數字時代醫院檔案管理系統建設研究

張琰

[摘 要]隨著我國信息技術的持續快速發展，數字時代早已悄然而臨，數字技術深入到各產業行業中。數字時代在改變民眾生活的同時，對我國的醫療衛生領域也相應起到了變革作用。而醫院檔案管理涉及龐大的數據支撐，與數字時代的發展相輔相成。數字時代進一步推動了我國衛生醫療系統建設中所樹立的數據和服務理念，并且從形式上，改變了以往對衛生醫療系統管理的判定標準，特別是為醫院檔案管理加入了更多的元素。

[關鍵詞]數字時代；醫院；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.109

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02

0 引 言

隨著社會的發展與進步，當前國內醫院的業務、服務、管理水平均較以往有了明顯提高，由此也就對檔案管理工作提出了全新的標準與更高的要求，醫院檔案管理應當確保其信息化發展水平與醫院發展相適應。本文結合國內醫院檔案管理現狀，對當前存在的檔案管理問題進行梳理和分析，針對數字時代醫院檔案管理存在的問題提出相關的建設策略，旨在為國內醫療與衛生工作的改進提供一定參考。

1 我國醫院檔案管理系統現狀

隨著我國社會經濟的整體發展，國內醫院的檔案管理工作有了明顯的進步。現階段，國內醫院檔案管理更加強調將數字時代中的信息化建設作為醫院檔案管理的新起點，這也進一步體現了網絡技術的發展對于促進檔案管理服務的關鍵作用。毋庸置疑，醫院檔案管理的數字化發展與建設，是其整體工作與實現全方位系統建設的重要構成，更是醫院在開展各項工作中，尤其是管理工作的占據重要地位的環節，數字化的管理系統建設已然被證明是現代醫院管理改革和發展的必然趨勢。

隨著信息技術在人們生活中地位的日益凸顯，以及我國檔案管理事業的快速發展，對醫院應用數字化的信息管理也帶來了一定的挑戰。通過數字化、信息化技術的輔助管理、創設多類型綜合的檔案數據庫，以及利用網絡技術實現檔案資源的信息共享，能夠更加高效地將醫院檔案室那些豐富的材料進行快速的傳播和共享，最終達到更好地服務社會、服務管理、服務患者的目的。

盡管數字化的檔案可以極大地彌補傳統中紙質檔案安全性不高、存取過程繁瑣、不便保存等問題，然而也因為數字化電子檔案有其介質性，仍然存在不少問題需要解決。

2 我國醫院檔案管理系統存在的問題

2.1 依賴性

數字時代電子檔案必須依賴管理系統（管理系統包括了硬件、操作系統及應用軟件等），才能讓電子檔案發揮作用。不難發現，電子檔案從制作、處理，到后面的歸檔等一系列的管理行為都需要通過管理系統方可實現。一旦遠離了計算機，電子檔案便無法被識讀，也不能對電子檔案施以其他影響，失去了管理行為。

2.2 分離性

電子檔案的儲存位置并非固定，而是處理時刻變化狀態的，利用信息網絡，在各計算機間完成資料的傳遞，也能夠在各個載體間實現復制，因而內容和信號形態不會發生改變。

2.3 可變性

數字管理系統中由于檔案信息的獨立性，還有系統自身所具備的功能，可以將檔案信息輕易增刪、處理、編輯，而在更改檔案后所生成的新檔案很難會被發現更改的痕跡。并且，數字管理系統中的一些靜態文檔往往都會被動態文檔所替代，后者的數據也就會被持續地更新，從而反映最新的情況。一旦電子檔案沒有進行備份，數據如果被人為修改，那么檔案就很可能蕩然無存，且不容易被恢復，醫院數字檔案的載體材料也存在不穩定性特點。

3 加強醫院檔案管理系統建設策略

3.1 完善系統服務

首先，當前國內醫院檔案管理服務工作必須建立完善的管理內部網，如此，工作人員在通過平臺來制作醫院網頁的同時，可以在各個方面對醫院的數據信息進行全面的收集與匯總，進而打造完善的數字時代檔案管理系統。這樣一來，就能夠保證大眾和患者能夠通過信息網絡來完成對檔案資源的檢索，獲得更高水平的服務。

其次，建立電子檔案的信息數據庫可較好地集合醫院不同科室所需歸檔的檔案，且數據中心中的電子檔案信息查詢與服務功能，也很好地保證了醫院信息的透明，電子檔案的集合、整理，讓各個部門能夠很好地實現對電子檔案資源的共享，防止發生不同科室之間在建立其自身檔案管理系統時出現的不兼容或無法擴展的問題。電子檔案信息數據庫的建立可以持續補充檔案信息的資源，全面提高電子檔案的應用效率。

最后，面對巨大的信息資源，醫院檔案管理功能都無法將所有的電子信息一一整理、匯總、處理及應用。因此，醫院檔案管理系統一定要徹底破除傳統管理中辦公資源、情報資源及檔案資源相互分離的問題，全面建立一個完善的醫院檔案管理系統，真正意義上達到對信息資源的統一管理，發揮出對整體信息資源進行整合的作用，這是醫院檔案管理朝向科學化發展的先決條件。

3.2 服務路徑的完善

不可否認，在很大程度上，既往的醫院檔案管理更大作用是為患者提供或保存初始檔案文件，抑或是通過加工對檔案進行匯編，但沒有對檔案進行深度的加工。完善服務路徑就是需要對電子檔案的資源進行深度的分析與處理，最大限度上給患者和大眾帶來更加全面的資源。因此，醫院在日常事務的運行中，就有必要更加關注收集、整理部分醫患事故檔案，分析事故產生的過程，最終總結經驗，為醫院運行提供決策意見。

按照醫院管理工作中普遍存在的混亂和交錯的局面，醫院的檔案管理服務更需要更加主動地去應用數字技術，對不同科室的檔案管理系統均展開數字化建設，讓大眾能夠在系統中輸入想要查詢的內容，并輕松地查到想到得到的相關信息資源。與此同時，對數字檔案也可以采取用戶授權的管理方式，用戶可針對自身權限對醫院檔案資源展開訪問，并能夠把即時所需的電子檔案打印出來，真正獲得高效、快捷的服務 。

3.3 源頭管理

現階段，提供豐富的檔案服務是醫院電子檔案開發的重要原因，換言之，檔案管理人員決不可追求表面工作，而是需要按照用戶的現實所需，緊握重點，找出突破點。具體來說，在為患者和大眾提供公益性服務的基礎上，不斷加大醫院數字化建設，同時也要讓檔案管理系統緊跟其上，全力在檔案的分類、流程、網建及改革等環節上實現真正的突破，從而讓醫院實現經濟效益與社會效益的雙贏。

近些年，我國大多數醫院檔案管理的數字化發展已獲得了不俗的成績，但也留有些許的問題要解決。對此，醫院行政管理部門就需要強化自動化辦公系統和電子檔案管理系統的一體化建設，讓每個環節所產生的檔案資料都可以準確、迅速、安全地存儲在檔案信息管理系統中。積極加強和規范檔案管理的歸類流程，保證那些有價值的信息順利歸檔。

3.4 強化物質保障

在醫院電子檔案的開發與應用階段，相對的物質保障是必不可少的。一旦沒有穩定的物質保障支撐，就無法實現電子檔案中的技術開發工作。所以，電子檔案的開發環境同樣是數字時代加強醫院電子檔案管理系統建設的關鍵條件，醫院不僅要積極地運用現代化的數字技術，更應當做好人力資源管理、物質資源支撐以及技術資源保障的相關工作，只有這樣，方可保證醫院檔案系統建設的有效性。

4 結 語

當前，伴隨著我國信息化建設發展的持續深入，人民的生產生活方式均發生了極大的變化。對醫院檔案管理服務而言，數字技術的不斷更新發展，對既往的醫院檔案管理的理論和手段都形成了深遠的影響，也給檔案管理工作帶來了全新的機遇與挑戰。管理部門應當切實針對社會發展的客觀需求，以服務創新和技術創新為理念，為醫院檔案的數字化建設夯實基礎，同時，工作人員也需要在工作中不斷地創新思想、改變觀念，勇于破除傳統，實現自我超越。

主要參考文獻

[1]李艷潔.企業檔案信息化管理的創新路徑研究[J].河南科技，2013（8）.

[2]楊偉麗.醫院綜合檔案分類管理與創新[J].中華民居，2013（4）.

[3]羅文嫦.新形勢下醫院檔案管理創新與實踐[J].辦公室業務，2013（5）.

[4]李雪芬.電子文件對醫院檔案管理的影響與對策[J].浙江檔案，2004（11）.