學校辦公室精細化行政管理的策略探討

于晶

【摘要】在學校管理中，辦公室行政管理工作，是一項繁雜眾多并且責任重大的工作，若沒有做好平時的工作，不僅會加大工作量，而且還會干擾到學校辦公室的正常工作。而精細化管理則是辦公室行政管理的有效的途徑，其不僅能夠有效的提高管理的效率，還能降低學校辦公室的管理成本，所以，學校辦公室要想得到更好的健康穩定的發展，就一定要加強辦公室行政管理的精細化。

【關鍵詞】學校辦公室 精細化 行政管理

【中圖分類號】G641 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）29-0061-01

目前，在學校行政管理中，辦公室起著中介聯絡、上傳下達的作用，是連接學校、學院、學生三者關系的樞紐，關系到學校的發展和學生利益。學校制定的方針政策通過辦公室行政工作才能迅速傳達到學院，學院再傳達到每位學生耳中，但當前我國學校辦公室行政管理工作仍存在諸多問題，隨著國家教育政策的不斷改革，對學校行政管理工作有了新的要求。

一、培養高素質、高效率的辦公室人員隊伍

提高學校辦公室行政工作質量的前提，就是要培養一支高素質、高效率的辦公室人員隊伍高素質、高效率的辦公室人員必須具備全面的辦公室專業知識和豐富的辦公室行政工作經驗，政治素質過硬，責任感強，辦事效率高，同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻、甘當幕后英雄的精神。學校辦公室行政工作除了對專業理論水平的要求外，更多的需要經驗的積累和高度的責任感，對領導交代的事項要按時高質量完成，辦公室行政工作最忌諱懶懶散散，辦事拖拖拉拉，因為辦公室行政工作基本都是時限性比較強的行政工作，辦事效率太低就會誤事，有時為了搶時間經常會在業余時間加班加點，而學校辦公室人員一般都是陷于繁瑣的事務性行政工作之中，很少能靜下心來寫材料，特別是辦公室主任和秘書人員起草報告、領導講話稿以及宣傳稿等；對后勤服務行政工作，更是需要足夠的耐心和熱情的服務態度。社會在發展進步，高等學校的體制機制改革也在不斷深入，這就要求辦公室管理人員必須不斷加強學習，推進管理創新。只有這樣，才能跟上時代發展的步伐，與時俱進地開展各項工作。比如在崗位設置過程中，有的老師可能會認為開展定編定崗就是要實施“陽光工資”，還有的老師可能會認為崗位設置會阻礙教師的發展，這就要求經辦人員要及時了解相關的方針政策，吃透有關文件的精神，只有這樣，才有可能做出具有說服力的解釋。因此，作為高校的管理干部，必須樹立終身學習的理念。“在這個日新月異的社會里，高校的管理人員應該認識到學習能夠增強知識、提高技能、提高精神境界和培養人的創新思維。”

二、明確崗位職責，加強溝通

崗位職責不清，行政工作就會混亂。辦公室的行政工作本來就是很具體的事務性行政工作，是最不能亂了步調的。辦公室行政工作范圍內的崗位，主要有辦公室主任兼黨辦主任、信息主管、后勤主管、辦公室秘書、安保專責、接待專責、生活用電管理員等，辦公室崗位眾多，如果沒有明確的崗位職責，容易造成有的行政工作交叉重疊，有的崗位行政工作出現空白，只有確定了每個崗位的崗位職責，才能使辦公室行政工作面面俱到，做到既無重疊又無空白。但是，辦公室行政工作又是需要密切合作的行政工作，辦公室人員除了需要完成本崗位行政工作之外，還需要具有相互幫助、共同協作的精神。同時，還要加強溝通，溝通包括縱向溝通和橫向溝通縱向溝通，分為與上級的溝通和與下級部門的溝通。此外，學校辦公室人員之間也要相互溝通。就目前來說，溝通是有多種不同渠道的。暢通的溝通渠道是有效溝通順利進行的重要保障。隨著信息網絡技術的發展，溝通渠道日趨多樣化。因此，輔導員應該適應時代的發展，應用更廣泛的現代溝通渠道開展思想教育。現在，網絡溝通方式己經頗具規模。網絡溝通一般分為QQ、MsN、微信微博、博客等，這些溝通渠道都有實在的意義，彌補了其他溝通的一些缺陷。當然，溝通是雙向的，在學生可以看輔導員的博客的時候，輔導員也有必要多看看學生們的QQ空間，博客等，都是一種很好的溝通。輔導員如果能積極利用網絡渠道與學習進行溝通，那么師生的交流將會更加深入，輔導員能了解到平時不易掌握的學生情況，甚至能直面學生的內心。學生也能更加了解輔導員，從而得到輔導員的幫助和指導。

三、確保辦公室行政管理工作的規范運行

辦公室一般設置有辦公室主任、科研秘書、教學秘書、行政秘書、研究生秘書、工勤人員等。每一個管理崗位的工作要求和工作內容都不一樣，有些崗位還需要經過專業培訓或者一定時期的經驗積累才能勝任。比如，教學秘書需要精通教學教務的各項規章制度，要能夠熟練掌握和自如運用高校教務系統來開展教學管理工作，行政秘書需要熟悉資產購置與管理的各項規章制度，要能夠運用資產管理系統來及時辦理資產的購置、報賬、入賬、報廢等各項工作，而辦公室主任則需要有較強的組織領導和統籌協調能力，一方面要能夠充分調動辦公室人員的工作積極性，另一方面還要能夠督促各項管理工作的落實。可見，辦公室的工作就像一部汽車，需要有車輪、有發動機、有方向盤等，每一個部件的職能都是不一樣的，不能相互隨意替代或者對調，只有每一個部件準確到位了，這部汽車才能在馬路上行駛。因此，要對辦公室各個崗位的職責有一個明確和清晰的界定，合理劃分每一管理崗位的工作內容與職責范圍，這是保證辦公室管理工作順利運行的第一步。一部汽車要上路運行，必須遵行交通守則。辦公室的管理要做到有序運行，還要求辦公室人員自覺遵循辦公室管理工作的基本規范和工作流程。作為高校的管理人員，首先應當把“恪盡職守、守土有責”作為其工作的總要求，做到“在其位謀其政”。

四、結語

總而言之，精細化是學校辦公室整個管理的新方向，也是辦公室行政管理工作發展的新趨勢。精細化管理是必須要建立在常規的管理模式基礎之上，并且進一步深化，精細化管理能有效的將思想、理念以及作風等，落實到學校辦公室工作的各個環節中。辦公室行政的工作內容繁多且復雜，所以，要綜合思想認識、制度建設、標準化等多方面，必須要將辦公室行政管理工作精細化，這不僅能夠提升辦公室工作的效率，還能有效提升整個學校辦公室的科學化發展。

參考文獻：

[1]劉光林.關于高校黨政辦公室精細化管理的思考與建議[J].吉林廣播電視大學學報，2013，07：76-77

[2]龍鎮盛.實現辦公室行政精細化管理的分析[J].企業改革與管理，2015，02：15