淺議婦幼保健文書檔案管理工作的思考

杜平

【摘要】婦幼保健文書檔案是較為重要的信息資源，在醫療機構文書檔案在婦幼保健工作中發揮著極其重要的作用。本研究就婦幼保健文書檔案管理工作中的問題進行了闡述，包括文書檔案管理制度不完善，文書檔案的歸檔不完善，進行檔案管理人員的職業素質及水平不高。所以就出現的問題提出了建議，即要做好婦幼保健文書檔案管理工作就必須完善文書檔案管理制度，對文書檔案進行歸檔，提高檔案管理人員的職業素質及業務水平。在婦幼保健文書檔案工作中具有參考價值。

【關鍵詞】婦幼保健文書檔案；管理工作；思考

前言：作為對單位工作的真實記錄的檔案是各項事業持續發展的重要依據，婦幼保健文書檔案關系到婦女及兒童的健康資料，也記錄了一個單位的發展歷程。但當前我國婦幼保健文書檔案工作依然存在問題，這嚴重影響到婦幼保健機構的發展，主要體現在收集不全面以及收集不規范，管理人員的職業素質較低，管理水平有待提高，因此有必要重視婦幼保健文書檔案管理工作。

1.婦幼保健文書檔案管理工作中出現的問題

1.1 文書檔案管理制度不完善

由于部分婦幼保健院檔案管理中由于管理制度的欠缺，使得檔案管理不成體系，所以使得婦幼保健文書檔案工作中各部門不能協調，特別是非檔案管理部門的人員將檔案管理只歸咎于檔案管理部門，認為檔案管理職能只能由檔案管理部門的人來完成，所以使得各個科室的檔案不能很完整的送至檔案管理部門，沒有主動進行該科室的檔案的歸檔和信息及各種數據的整理，所以檔案的信息及數據不全，由于檔案工作人員工作量大，且沒有協助的情況下，使得部分檔案的收集率降低，檔案管理人員的工作制度也不是很明確，沒有實行責任制，這使得婦幼保健文書檔案管理人員之間相互推脫的現象時有發生，這使得部分檔案在管理不慎的情況下丟失。由于制度的不完善使得該項檔案管理工作不能順利進行，對檔案的質量造成嚴重的影響 。

1.2 文書檔案的歸檔不夠完善

科學技術的發展推動各行各業的發展，隨著信息化時代的到來，網絡已經深入到各項工作中，其中在檔案的管理工作中的應用更為廣泛，婦幼保健文書檔案逐漸網絡化是時代發展所需，文書檔案實現網絡化的管理是提高檔案管理效率的途徑之一，但是在提高效率的同時也帶來一定的問題，其中婦幼保健文書檔案的立卷銜接出現不到位。當前，婦幼文書檔案的歸檔主要有三種類型，第一種是文字性資料，這些信息不方便查閱，同時隨著時間的推移會出現信息的丟失，第二種是通過硬盤存檔，這種方式沒有進行留底保存，所以容易出現信息的遺失，第三種是整理的網絡資料，但是這種方式下并沒有對原始資料進行保存，所以使得檔案材料不完整。在檔案管理的工作中要求檔案管理中的歸檔部門進行檔案的歸檔處理，進行整理、立卷，同時按照檔案員收集的檔案均是已經整理好的，但在實際的檔案管理工作中，檔案歸檔部門沒有進行細致的整理，而是對檔案資料進行了簡單的上交，整理工作卻由檔案員進行，這使得婦幼保健文書檔案工作效率低，且檔案員對婦幼保健工作不熟悉，所以使得檔案的數量和質量均不高，所以所保存的檔案資料不能反映婦幼保健工作的原貌，有時會影響到未來關于婦幼保健的各項政策的制定。

1.3 檔案管理人員的素質及業務水平不高

在實際的婦幼保健工作中是按照三級網絡進行的，在一些地區，婦幼保健文書檔案的原始資料是由當地的村級婦幼保健工作人員負責，由于這些工作人員的文化水平低，且進行檔案收集只是其兼職，沒有檔案收集意識，沒有進行過專業的文書檔案收集及管理的培訓，因此使得婦幼保健工作在立卷時就有資料欠缺，原則不符，要求和方法均不到位的問題。婦幼保健工作人員不能只專注于自身的工作，在工作中形成的第一手原始資料被隨手丟棄的現象時有發生，由于缺乏保存意識，原始資料的丟棄是資料整體缺少信息的重要原因。檔案管理人員的專業素質，文化水平還需提高，且婦幼保健院只重視醫療人員的專業素質和文化水平，沒有對檔案管理人員的素質和水平進行重視，且檔案管理人員的責任意識有待提高，其對檔案管理的業務水平較低，使得檔案的查閱困難，且有些數據的真實性有待證明，檔案的質量低嚴重影響檔案的使用。

2.對改進婦幼保健文書檔案管理工作的建議

2.1 完善文書檔案管理制度

鑒于婦幼保健文書檔案管理工作的重要性，需要完善檔案管理制度，通過制度的明確，讓各科室及檔案管理人員明確其工作任務，通過各項規章制度，讓各科室的人員先明確其本科室的檔案如何整理，然后讓其對其科室的資料進行完善和信息與資料的整理，然后通過統一上交由檔案管理部門進行歸檔，只有這樣才能讓檔案的信息更加全面，這樣有助于提高檔案管理人員的工作效率，極大的避免了重復勞動，有利于保障檔案信息的完整性和真實性，同時有助于提高檔案的利用效率，為了保證文書檔案的規范性，需要對其格式、編號、附件等做統一要求，將不太規范化的文書檔案進行規范化處理，這樣能提高檔案的可查閱性。

2.2 努力做好電子歸檔工作

檔案資料實現網絡化是檔案管理工作適應時代所面臨的，許多檔案資料是以電子版文檔、影視資料、圖片等形式存在的，所以為了提高檔案資料的可查閱性，需要讓電子資料和紙質版資料有效銜接統一，通過歸檔處理實現電子檔案和文書檔案的一體化，這樣也有利于檔案的長期保存[2]。

2.3 提高文書檔案人員的職業素養及水平

檔案工作人員的職業素養及業務水平是決定檔案工作質量的關鍵，因此需要加強對婦幼保健文書檔案管理人員的培訓工作，隨著計算機的發展和應用，需要對管理人員進行計算機的培訓，學會利用計算機進行資料的收集、整理、保存、檢索、統計、編輯等，此外還有加強檔案管理人員對檔案管理知識及方法的學習，增強其責任意識，鼓勵相關管理人員在業余時間進行相關專業知識的學習，提高檔案管理能力，豐富檔案管理知識，能力提高自身的檔案管理技能，從而讓使檔案的質量有所提高。相關單位也要定期進行文書檔案管理人員的培訓，提高其現代辦公能力水平，要按照規章制度進行統一的管理。要提高檔案管理人員的積極性，要通過選拔制度，獎勵制度的建立，讓其承擔起應有的責任。相關領導也要重視檔案管理工作，要勤監督，促進文書檔案工作的發展。

3.結語

婦幼保健文書檔案工作的重要性值得關注，其關系到婦幼保健工作的發展現狀，對未來婦幼保健工作的各項政策等的制度具有導向意義，所以面對當前婦幼保健文書檔案管理工作中出現的文書檔案管理制度不完善、文書檔案的歸檔不夠完善、檔案管理人員的素質及業務水平不高的問題，需要通過建立健全文書檔案管理制度，做好電子歸檔，提高文書檔案人員的職業素養及水平。只有這樣才能確保婦幼保健文書檔案的質量。

參考文獻

[1]王艷.淺議婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策[J].大家健康，2015（9）：172-173.

[2]葛成霞，張文春.淺議婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策[J].中國保健營養，2015（9）：3493.