檔案分級管理研究

馮愛民

摘 要：1999年我國《檔案法實施辦法》首次提出了檔案分級管理的概念。隨著檔案管理工作的不斷完善與發展，檔案分級管理已經從理論走向可行性實踐，并積累了一定的經驗，這對我國檔案的科學化管理及安全保護方面都有著深遠的意義。

關鍵詞：檔案；分級管理；科學化；保護

1 前言

我國的《檔案法實施辦法》中明確提出，“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理，分級的具體標準與管理辦法，由國家檔案局制定”，第十五條第三款中規定，“根據檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理”，條款對我國檔案分級管理進行了明確的規定，檔案分級管理是針對檔案保密程度與具有保存價值的檔案，按照一定的原則、標準與辦法，進行保存。

2 檔案分級標準

檔案分級方法有四種，一種是根據保存期限的長短來分級，如永久期限、長期、短期；二種是按內容分，如人事管理檔案、職工住房公積金檔案、醫療保險檔案、公用車輛等類別分級；三種是按照機密程度來劃分，如按機密分類分級，分為秘密級、機密級、絕密級三種；四種是按文件入檔時間年份分類保存。

3 檔案分級管理工作中的不足

3.1 社會經濟發展與檔案管理不同步

社會經濟的發展，是推進檔案分級管理步伐的重要因素。我國經濟總量突飛猛進，各行各業都呈現出良好的發展勢頭，對企業與各個單位職工的待遇越來越好，醫療保險、住房公積金、人事關系、車輛信息等與職工生活相關的檔案建立起來。各級政府加強檔案管理建設，以云南省農業科學院對醫保、機關車輛、職工住房公積金、勞資關系等檔案管理為例，在檔案分級管理上，檔案建立時，各個單位及部門根據檔案建立全宗號，進行歸類，并成為了解及掌握各單位經濟發展的依據，檔案部門成為關注的重點，對多數單位的檔案管理檢查中發現，檔案建立不及時，與地域經濟無法接軌，不能直接反映當地的經濟發展狀況，無法跟上時代的發展。

3.2 檔案數字化、信息化發展不足

隨著信息技術的發展，給檔案管理工作帶來了巨大的變化，紙質檔案被電子檔案所取代，檔案數字化已成為時代的特色。檔案管理也隨之發生了較大變化，檔案數字化成為各地推進檔案管理發展的重要手段。在檔案信息化發展過程中，檔案檢索、檔案復制等技術改變了原來檔案查詢中繁瑣手續，減少了對檔案原件的需求。并且檔案管理成本也大幅度降低。但是在檔案數字化與信息化發展中，仍舊有很大一部分人，仍舊延續使用紙質檔案材料，對電子檔案材料的建立認識不足，使用電子信息技術能力不夠，使檔案數字化、信息化建設不足。

3.3 檔案管理機構調整不合理

隨著紙質檔案的消退，電子檔案的建立，檔案業務人員數量急劇減少，各級政府、機關單位中，受到編制的限制，檔案人員總數不減，但是檔案整理人員較多，電子平臺操作人員較少，且檔案建立過程中，許多維護電子檔案平臺的專業人員不足，而紙質檔案又較少，這部分管理人員又較多，所以人員分布與機構調整十分不合理。

4 檔案分級管理方式

隨著信息技術的不斷發展，檔案由文本紙質檔案向電子版檔案過渡，在近年來檔案管理實現了各地聯網，實現了檔案適時管理與調用，給檔案管理帶來了巨大的變革。由傳統的管理模式向現代化轉變，尤其是各企業或各機關事業單位的人事及勞資關系檔案、住房公積金檔案、機關車輛檔案、醫療保險檔案等等這些關系到人事及各種重要事件的檔案，轉變了管理模式并逐漸實現分級管理，其方式是：

4.1 標準的細化

檔案分級管理是基于檔案管理與保存價值的前提下，其中分級管理是對檔案價值的一種肯定與發揮。檔案是否具有保存價值也體現在檔案管理期限長短上，永久保存的檔案其價值具有永久性，而短期保存的檔案則價值發揮則在保存期限內，所以分級管理，也應當以檔案價值體現時間作為標準來劃分。所以，檔案的分級管理標準應當細化，根據保存期限分成一、二、三級，對于永久保存的檔案，還可以根據其用途的不同，和發揮的作用的不同，進行細化分級，以利于管理。

4.2 保管的特殊性

傳統檔案在管理模式上，根據全宗為單位，分門別類進行存放，同一類別，同一性質的檔案，保存在一起。在檔案分級管理上，對不同類別不同性質的檔案，按照價值不同與保管期限長短，分成不同的等級，使檔案在保存上具有特殊性。隨著云技術的不斷發展，檔案管理從紙質宗卷形式，向電子儲存檔案管理模式轉變。這對檔案管理提出了新的要求，檔案管理不在受到紙質與管理約束，取而代之的是電子文本形式的檔案材料，管理形式也有所改，計算機管理代替了人為管理，節約了大量人力物力的同時，也使檔案管理變得更加便利。例如在管理職工公積金檔案材料時，人員信息是一個龐大的數據庫，而對所有職工信息進行檔案管理時，只需通過電腦的一個統計表格，即可以實現全部職工個人信息的管理，從而使龐大的數據庫變為小小的一個電子表格，即可以裝載所有職工的個人信息資料，使管理更具特殊性。

4.3 保護的優先性

檔案分級管理需要科學化管理，突破傳統的檔案管理模式，根據檔案保存期限與保存價值的不同進行分級管理。對于檔案保存價值較高、較為珍貴的檔案資料，應當進行特別保管，以全宗號為界定，進行統一管理。檔案管理信息化以后，實現了各個單位內部的聯網，檔案管理也實現了科學化管理。例如對醫保信息、公用車輛、職工住房公積金檔案信息進行管理時，這部分信息對于職工與相關人員來說十分重要，所以在檔案保護上具有優先性，對這些與人們利益息息相關的檔案材料進行電腦備份以利于保存，并重點加以保護。

4.4 利用的安全性

檔案保存的最終目的，是為了日后的使用，但是一些有關人事管理、醫保信息、公用車輛信息、固定資產管理等作為檔案材料的一些重要信息，即具有保密性，又與人們的生活息息相關。隨著信息技術的發展，對這類檔案實現了信息化管理，并實現了聯網，使人們隨時隨地不受時間空間的限制，即可以調出所需信息資料，這也給這些檔案的安全管理帶來了隱患，所以在使用檔案材料時，為了避免信息泄露，提高檔案管理的安全性十分重要。可以對檔案材料進行分級管理，對于這些比較重要的檔案信息，給予保護，并完善使用程序，提高檔案材料在使用中的安全性能。

5 結束語

不同時期的檔案，有不同時期的作用，明、清、民國、日偽等檔案，即可以反映出當時的國民生活情況與當時的時代特色，檔案保存與管理，對于國民意義重大。檔案在管理中根據不同類別進行分級管理，其分級標準在長期的實踐中逐漸形成，并對不同單位不同檔案分級管理有著不同的特點，檔案分級管理對于保障人民群眾利益有著重要作用。

參考文獻

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