關(guān)于市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集的若干思考

馬奔

摘 要：市政設(shè)施監(jiān)管檔案是開展市政設(shè)施監(jiān)管工作的基礎(chǔ)，在市政設(shè)施監(jiān)管工作中起著重要作用。在市政設(shè)施監(jiān)管檔案管理中，檔案收集是重要的環(huán)節(jié)。檔案收集的好壞，影響到歸檔的質(zhì)量及檔案后期的開發(fā)利用等。因此，市政設(shè)施監(jiān)管檔案的收集是做好市政設(shè)施監(jiān)管檔案管理的關(guān)鍵。本人結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對檔案收集中存在的問題進(jìn)行闡述，對對策進(jìn)行探討，旨在提高市政設(shè)施監(jiān)管檔案的收集質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：市政設(shè)施監(jiān)管檔案；檔案；檔案收集

市政設(shè)施監(jiān)管檔案包括市政設(shè)施檔案及市政設(shè)施監(jiān)管過程中產(chǎn)生的檔案。市政設(shè)施監(jiān)管檔案的收集是市政設(shè)施監(jiān)管檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，直接影響到市政設(shè)施監(jiān)管檔案的整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等。

1 市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集存在的問題

市政設(shè)施監(jiān)管檔案的收集是市政設(shè)施監(jiān)管檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，在整個(gè)市政設(shè)施監(jiān)管檔案管理工作中起著重要的作用。市政設(shè)施監(jiān)管檔案的收集通常存在以下問題：

1.1 市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集不及時(shí)

市政設(shè)施監(jiān)管檔案的收集對象涉及到監(jiān)管工作中的相關(guān)部門。很多資料不僅僅由監(jiān)管部門自身產(chǎn)生，還由監(jiān)管工作中涉及的其他部門產(chǎn)生。如市政設(shè)施竣工資料要向建設(shè)部門收集、市政設(shè)施問題整改資料要向養(yǎng)護(hù)部門收集、市政設(shè)施應(yīng)急搶修資料要向搶修部門收集、市政設(shè)施檢測資料要向檢測部門收集等。由于市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集涉及多個(gè)部門，且各個(gè)部門的檔案意識參差不齊，導(dǎo)致市政設(shè)施監(jiān)管資料往往不能及時(shí)收集。

1.2 市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集不夠完整

市政設(shè)施監(jiān)管檔案要能反映市政設(shè)施監(jiān)管部門的主要職責(zé)活動和基本面貌。市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集時(shí)缺少組織、計(jì)劃，使檔案收集不夠完整。通常表現(xiàn)為缺少某一部門、某一時(shí)段的檔案，或是缺少要素、內(nèi)容等。不完整的市政設(shè)施監(jiān)管檔案就不能真實(shí)全面地反應(yīng)市政監(jiān)管工作，同時(shí)會直接影響到后期檔案的借鑒、利用。

1.3 市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

由于市政設(shè)施監(jiān)管檔案來源于涉及市政監(jiān)管工作的多個(gè)部門，各部門檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致資料質(zhì)量參差不齊、格式多樣化等，進(jìn)而影響后期整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等。如從建設(shè)部門接收來的資料，存在質(zhì)量參差不齊，形式不統(tǒng)一等情況，監(jiān)管部門接收檔案后，審核、整理難度大。

2 做好市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集的幾點(diǎn)思考

2.1 建立市政設(shè)施監(jiān)管檔案接收機(jī)制

首先，思想上要加強(qiáng)重視程度。市政監(jiān)管部門要認(rèn)識到市政設(shè)施監(jiān)管檔案不僅能真實(shí)記錄現(xiàn)實(shí)工作，而且對現(xiàn)實(shí)工作有借鑒、指導(dǎo)作用。市政及相關(guān)部門要重視檔案工作，并將檔案工作納入到重點(diǎn)工作中去。其次，要科學(xué)組織，建立機(jī)制。市政設(shè)施監(jiān)管檔案的收集涉及多個(gè)部門，因此在市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集過程中要建立聯(lián)動機(jī)制。市政設(shè)施監(jiān)管部門加強(qiáng)與建設(shè)部門、養(yǎng)護(hù)部門、檢測部門等部門的溝通、聯(lián)系，收集時(shí)對其移交檔案的形式、途徑、步驟、時(shí)間等提出要求，進(jìn)而提高接收資料的整體質(zhì)量。

2.2 規(guī)范市政設(shè)施監(jiān)管檔案接收標(biāo)準(zhǔn)

完善市政設(shè)施監(jiān)管檔案管理制度、建立檔案資料接收標(biāo)準(zhǔn)。首先，要明確市政設(shè)施監(jiān)管檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，對接收內(nèi)容、范圍，方式、時(shí)間等加以明確。如從建設(shè)部門接收的竣工資料、設(shè)施基礎(chǔ)資料等應(yīng)明確接收標(biāo)準(zhǔn)，從而確保接收資料的規(guī)范性、完整性、及時(shí)性。其次，設(shè)定檔案從業(yè)人員，明確檔案工作人員職責(zé)。增強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)、教育，使檔案人員能及時(shí)更新檔案知識、了解掌握相關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 做好市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集的核查工作

做好市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集的核查工作，對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行定期核查。對市政設(shè)施監(jiān)管本部門形成的資料進(jìn)行定期核查，如發(fā)現(xiàn)缺失，則及時(shí)補(bǔ)救，確保市政監(jiān)管部門歸檔資料完整性。對市政監(jiān)管部門從其他部門接收而來的資料，則要主動介入，實(shí)時(shí)搜集，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)接收而未接收的、或接收信息不全的，則要及時(shí)溝通，及時(shí)接收或補(bǔ)全。

3 結(jié)束語

市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集是市政設(shè)施監(jiān)管檔案管理的重要環(huán)節(jié)，通過建立市政設(shè)施監(jiān)管檔案接收機(jī)制、規(guī)范市政設(shè)施監(jiān)管檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、做好市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集的核查工作，可以使市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集更加及時(shí)、規(guī)范、完整，進(jìn)而有利于提高市政設(shè)施監(jiān)管檔案收集質(zhì)量及市政設(shè)施監(jiān)管檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊玉昆.檔案收集難原因新探 [J].檔案學(xué)研究，2003（5）

[2] 徐擁軍.從檔案收集到知識積累 [J].山西檔案，2009（2）

[3] 遲曉云.試論新形勢下的檔案收集工作[J].價(jià)值工程，2010（24）

[4] 曹湛芳.檔案收集工作的問題、意義與制度探索[J].學(xué)術(shù)論壇，2012（12）

[5] 王麗.檔案收集整理是管理好檔案的前提保障[J].黑龍江科技信息，2015（17）