案數(shù)字化中非常重要的環(huán)節(jié)，作為檔案數(shù)字化掃描服務(wù)企業(yè)，對(duì)檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量與安全進(jìn)行控制，能夠促進(jìn)檔案信息化工作順利開(kāi)展、保管、利用，從而更好地完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化掃描；質(zhì)量；安全

面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，必須全面推行檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量與安全控制是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，而此項(xiàng)工作是非常復(fù)雜的一項(xiàng)工程，需要投入大量的人力與物力。從目前檔案數(shù)字化掃描工作服務(wù)的實(shí)際情況來(lái)分析，當(dāng)前還有諸多問(wèn)題需要及時(shí)解決。做好檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量與安全控制，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)是目前必須解決的問(wèn)題。

一、 檔案數(shù)字化掃描工作前質(zhì)量控制

檔案數(shù)字化掃描企業(yè)通常采用的是流水作業(yè)，根據(jù)數(shù)字化掃描的工序進(jìn)行分組，根據(jù)不同工序的加工總量對(duì)人員進(jìn)行科學(xué)配置，雖然工序較多內(nèi)容也比較復(fù)雜，但是每一道工序都是由技術(shù)人員獨(dú)立操作，在職責(zé)上實(shí)現(xiàn)分工，便能從每一個(gè)細(xì)節(jié)做好質(zhì)量控制。

進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描工作之前需要對(duì)紙質(zhì)檔案的原整理情況、破損情況、價(jià)值等等方面進(jìn)行一次梳理，做好歸類(lèi)，然后通過(guò)拆卷、修復(fù)、整理等等對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描前的全面整理。

第一，調(diào)卷。通常紙質(zhì)檔案整理以年度為單位，需要檔案工作人員從庫(kù)房將需要進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案搬至加工場(chǎng)地，存放到臨時(shí)庫(kù)房。專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化掃描的企業(yè)要及時(shí)安排工作人員對(duì)檔案材料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、登記。第二，核對(duì)。數(shù)字化掃描工作人員要對(duì)需要掃描的檔案材料按照機(jī)構(gòu)、年度、目錄號(hào)對(duì)檔案逐頁(yè)逐件地進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)缺漏需要及時(shí)通知檔案管理人員，再進(jìn)行一次交接，清單無(wú)誤之后才能進(jìn)行最后的確認(rèn)。第三，整理。數(shù)字化掃描工作人員要對(duì)需要掃描檔案進(jìn)行逐頁(yè)檢查，主要目的是對(duì)編號(hào)進(jìn)行核對(duì)，沒(méi)有編號(hào)的檔案需要用黑色簽字筆進(jìn)行重新編號(hào)，如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)編或者漏編的要從原來(lái)的基礎(chǔ)上入手進(jìn)行改正。還要檢查排列是否正確，出現(xiàn)錯(cuò)誤的要及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整，針對(duì)紙張破壞會(huì)影響到數(shù)字化掃描工作開(kāi)展的需要進(jìn)行必要的修復(fù)，根據(jù)掃描進(jìn)行分頁(yè)、平整、糾正等等處理。第四，進(jìn)行目錄對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)需要對(duì)需要掃描的檔案進(jìn)行目錄核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)漏的地方，需要重新進(jìn)行編制或者根據(jù)實(shí)際情況在原來(lái)的基礎(chǔ)上進(jìn)行添加。

二、檔案數(shù)字化掃描工作中的質(zhì)量控制

數(shù)字化工作的核心就是掃描工作，主要包括的掃描項(xiàng)目有：紙質(zhì)檔案掃描、圖像預(yù)處理、圖像處理、圖像質(zhì)檢等等，為了最大限度保障整個(gè)檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，要對(duì)每一個(gè)掃描環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量上的把關(guān)。

（一）檔案掃描。檔案數(shù)字化掃描企業(yè)在進(jìn)行檔案掃描時(shí)，應(yīng)該先根據(jù)紙張的規(guī)格、破損程度來(lái)明確需要使用掃描儀器的規(guī)格型號(hào)。如果紙張的狀況比較好，通常采用高速掃描儀，如果紙張的狀況不好而且年代也比較久遠(yuǎn)，尤其是破損程度非常嚴(yán)重的，一般加工公司會(huì)采取平板掃描儀。無(wú)論高速掃描還是快速掃描，必須要保障紙張內(nèi)容全面，而且要端正無(wú)折疊地放在掃描儀中，還要避免前后兩張發(fā)生重疊。

（二）圖像預(yù)處理。數(shù)字化掃描之后圖像要分配給圖像處理部分，有專(zhuān)業(yè)任務(wù)進(jìn)行圖像處理，在處理之前還要對(duì)自動(dòng)的批量的圖像實(shí)施預(yù)處理，加工公司預(yù)處理的工序主要是除黑邊、雜點(diǎn)、增強(qiáng)文字效果等等。預(yù)處理的圖像如果傾斜校正率達(dá)到了90%以上，需要進(jìn)行大面積除黑邊、雜點(diǎn)工作，要最大限度降低后續(xù)工作量，讓后續(xù)工作能夠順利進(jìn)行。

（三）圖像處理。完成圖像預(yù)處理之后還要對(duì)圖像文件逐一檢查一次，主要是對(duì)圖像進(jìn)行去噪、去網(wǎng)紋、去黑邊等等，圖像上的信息與內(nèi)容要與原檔案一致，例如：頁(yè)眉、頁(yè)腳、手寫(xiě)注釋、印章等等方面的內(nèi)容。掃描過(guò)程中會(huì)留下一些黑線(xiàn)、指印、陰影部分，這些都要及時(shí)的將其清除。對(duì)于分開(kāi)掃描的圖像，要根據(jù)原檔案的內(nèi)容進(jìn)行拼接，確保其完整性。

（四）驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程需要遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)才能進(jìn)行，主要內(nèi)容有：目錄錄入的準(zhǔn)確率、圖像質(zhì)量處理、圖像掛接準(zhǔn)確率、檔案實(shí)體的完整性、移交數(shù)據(jù)完整性等等，按照這些內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于驗(yàn)收合格的要簽署“成品數(shù)據(jù)提交清單”，如果驗(yàn)收不合格需要檔案數(shù)字化掃描加工企業(yè)及時(shí)進(jìn)行修改，直到達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

三、檔案數(shù)字化掃描安全控制

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字化已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，這個(gè)過(guò)程中會(huì)涉及到大量的數(shù)據(jù)，電子數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，能夠節(jié)約很多成本，更加重要的是提高了工作的效率。同時(shí)，檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中的安全問(wèn)題必須得到重視，為了保障掃描過(guò)程中紙質(zhì)材料與數(shù)據(jù)的安全，必須要為其提供良好的軟件環(huán)境與硬件環(huán)境，才能確保檔案數(shù)字化掃描能夠正常地運(yùn)行。不斷加強(qiáng)掃描工作人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)安全保密教育，要對(duì)每一道工序?qū)?yīng)的工作人員進(jìn)行職權(quán)劃分，加強(qiáng)他們的責(zé)任感。另外，還需要根據(jù)實(shí)際情況逐步建立并完善檔案信息安全制度。建立有關(guān)電子文件歸檔管理、檔案數(shù)字化、檔案信息保密等等方面的制度，從制度上加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，對(duì)于忽視檔案信息安全、庫(kù)房安全等等行為進(jìn)行有效的約束與管制，要將檔案數(shù)字化掃描工作放到制度保障的環(huán)境當(dāng)中，從而提高檔案數(shù)字化掃描的安全控制質(zhì)量。

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