高校檔案管理工作的現狀及改進對策

王慧敏

摘要：在經濟全球化、社會信息化的背景下，高校教育工作也在不斷提高和完善，只有這樣才能夠滿足國家建設發展對人才的需求，而作為高校教育事業的一部分，檔案管理是一個不可缺少的環節，但是目前高校檔案管理工作中還存在很對不規范的現象，本文針對這些現狀進行分析，并有針對性的提出改進對策，希望能夠對我國高等教育發展有所助力。

關鍵詞：高校檔案管理；現狀；改進；對策

引言

高校檔案管理工作會直接影響檔案工作的質量和效率，尤其是在高校教育體質不斷改革，教育范圍不斷擴大，學生數量不斷增加的背景下，檔案管理也需要進一步完善和創新，這樣才能夠與新時期高等教育發展要求相適應，更好為高校教育事業發展服務。

一、現階段高校檔案管理工作現狀

雖然多年來我國高校檔案管理工作力度一直在強化，檔案管理質量也有所提高，但是由于檔案管理內容多，工作強度大，因此其中依舊有很多問題，改進檔案管理對策迫在眉睫，下面針對目前檔案管理工作的現狀今昔幾點分析：

1.缺乏高素質的檔案管理隊伍

雖然檔案管理工作對于高校的發展十分重要，但是依舊有很多學校領導沒有認識到檔案管理的重要性。因此在檔案管理人才的培養上也十分乏力。缺少高素質的管理隊伍，檔案管理很難規范進行。從檔案學特點來說，檔案管理是一項系統化、專業性的工作，它對于管理人員與教師的要求很高。由于學校內部人才流動性大，管理人員與教師專業性很難得到保障，很多管理人員沒有經過專業培訓就直接上崗，根本認識不知道檔案管理的工作要點，對先進的管理技術不熟悉，進而影響了檔案管理的規范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環節上工作不嚴謹，常常出現歸類錯誤等問題。

2.信息化技術應用程度不高

在社會信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經成為了當前檔案管理事業的主要趨勢，信息技術、計算機技術在檔案管理中的應用，不僅大幅提升了工作效率和質量，也實現了操作上的標準化、自動化，為規范化管理通過了良好的條件。但是目前很多高校在檔案管理的信息化建設力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺，就是雖然引入了信息技術，但卻沒有與學校發展實際相結合，導致信息技術優勢無法發揮，信息化程度不高。

3.欠缺現代化的辦公設備

檔案數字化管理依賴于計算機設備以及大量的計算機軟件，否則管理將無法進行下去。現階段雖然很多高校建立了數字化檔案管理系統，也開始強調數字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規范，個別高校計算機設備極少，信息化辦公無法全面落實。檔案調取以及閱讀十分不變，雖然引入了數字化管理理念，但是卻沒有將數字化硬件與軟件設備購置完全，導致數字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發揮不出來。

4.檔案檢索效率相對較低

現代數字化檔案管理中計算機檢索是作為關鍵的環節，它取代了傳統手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質量。但是目前很多學校在檔案檢索方面的技術并不完善，檢索效率低，從而加大制約了數字化檔案管理的進程，降低了檔案管理的效率和質量。

二、高校檔案管理工作改進對策

在分析了高校檔案管理中存在的各種問題后，下面針對具體的改進對策進行具體分析：

1.完善檔案管理規章制度環境

為了能夠確保檔案管理各項工作可以順利進行，學校內部必須要建立完善的規章制度，并且要從學校實際情況出發，結合學校當前的發展需要，有針對性的完善管理策略，在原有規范的基礎上進行創新和補充。以提升學校檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴格遵循規范制度，其他部門的管理人員與教師應該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規范化建設努力。

2.從檔案管理人員隊伍建設來提供管理水平

檔案規范化建設與檔案人力資源隊伍的建設不可分割，必須要具備高素質的檔案管理人才，檔案管理規范化才能得以實現。所以說高校領導者以及管理人員應該將檔案管理人才培養納入學校戰略發展部署，積極開展實踐性、專業性強的檔案管理培訓活動，全面提升檔案管理人員的整體素質，增強他們的工作責任心以及職業道德，使其能夠認識到檔案管理工作得的重要性以及自身的責任，進而在未來的管理中能夠嚴格遵守各項規章制度，充分發揮自身職能，促進檔案管理規范化建設。

3.增加經費投入，提升檔案資源開發水平

高校應該從當前的發展形勢出發，客觀認識到當前檔案管理的關鍵，而檔案資源開發需要大量的經費，因此高校應該建立檔案管理專項資金，做到專款專用，依靠地方政府以及其他機構的提供資金，資金來源講究多源化，政府財政在新的經濟發展時期，所面臨的財政支出越來越多，高校應該通過綜合運用多種手段，幫助政府減輕負擔。另外，學校還必須要強化信息化建設力度，并且通過完善檔案管理機制，強化檔案管理人員建設力度，充分利用信息技術，充分發揮檔檔案管理力度和作用，為學校教育工作提供更多的資料和依據。3.2建立健全高校檔案管理工作的各

4.建立健全規章制度

應根據有關檔案法規和本校、系的實際情況，制定和調整檔案的各項管理制度。使教學檔案管理全而實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一；納入單位考核、獎懲制度之中；做到領導有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經費開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。建立起由分管領導、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網絡，并由上而下建立起嚴密的層層監督機制，明確崗位責任制和檢查評比制度。

結束語

高校檔案管理信息化建設，是檔案管理工作發展的必然趨勢，從目前高校檔案管理的情況來看，管理制度不完善，信息化程度低，檔案管理者素質不高的問題非常普遍，這必然會制約檔案管理工作的可持續發展，會無法滿足高校教育教學的各項要求，因此本文針對高校檔案管理的現狀進行了分析，并提出了具體的優化對策，希望能夠為相關的管理者提供一些建議和參考。

參考文獻：

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