高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策

郭丹

【摘要】在這個(gè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的社會(huì)里，對(duì)人才的需求也越來越大，而高職院校作為人才培養(yǎng)的地方，高職院校的發(fā)展對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著重大影響。在高職院校中，檔案記錄了學(xué)校發(fā)展過程中的一切，是衡量辦學(xué)水平的一個(gè)重要體現(xiàn)。在高職院校中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，它不僅關(guān)系到高職院校教學(xué)的發(fā)展，同時(shí)也關(guān)系到學(xué)生的發(fā)展。面對(duì)這個(gè)競(jìng)爭激烈的市場(chǎng)環(huán)境，高職院校必須加強(qiáng)檔案管理工作，確保高職院校檔案質(zhì)量和效率，進(jìn)而更好地服務(wù)于教學(xué)。本文就高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策及進(jìn)行了相關(guān)的分析。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G271

0.引言

高職院校作為我國培養(yǎng)人才的搖籃，隨著我國教育體制改革的發(fā)展，高職院校規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，對(duì)高職院校檔案管理工作要求也越來越高。對(duì)于高職院校而言，檔案記錄了學(xué)校辦學(xué)過程中所產(chǎn)生的信息，對(duì)高職院校的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。然而就當(dāng)前高職院校檔案管理工作來看，其管理方法落后，信息化水平低，難以滿足高職院校教學(xué)發(fā)展的需求。面對(duì)這個(gè)競(jìng)爭日益激烈的社會(huì)環(huán)境，高職院校要想更好地發(fā)展下去，就必須重視檔案管理工作，確保檔案工作質(zhì)量，

1.高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1對(duì)檔案管理不夠重視

就當(dāng)前高職院校而言，升學(xué)率和就業(yè)率已經(jīng)成為衡量學(xué)校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)，只有具升學(xué)率和就業(yè)率上去，學(xué)校的口碑就會(huì)好，進(jìn)而也就造成了學(xué)校在發(fā)展過程中重點(diǎn)就放在如何提高升學(xué)率和就業(yè)率方面，忽視了檔案管理工作，對(duì)檔案管理的資金投入?yún)s非常少，在檔案管理工作中往往會(huì)出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不足，無法購買現(xiàn)代化的設(shè)備，以至于檔案工作難以滿足學(xué)校發(fā)展的需要。

1.2缺乏專業(yè)的管理人員

在高職院校檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理專業(yè)人才比較缺乏，工作人員都是老一輩的人，許多檔案管理人員都是從其他崗位調(diào)過來的。一方面他們對(duì)缺乏專業(yè)的管理能力，另一方面他們對(duì)計(jì)算機(jī)的操作能力不強(qiáng)，檔案管理工作效率不高。

1.3檔案管理信息化水平低

隨著高職院校規(guī)模的擴(kuò)大，其檔案信息也越來越多，對(duì)檔案管理工作要求也越來越高。然而就當(dāng)前高職院校檔案管理工作而言，對(duì)檔案信息的記錄依然是采用傳統(tǒng)的手工方法，信息化水平低，檔案管理效率低。同時(shí)，在采用傳統(tǒng)方法的時(shí)候容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，不利于檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

2.高職院校檔案管理改進(jìn)對(duì)策

2.1提高重視

對(duì)于高職院校而言，檔案是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的一個(gè)重要指標(biāo)，檔案管理工作的好壞直接影響到了學(xué)校的發(fā)展。為此，高職院校必須引起足夠的重視。首先，學(xué)校必須將檔案管理工作提到日程上來，校領(lǐng)導(dǎo)不僅要加以重視，同時(shí)還要引起相關(guān)管理人員的重視；其次，要加大資金的投入，為檔案管理工作配備先進(jìn)的設(shè)備，進(jìn)而不斷提高檔案管理水平，進(jìn)而更好地為高職教學(xué)服務(wù)[1]。

2.2加管理人員的管理

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭越來越激烈，在未來市場(chǎng)的競(jìng)爭中必將成為人才與科技的競(jìng)爭。因此，在高職院校檔案管理工作中，要想提高檔案管理工作效率，就要專業(yè)的檔案管理人才來提供保障。首先，學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理人員管理，不斷提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)要加大檔案管理人員在檔案方面知識(shí)的認(rèn)識(shí)，提高他們的計(jì)算機(jī)操作水平，其次，要全面落實(shí)責(zé)任制，將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到管理人員的身上，進(jìn)而不斷提高他們的工作責(zé)任心和責(zé)任意識(shí)[2]。另外，學(xué)校還必須采取有效的激勵(lì)機(jī)制來激發(fā)管理人員的工作積極性。

2.3加大信息化技術(shù)的應(yīng)用

在這個(gè)信息化飛速發(fā)展的社會(huì)里，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有著處理速度快、安全性高等特點(diǎn)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)有效地提高了工作效率。在高職院校檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，建立統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，在檔案信息記錄的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效地降低檔案信息錯(cuò)誤的出現(xiàn)，進(jìn)而提高檔案管理效率。同時(shí)，將現(xiàn)代化的檔案管理資料、數(shù)據(jù)等相關(guān)信息都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行管理，形成標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系，從而將檔案管理現(xiàn)代化引入到正常的軌道中[3]。

2.4檔案的整理

高職院校檔案管理作為高職院校一項(xiàng)重要的工作，為了提高檔案的利用效率，就必須對(duì)高職院校檔案進(jìn)行有效的整體。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.5檔案的分類

高職院校檔案不僅包括了教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、文書檔案、科技檔案，同時(shí)還有會(huì)計(jì)檔案等，為了更好地提高檔案管理水平，使得檔案信息得到充分的了用，檔案管理部門必須分門別類的將檔案進(jìn)行保管。如，按年份分類，如2009年形成的《2008年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2009年。將每年的歸檔文件按永久、定期分開，永久的檔案放在一個(gè)區(qū)域，并作好標(biāo)簽，定期的檔案放在一個(gè)區(qū)域，并進(jìn)行區(qū)分。

3.結(jié)語

我國對(duì)教育事業(yè)的重視促進(jìn)了我國當(dāng)前高職院校的發(fā)展，為了培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才，我國對(duì)高職院校招生政策的一再放寬使得我國高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高職院校學(xué)生的數(shù)量不斷增多，給高職院校檔案管理工作增加了一定的難度。檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到了學(xué)校的發(fā)展，面對(duì)這個(gè)競(jìng)爭日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境，高職院校要想獲得更好地發(fā)展，就必須重視檔案管理工作，加大資金的投入，為檔案管理配置先進(jìn)的設(shè)備。同時(shí)，要完善檔案管理相關(guān)體制，加強(qiáng)管理人員的管理和信息技術(shù)的應(yīng)用，建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，進(jìn)而不斷提高檔案管理質(zhì)量和效率，更好地服務(wù)高職院校教學(xué)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]葉麗群. 淺談高職院校檔案工作特點(diǎn)、現(xiàn)狀與改進(jìn)[J]. 哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，04：18-19.

[2]王磊，喬永會(huì). 高職院校檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)踐及改進(jìn)對(duì)策[J]. 黑龍江科技信息，2012，27：138-139.

[3]王韶頻. 從高校檔案管理法規(guī)視角談高職院校檔案工作現(xiàn)狀及發(fā)展對(duì)策——以蘇州高校檔案工作協(xié)作組高職院校檔案工作為例[J]. 黑龍江史志，2014，19：223-224.

[4]譚捷，黃彩蓮. 高職院校檔案管理工作的問題分析與工作對(duì)策——以廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院檔案工作為例[J]. 商業(yè)文化（下半月），2011，12：207-208.