淺析檔案信息化管理面臨的問題及對(duì)策

摘 要：檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展的需求，其具有傳統(tǒng)管理方式無法比擬的優(yōu)勢(shì)，但是在實(shí)施檔案信息化管理的過程中，也會(huì)面臨著很多問題。本文先對(duì)檔案信息化管理中面臨的問題進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，然后提出一些行之有效的建議。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；問題；策略

檔案管理是社會(huì)發(fā)展的重要記錄方式，不僅可以記錄歷史、傳承中華文明，還能夠服務(wù)社會(huì)，造福人類。在新世紀(jì)，信息化發(fā)展已經(jīng)成為社會(huì)進(jìn)步的重要標(biāo)志，且在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)重要地位。檔案管理工作也在逐漸向著信息化方向發(fā)展，其中存在的問題不容忽視。相關(guān)部門必須要給予足夠重視，使檔案管理工作能夠在新時(shí)代發(fā)揮作用。

1 檔案信息化管理中存在的問題

1、管理觀念落后

目前，我國(guó)檔案管理部門在實(shí)際工作中經(jīng)常表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀的心理，只重視檔案的管理工作，不重視檔案的利用價(jià)值。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，并沒有注重檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，還停留在“你查我調(diào)”的層面上。這種情況在現(xiàn)如今的社會(huì)為使得檔案管理領(lǐng)域經(jīng)常出現(xiàn)一些新問題，制約了檔案信息化發(fā)展。部門和員工思想觀念的落后，導(dǎo)致其對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，在沒有一定開放性和創(chuàng)新性工作思想的引導(dǎo)下，管理工作成為一紙空談，并不能在新時(shí)代發(fā)揮自身價(jià)值[1]。

2、經(jīng)費(fèi)短缺

檔案信息化管理的發(fā)展，需要很多現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的支持，為此，檔案管理部門就需要花費(fèi)大量的財(cái)力、人力去解決，但是設(shè)備和技術(shù)的更新速度較快，檔案管理部門不可能只通過政府撥款來解決這些問題，導(dǎo)致長(zhǎng)期以來很難快速對(duì)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行更新。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)在，政府撥款支持力度非常有限，經(jīng)費(fèi)問題成為檔案管理信息化發(fā)展的嚴(yán)重阻礙。

3、保密和安全工作不完善

保密和安全工作對(duì)于檔案管理工作十分中啊喲，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案保密工作和安全工作的主要因素有以下幾方面：第一，人為因素，主要表現(xiàn)在檔案管理部門管理人員的保密意識(shí)不強(qiáng)，往往在檔案管理頁面上隨意發(fā)布信息，且沒有對(duì)其嚴(yán)格的審查，導(dǎo)致檔案容易泄露，對(duì)相關(guān)單位的發(fā)展十分不利。第二，技術(shù)因素，主要表現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)受到威脅和攻擊的現(xiàn)象。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展中，電腦病毒已經(jīng)橫行，且很多黑客都會(huì)對(duì)電腦惡意攻擊，使檔案的安全受到威脅。針對(duì)這種情況，相關(guān)部門必須要給予足夠重視，有效解決安全和保密的問題[2]。

4、缺乏高素質(zhì)管理人才

高素質(zhì)的管理人才對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)步有著重要的作用，但是在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了變革，傳統(tǒng)的管理方式、手段都不能適應(yīng)信息化發(fā)展的需求。在信息化管理工作中，急需高素質(zhì)的管理人才，但是在目前的檔案管理部門，員工的整體素質(zhì)不理想，很多高素質(zhì)的人才留不住，且同時(shí)高素質(zhì)的人才也沒有適當(dāng)引進(jìn)，導(dǎo)致缺乏高素質(zhì)的管理人才，為檔案管理工作帶來一定阻礙。

2 檔案信息化管理的有效對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

為了從根本上解決檔案信息化管理工作中存在的問題，就必須要轉(zhuǎn)變管理人員的思想。在實(shí)際工作過程中，相關(guān)部門可以從以下幾方面入手，有效轉(zhuǎn)變管理人員傳統(tǒng)的管理觀念：第一，摒棄傳統(tǒng)的“重視管理、輕視服務(wù)”的做法，引導(dǎo)員工樹立開放的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使檔案能夠在管理和使用的過程中發(fā)揮自身經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，不僅要服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)，還要服務(wù)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。第二，將被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，建立完善的“面向社會(huì)，多方聯(lián)系”的服務(wù)觀念，不斷拓寬自身的服務(wù)渠道，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來研究社會(huì)需求，積極主動(dòng)為利用者提供更多方面，同時(shí)還要加強(qiáng)宣傳檔案管理和推銷館藏工作，有效利用檔案管理的實(shí)際價(jià)值。第三，加強(qiáng)檔案相關(guān)信息的開發(fā)和利用，檔案所儲(chǔ)存的內(nèi)容是信息，是資源，沒有檔案就沒有服務(wù)的資源，因此，檔案管理部門還應(yīng)該要進(jìn)行深層次的信息開發(fā)和利用，為現(xiàn)今社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[3]。

2、開展新型服務(wù)

面對(duì)經(jīng)費(fèi)短缺的問題，提高檔案的利用率，相關(guān)部門可以通過新型手段來進(jìn)行檔案的有效管理和利用。目前，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，可以適當(dāng)開展有償服務(wù)。該手段主要是通過有償服務(wù)來不長(zhǎng)檔案管理現(xiàn)階段的無常服務(wù)形式，通過這樣的手段來改善員工福利，調(diào)動(dòng)管理工作人員的積極性，增強(qiáng)信息的反饋。此外，檔案管理部門還可以通過有償服務(wù)來了解社會(huì)的真正需求，以便增強(qiáng)檔案管理工作的“造血”功能，為社會(huì)提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)要而促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

3、建立完善的安全管理制度

檔案管理的服務(wù)性特點(diǎn)，決定了檔案必須要盡可能多的在社會(huì)上公開共享，便于更多人利用，但是，信息的共享和安全是相互矛盾的，過多的人了解信息會(huì)對(duì)信息的安全性造成一定影響。為此，必須要建立完善的檔案管理安全制度。第一，電子檔案的制作過程要執(zhí)行權(quán)責(zé)分明，即要求電子檔案的制作人員要對(duì)整個(gè)制作過程全權(quán)負(fù)責(zé)，防止電子檔案被他人惡意更改或刪除。第二，在需要對(duì)檔案進(jìn)行更改補(bǔ)充時(shí)，必須要請(qǐng)示上級(jí)，在得到批準(zhǔn)后，方可對(duì)電子檔案進(jìn)行更改，并保證在更改過程中所有細(xì)節(jié)都要進(jìn)行記錄和備份，以保證在后期進(jìn)行檢查時(shí)，能夠快速找到相關(guān)內(nèi)容和信息。第三，在硬件的管理上，需要進(jìn)一步完善電子檔案以及計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備的保管措施，使其處在合適的溫度和濕度中，防止存儲(chǔ)介質(zhì)的磁化，并保證后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定運(yùn)行，為信息提供更加安全的存儲(chǔ)環(huán)境[4]。

4、培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才

檔案信息管理工作對(duì)管理人員的要求十分嚴(yán)格，不僅要具備愛崗敬業(yè)的精神，同時(shí)要具備高度的社會(huì)責(zé)任感、扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。因此，為了能夠讓檔案管理信息化發(fā)展，必須要引進(jìn)高素質(zhì)的管理人才，檔案管理部門可以更具以下幾點(diǎn)進(jìn)行高素質(zhì)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)：第一，內(nèi)部培養(yǎng)。內(nèi)部培養(yǎng)高素質(zhì)人才主要是針對(duì)管理部門內(nèi)部的員工而言，部門可以組織對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過座談會(huì)、講座等形式，有效提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和道德素養(yǎng)。同時(shí)也可以派遣內(nèi)部人員外出學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的管理手段，促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。第二，外部引進(jìn)。外部引進(jìn)高素質(zhì)人才主要是通過各種招聘手段，對(duì)面試人員進(jìn)行層層篩選，以便篩選出更加適合檔案管理工作的高素質(zhì)人才[5]。

3 結(jié)束語

總之，檔案管理的信息化發(fā)展對(duì)于我國(guó)社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分重要的促進(jìn)作用。在目前的檔案管理工作中還存在著很多問題，相關(guān)管理部門必須要給予足夠重視，并研究出更加適合檔案管理信息化發(fā)展的策略，以便為社會(huì)提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)也能夠促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為我國(guó)未來的發(fā)展提供更多信息基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[5]張秀巖.檔案信息化管理所面臨的問題及對(duì)策[J].中國(guó)地名，2010，03：76-77.

作者簡(jiǎn)介

陳歡笑（1984-），女，漢族，浙江省溫州市人，助理檔案館員，本科，溫州市中心醫(yī)院。