高校詢價采購過程潛在風險及防范措施

莊立洲

摘要：詢價采購是政府采購五種采購方式的一種。相比較其他采購方式，詢價采購具有采購周期短、成本低、貨源豐富等優勢，但同時需要注意的是，詢價采購在組織規范性和程序嚴密性方面存在潛在風險。本文詳細分析詢價采購中存在的常見風險，并提出了規避風險的措施，為確保高校詢價采購工作的有序進行提供了必要的思路。

關鍵詞：高校；詢價采購；風險防范

當前，中國高校設備采購所用的資金來源是財政資金，所以高校采購也應當按照政府采購有關法律法規來執行。政府采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。雖然公開招標是政府采購的主要采購方式，但是作為普通高等學校來說，每年采購計劃中有大部分數量的設備是預算未達到招標標準的，而這部分設備采購需要通過詢價采購的方式來完成。《政府采購非招標采購方式管理辦法》中規定使用詢價采購方式來采購貨物的項目，需滿足以下條件之一：（1）依法制定的集中采購目錄以內，且未達到公開招標數額標準的貨物、服務；（2）依法制定的集中采購目錄以外，采購限額標準以上，且未達到公開招標數額標準的貨物、服務；（3）達到公開招標數額標準、經批準采用非公開招標方式的貨物、服務；（4）按照招投標法及其實施條例必須進行招標的工程建設項目以外的政府采購工程。總而言之，詢價采購相比較其他采購方式而言，具有采購周期短、成本低等優勢，但是也存在一定的風險：比如采購規范性、組織嚴密性不足，對供應商約束力不強等。本文從詢價采購中存在的常見風險分析人手，提出了規避風險的措施方法，為確保高校詢價采購工作的有序進行提供了必要的思路。

1.高校詢價采購過程常見風險

1.1詢價范圍不精確產生履約風險

詢價公告正式掛網之前，采購人需要整理好采購清單，如果因采購人大意而造成擬采購清單存在缺漏項或者冗余設備，就會對投標人報價產生直接影響，最終必將影響用戶老師正常使用。

1.2技術指標要求模糊

這種情況的出現多數是因為申購老師提交申購表時沒有將技術指標填寫清楚準確，導致最后掛網詢價的設備技術要求描述含糊不清。例如，技術要求含混不清，僅有原則性要求而無具體指標、參數；技術要求太寬泛，市場上能滿足使用效果和性能的設備五花八門；設備驗收標準不明確，甚至無驗收標準，或者參照過時的國家標準等。

1.3報價要求含混不清

存在報價風險主要是以下幾種情形：報價范圍與擬采購設備不一致；報價方式與設備計量方法不一致；報價要求未提及設備詳細配置清單單項價格，導致一些供應商魚目混珠換掉其中某個配置；對報價幣種、匯率變化未作明確要求或者處理辦法等。

1.4報價過程缺失規范

詢價采購供應商報價方式多種多樣，有的用傳真、有的用掃描件、有些用信封密封直接交到采購部門辦公室等。另外，各供應商報價的時間不統一，有些不法供應商利用時間差打聽其他商家報價，擾亂詢價采購的正常進行。

1.5惡意搶標

在詢價采購過程中，供應商只需要做報價，幾乎沒有任何成本和經濟約束。有些供應商為了惡意搶標而放棄合理盈利，報出最低價搶標，但是一旦他中標后又覺得利潤低微而放棄中標資格，影響高校采購的正常工作。

2.規避詢價采購風險的措施

2.1建立內部約束機制

應組織成立詢價采購工作小組，由采購人、用戶代表和相關專家共三人以上組成，一般情況下專家人數不低于三分之二。采購小組成員自覺遵守采購法律規定，互相監督，避免暗箱操作。詢價公告的編制、供應商的選擇、合同簽訂及貨物驗收等都由采購小組所有成員共同商討并簽字。例如我校特別制定了詢價采購事項會審單，記錄供應商報價結果和詢價采購小組會商結果，最終確定結果后詢價小組所有參與人員簽字。

2.2詢價公告編制要精確

詢價公告是供應商報價的依據，供應商根據詢價公告要求進行報價。采購人要將商品型號規格、技術指標、供應商資格要求、付款條件、交貨地點等所有必要條款填寫清楚，報價包含的服務內容比如是否含運費、稅費等也必須交代清楚。一旦出現錯誤將直接影響供應商報的價格，甚至影響合同條款的擬定，最終影響詢價采購工作的正常進行。

2.3確定中標供應商要合理

盡可能多的增加供應商可選范圍，根據供應商服務質量、市場信譽、報價等擇優選擇供應商。在確定中標供應商時，不能一味的‘低價中標”，要充分考慮報價供應商提供的產品與用戶需求的響應程度，另外還要認真調研報價供應商的市場信譽度和公司規模以及是否能夠提供足夠的售后服務，防止一些皮包公司低價搶標，擾亂采購工作有序進行。如果參與報價的供應商不多的話，可以選擇有資質的三家供應商邀請報價。最后，為了增加詢價采購工作規范性和效率，必須要求供應商報出價格后不得再隨意更改。

2.4簽訂合同要仔細認真

確定供應商之后就涉及到簽訂合同。在簽訂采購合同時，要嚴格遵循詢價采購文件中提出的的合同主要條款，包括設備型號規格、付款方式、交貨地點、質量保證和售后服務等，從而杜絕中標商或者采購人隨意更改條款現象的發生。監管部門、采購人員等要認真履行好各自職責，時刻注意詢價中標供應商執行所簽訂采購合同的情況，保證合同與報價書承諾一致，堅決遏制和嚴格禁止履約合同時任何改變原合同條款的行為。

2.5設置合理的保證金

保證金分為報價保證金和履約保證金，供應商在報價的同時繳納規定金額的報價保證金，確定中標供應商之后，應將未中標的供應商報價保證金如數退還。中標供應商的報價保證金自動轉為履約保證金，待其完成供貨后退還。設置保證金可以很好的避免皮包公司惡意搶標給高校采購造成損失，也能有效避免中標供應商中標后反悔行為。一旦采購人發現供應商在報價過程中存在作弊行為或者中標后隨意反悔棄標的，將保證金沒收不予退還。保證金的金額應當根據具體采購設備預算、供應商投入成本及產品利潤等因素綜合考慮設定，一旦保證金額度設定過低則保證金的效果將大打折扣，報價供應商就會不在乎這點費用，還會出現隨意棄標或報價作弊的行為，而保證金額度設定過高，部分供應商則會猶豫不決，考慮保證金投入成本有的公司就會放棄報價。

2.6詢價材料整理歸檔。

詢價采購材料整理歸檔是采購工作階段性結束的標志，這些材料包括設備采購會審單、供應商報價表、合同、驗收單等。采購會審單、合同及驗收單上面必須要有詢價采購工作小組所有成員的簽字。這些材料整理歸檔后應妥善保存，有利于以后方便查閱。例如，今后再次購買相同設備或者類似設備時候就可以和已采購的設備進行比質比價，這樣采購人就可以做到采購之前心中有數，對供應商給出的報價有個判斷的標準，剔除隨意報價的供應商，從而規范供應商報價行為。

高校教學設備采購是高校教學科研工作的后勤保障，認真做好設備采購，特別是詢價采購，將直接有利于學校教學科研的正常進行。同時，詢價采購作為政府采購方式的一種，存在的潛在風險也是高校采購工作者必須注意和加以防范的。因此，認真研究詢價采購風險的原因和解決措施將更好、更有效的做好高校設備采購工作。