淺議婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的思考

杜平

【摘要】婦幼保健文書(shū)檔案是較為重要的信息資源，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案在婦幼保健工作中發(fā)揮著極其重要的作用。本研究就婦幼保健文書(shū)檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行了闡述，包括文書(shū)檔案管理制度不完善，文書(shū)檔案的歸檔不完善，進(jìn)行檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)及水平不高。所以就出現(xiàn)的問(wèn)題提出了建議，即要做好婦幼保健文書(shū)檔案管理工作就必須完善文書(shū)檔案管理制度，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平。在婦幼保健文書(shū)檔案工作中具有參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】婦幼保健文書(shū)檔案；管理工作；思考

前言：作為對(duì)單位工作的真實(shí)記錄的檔案是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，婦幼保健文書(shū)檔案關(guān)系到婦女及兒童的健康資料，也記錄了一個(gè)單位的發(fā)展歷程。但當(dāng)前我國(guó)婦幼保健文書(shū)檔案工作依然存在問(wèn)題，這嚴(yán)重影響到婦幼保健機(jī)構(gòu)的發(fā)展，主要體現(xiàn)在收集不全面以及收集不規(guī)范，管理人員的職業(yè)素質(zhì)較低，管理水平有待提高，因此有必要重視婦幼保健文書(shū)檔案管理工作。

1.婦幼保健文書(shū)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 文書(shū)檔案管理制度不完善

由于部分婦幼保健院檔案管理中由于管理制度的欠缺，使得檔案管理不成體系，所以使得婦幼保健文書(shū)檔案工作中各部門(mén)不能協(xié)調(diào)，特別是非檔案管理部門(mén)的人員將檔案管理只歸咎于檔案管理部門(mén)，認(rèn)為檔案管理職能只能由檔案管理部門(mén)的人來(lái)完成，所以使得各個(gè)科室的檔案不能很完整的送至檔案管理部門(mén)，沒(méi)有主動(dòng)進(jìn)行該科室的檔案的歸檔和信息及各種數(shù)據(jù)的整理，所以檔案的信息及數(shù)據(jù)不全，由于檔案工作人員工作量大，且沒(méi)有協(xié)助的情況下，使得部分檔案的收集率降低，檔案管理人員的工作制度也不是很明確，沒(méi)有實(shí)行責(zé)任制，這使得婦幼保健文書(shū)檔案管理人員之間相互推脫的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這使得部分檔案在管理不慎的情況下丟失。由于制度的不完善使得該項(xiàng)檔案管理工作不能順利進(jìn)行，對(duì)檔案的質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響 。

1.2 文書(shū)檔案的歸檔不夠完善

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)各行各業(yè)的發(fā)展，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各項(xiàng)工作中，其中在檔案的管理工作中的應(yīng)用更為廣泛，婦幼保健文書(shū)檔案逐漸網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展所需，文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理是提高檔案管理效率的途徑之一，但是在提高效率的同時(shí)也帶來(lái)一定的問(wèn)題，其中婦幼保健文書(shū)檔案的立卷銜接出現(xiàn)不到位。當(dāng)前，婦幼文書(shū)檔案的歸檔主要有三種類型，第一種是文字性資料，這些信息不方便查閱，同時(shí)隨著時(shí)間的推移會(huì)出現(xiàn)信息的丟失，第二種是通過(guò)硬盤(pán)存檔，這種方式?jīng)]有進(jìn)行留底保存，所以容易出現(xiàn)信息的遺失，第三種是整理的網(wǎng)絡(luò)資料，但是這種方式下并沒(méi)有對(duì)原始資料進(jìn)行保存，所以使得檔案材料不完整。在檔案管理的工作中要求檔案管理中的歸檔部門(mén)進(jìn)行檔案的歸檔處理，進(jìn)行整理、立卷，同時(shí)按照檔案員收集的檔案均是已經(jīng)整理好的，但在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案歸檔部門(mén)沒(méi)有進(jìn)行細(xì)致的整理，而是對(duì)檔案資料進(jìn)行了簡(jiǎn)單的上交，整理工作卻由檔案員進(jìn)行，這使得婦幼保健文書(shū)檔案工作效率低，且檔案員對(duì)婦幼保健工作不熟悉，所以使得檔案的數(shù)量和質(zhì)量均不高，所以所保存的檔案資料不能反映婦幼保健工作的原貌，有時(shí)會(huì)影響到未來(lái)關(guān)于婦幼保健的各項(xiàng)政策的制定。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高

在實(shí)際的婦幼保健工作中是按照三級(jí)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，在一些地區(qū)，婦幼保健文書(shū)檔案的原始資料是由當(dāng)?shù)氐拇寮?jí)婦幼保健工作人員負(fù)責(zé)，由于這些工作人員的文化水平低，且進(jìn)行檔案收集只是其兼職，沒(méi)有檔案收集意識(shí)，沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)的文書(shū)檔案收集及管理的培訓(xùn)，因此使得婦幼保健工作在立卷時(shí)就有資料欠缺，原則不符，要求和方法均不到位的問(wèn)題。婦幼保健工作人員不能只專注于自身的工作，在工作中形成的第一手原始資料被隨手丟棄的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，由于缺乏保存意識(shí)，原始資料的丟棄是資料整體缺少信息的重要原因。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，文化水平還需提高，且婦幼保健院只重視醫(yī)療人員的專業(yè)素質(zhì)和文化水平，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和水平進(jìn)行重視，且檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)有待提高，其對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)水平較低，使得檔案的查閱困難，且有些數(shù)據(jù)的真實(shí)性有待證明，檔案的質(zhì)量低嚴(yán)重影響檔案的使用。

2.對(duì)改進(jìn)婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的建議

2.1 完善文書(shū)檔案管理制度

鑒于婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的重要性，需要完善檔案管理制度，通過(guò)制度的明確，讓各科室及檔案管理人員明確其工作任務(wù)，通過(guò)各項(xiàng)規(guī)章制度，讓各科室的人員先明確其本科室的檔案如何整理，然后讓其對(duì)其科室的資料進(jìn)行完善和信息與資料的整理，然后通過(guò)統(tǒng)一上交由檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔，只有這樣才能讓檔案的信息更加全面，這樣有助于提高檔案管理人員的工作效率，極大的避免了重復(fù)勞動(dòng)，有利于保障檔案信息的完整性和真實(shí)性，同時(shí)有助于提高檔案的利用效率，為了保證文書(shū)檔案的規(guī)范性，需要對(duì)其格式、編號(hào)、附件等做統(tǒng)一要求，將不太規(guī)范化的文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化處理，這樣能提高檔案的可查閱性。

2.2 努力做好電子歸檔工作

檔案資料實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代所面臨的，許多檔案資料是以電子版文檔、影視資料、圖片等形式存在的，所以為了提高檔案資料的可查閱性，需要讓電子資料和紙質(zhì)版資料有效銜接統(tǒng)一，通過(guò)歸檔處理實(shí)現(xiàn)電子檔案和文書(shū)檔案的一體化，這樣也有利于檔案的長(zhǎng)期保存[2]。

2.3 提高文書(shū)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)及水平

檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平是決定檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此需要加強(qiáng)對(duì)婦幼保健文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和應(yīng)用，需要對(duì)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料的收集、整理、保存、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯等，此外還有加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理知識(shí)及方法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，鼓勵(lì)相關(guān)管理人員在業(yè)余時(shí)間進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理能力，豐富檔案管理知識(shí)，能力提高自身的檔案管理技能，從而讓使檔案的質(zhì)量有所提高。相關(guān)單位也要定期進(jìn)行文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其現(xiàn)代辦公能力水平，要按照規(guī)章制度進(jìn)行統(tǒng)一的管理。要提高檔案管理人員的積極性，要通過(guò)選拔制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度的建立，讓其承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理工作，要勤監(jiān)督，促進(jìn)文書(shū)檔案工作的發(fā)展。

3.結(jié)語(yǔ)

婦幼保健文書(shū)檔案工作的重要性值得關(guān)注，其關(guān)系到婦幼保健工作的發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)未來(lái)婦幼保健工作的各項(xiàng)政策等的制度具有導(dǎo)向意義，所以面對(duì)當(dāng)前婦幼保健文書(shū)檔案管理工作中出現(xiàn)的文書(shū)檔案管理制度不完善、文書(shū)檔案的歸檔不夠完善、檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高的問(wèn)題，需要通過(guò)建立健全文書(shū)檔案管理制度，做好電子歸檔，提高文書(shū)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)及水平。只有這樣才能確保婦幼保健文書(shū)檔案的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王艷.淺議婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的缺陷及改進(jìn)對(duì)策[J].大家健康，2015（9）：172-173.

[2]葛成霞，張文春.淺議婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的缺陷及改進(jìn)對(duì)策[J].中國(guó)保健營(yíng)養(yǎng)，2015（9）：3493.