高職院校檔案管理的狀況及對策分析

余鈿霞

摘要：檔案管理是高職院校日常管理中非常基礎性的工作，特別是隨著近年來高職院校的擴招，在校人數一直在高速增長，這對學校的檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。高職院校的檔案管理工作應該遵循為教學、學校的日常運營以及科研提供準確的信息服務的工作原則，對工作中出現的問題認真分析原因，并且制定出有針對性的措施。下文從筆者實際的工作經驗出發，對高職院校檔案管理工作的現狀進行了分析并且對其中的一些問題提出了自己的思考，希望對改善當前高職院校檔案管理工作的現狀有所幫助。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；現狀；對策

檔案是指的高職院校在日常的管理以及教學研究中形成的文字資料，完善檔案的管理對高職院校的工作總結以及科研成果的推廣具有非常重要的意義。過去因為多方面因素的限制，這方面的工作中還存在很多困難，從某種程度上來說這制約了高職院校的發展。21世紀的今天，隨著國內各項改革的推進，高職院校在國內教育體系中的地位也是在不斷提高，所以說我們更應該從完善檔案管理工作入手，從管理層面為高職院校營造一個良好的發展環境。

一、當前高校檔案管理工作的現狀

1、認識程度不夠，管理方法落后

長久以來，國內很多高職院校中的相關領導對檔案管理工作的認識存在一定的偏差，它們認為只要做好檔案的記錄與保管工作，檔案管理工作就是成功的。故此長期以來高職院校的管理重點都是以行政管理為先，檔案管理方面缺失必要的硬件設施的投入，所以檔案管理僅僅能夠發揮基本的查閱功能，根本沒有起到為學校長遠的決策提供有效參考的作用。此外一線的教職工對這部分工作也缺少正確的認識，不知道該通過何種方式去完善。

2、硬件設施條件較差

因為經費的限制，所以高職院校只能夠將有限的經費投入到教學研發工作之中，相比較來說對于檔案管理工作的投入相對較少。因此當前高職院校檔案管理工作方面的硬件設施條件比較落后，根本沒有辦法滿足現代檔案管理的需要。因為缺少專業的庫房、必要的光盤刻錄機以及掃描儀等設備，很多學校的檔案管理目前還停留在目錄級管理的階段，這無形之中增加了檔案篩選以及管理的難度。尤其是隨著網絡技術的發展，音頻以及視頻資料檔案在高職院校的檔案庫中也是在逐漸增多，但是硬件設施方面條件的缺失使得我們對于這部分資料卻根本沒有辦法做到有針對性的保存。

3、管理制度不完善，管理人員素質有待提高

當前很多高職院校的檔案管理工作尚未建立起完善的操作規范，檔案管理人員的工作隨意性較大，這也就增加了在工作中出現問題的概率。此外在很多高職院校之中從事檔案管理的工作人員絕大多數都沒有經過系統的學習，專業人士較少，只是經過了短期的培訓就走上了崗位，不僅缺少相關的理論知識，更缺少實際解決問題的能力。更重要的是認識不到這部分工作的重要意義，自然也就不知道該以何種態度來對待自己日常的工作。再者很多學校根本沒有設置專門的檔案管理人員，實際的工作中依靠的是其他崗位上人員的‘兼職，因為缺失專業的管理方法以及對這個崗位相對應的服務理念，所以這部分工作的質量很難保證其實際效果。

二、高職院校完善檔案管理工作的具體對策

1、轉變認識，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在高職院校總結工作現狀以及評估未來發展的工作中具有非常重要的意義，因此今后應該完善高職院校的檔案管理工作。要完善檔案管理工作，首先學校的相關領導以及各部門的負責人要轉變對于這部分工作的認識，提高對檔案管理工作的重視程度，將這部分工作常態化，納入學校日常管理工作的體系之中。這樣才能夠推動檔案管理工在推動教學改革方面的重要作用，相關領導以及參與到檔案管理中的工作人員要有這方面的意識，要善于從檔案管理工作中發現學校管理以及運營方面的問題。在這里需要強調的是，檔案應該如實的反映出學校以及學生的實際狀況，對于學生的檔案管理，要杜絕出現‘人人都是班干部的現象，對于老師以及學校的檔案管理，要著重體現‘雙師型教師隊伍的建設等與學校主體的可持續發展息息相關的內容。

2、完善相關人才的培養，促進檔案管理的信息化建設

對相關人員進行必要的技術培養，也能夠改變當前高職院校檔案管理工作的現狀，因為檔案管理工作存在一定的涉密性，所以說一定要注意培養相關人員的職業道德。培養他們的事業心以及責任心，讓他們在工作中能夠堅守底線、嚴守秘密。因此定期對他們組織思想政治教育是非常有必要的。此外還應該讓高校的檔案管理人員掌握一定的計算機、文字水平，要讓他們熟悉國內相關的法律政策。這就少不了在日常工作中對他們進行專業的技術指導，建立起完善的考核制度，將他們的表現與薪酬掛鉤，這樣也能夠激發他們的工作熱情。

從另一個方面來說，隨著計算機互聯網技術的應用，高校檔案管理工作也呈現出了信息化的趨勢。如果我們的工作還僅僅只是停留在對紙質檔案的管理上，那么真的很難滿足實際的工作需要。面對視頻以及音頻等形式的檔案逐漸增多的情況，對工作人員進行必要的技術培訓，也能夠從根本上完善高職院校檔案管理工作的信息化建設，提高工作水平，保證工作效果。因為有了人才作為保證，后期借助于互聯網完善檔案的網上查閱功能，才能夠有效的推進。

3、建立完善的管理制度

任何工作的完成都離不開制度的保證，對于高職院校檔案管理工作而言，制度的建立應該從以下幾個方面來進行。首先要堅持一切從實際出發的原則，保證制度的合理性、科學性以及實用性，這是后期開展工作的基礎。其次在制度之中要對各級領導以及相關員工的責任進行一個準確的界定，并且建立一定的約束機制，這樣才能夠讓相關人員真正將制度貫徹到日常的工作中。最后就是關于檔案的存放以及借閱這些細節方面制度的完善，正規的檔案室要有完善的消防設施，并且要有穩定的空調設備保持其空氣的濕度，這樣才能夠延長檔案的存放時間。對于視頻、音頻等虛擬檔案，要保證硬件設備的安全性，通過技術手段提高對于風險的防御等級。這部分內容也應該形成正式的文件。

總結：檔案管理是高職院校日常管理中非常重要的一部分工作，也能夠直接影響到學校的整體運營。雖然說在高職院校整體不斷進步的推動之下，檔案管理工作相比較過去有了很大的改觀，但是具體一些細節方面的工作還存在一定的問題。因此當前我們需要繼續完善好這部分工作，進而推動國內的高職院校不斷發展。上文根據筆者的經驗對此進行了總結，希望能夠對改善當前高職院校檔案管理工作的現狀有所幫助。

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