計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

李潔

摘 要：文章主要簡單的介紹了計算機信息技術(shù)和辦公自動化的相關(guān)內(nèi)容，分析計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的重要作用，探討計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的有效應(yīng)用，以滿足現(xiàn)代辦公自動化管理的需求，提高工作人員的辦公效率，優(yōu)化辦公資源配置，從而推動辦公自動化的可持續(xù)發(fā)展，減少企業(yè)成本，優(yōu)化企業(yè)管理制度，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：計算機信息處理；辦公自動化；有效應(yīng)用；辦公效率

二十一世紀是一個互聯(lián)網(wǎng)時代，計算機信息技術(shù)已經(jīng)成為人們生活中必不可少的一部分，并且滲入于社會的各行各業(yè)中。在全球一體化的背景下，企業(yè)單位需要處理的信息量越來越龐大，傳統(tǒng)的信息處理手段已無法滿足當下的需求，應(yīng)與時俱進，充分利用計算機信息處理技術(shù)，以提高企業(yè)單位的辦公效率。近年來，我國越來越重視信息化發(fā)展，計算機信息處理技術(shù)也被眾多企業(yè)單位所應(yīng)用，逐漸形成完善的現(xiàn)代化辦公自動化體系。計算機信息處理技術(shù)是辦公自動化中的重要工具，其能夠有效而迅速地處理大量信息，提升辦公協(xié)調(diào)能力，促進辦公效率的提高。

1 計算機信息技術(shù)和辦公自動化的相關(guān)內(nèi)容

所謂計算機信息技術(shù)，就是指通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來獲取信息，傳輸信息，并對信息進行處理和檢測，對信息進行科學的分析再加以利用。計算機信息技術(shù)既被稱之為信息和通信技術(shù)，又被叫作現(xiàn)代信息技術(shù)。有效的應(yīng)用計算機信息技術(shù)，有利于加強對信息的管理。辦公自動化以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)，其是一項新型的技術(shù)，包含了通信技術(shù)、計算機技術(shù)、行為科學等。所謂的辦公自動化就是指充分利用計算機信息技術(shù)，和現(xiàn)代計算機設(shè)備，來模擬生活中的人工工作，通過系統(tǒng)的設(shè)計來進行人機處理，以減少人工工作量，提高工作效率。

當前，計算機信息技術(shù)早已與人們的生活、工作密不可分，企業(yè)單位的辦公室中也少不了計算機等現(xiàn)代設(shè)備。其辦公系統(tǒng)也都充分利用了計算機信息處理技術(shù)，利用互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代化辦公設(shè)備，來完成相應(yīng)的工作。如今的辦公自動化中，硬件和軟件設(shè)備必不可少，而辦公人員和設(shè)備也缺一不可。

從上個世紀的七十年代中期開始，辦公自動化已經(jīng)試用于發(fā)達國家中，是一種迅速興起的辦公技術(shù)，綜合性比較強。而我國則是于八十年代末期開始重視辦公自動化的發(fā)展，最初僅僅是將其作為一些工作的輔助工具，而當計算機信息技術(shù)和數(shù)字化普及后，才真正發(fā)揮了辦公自動化的作用，保障了高效的辦公效率。

2 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的重要作用

計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中具有重要作用，必須予以高度重視。辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)化，可以滿足企業(yè)單位辦公中的各項業(yè)務(wù)要求，能夠增加員工之間的交流與溝通，通過實時交流來保障信息傳遞的速度和準確性。利用即時通信技術(shù)，可以實現(xiàn)信息資源的共享，開展高效的工作。計算機信息處理技術(shù)的有效應(yīng)用，有利于建立完善的辦公室內(nèi)部信息平臺，促進內(nèi)部信息交流，可加強自動化管理，優(yōu)化工作流程。

計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用效果可以體現(xiàn)在以下兩個方面：

首先，在辦公自動化管理中有效應(yīng)用計算機信息處理技術(shù)，有利于減少企業(yè)的辦公成本，提高企業(yè)的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化。這是因為，當計算機信息技術(shù)普及于企業(yè)辦公中時，能夠為企業(yè)減少很多不必要的環(huán)節(jié)，優(yōu)化資源配置，通過減少材料來降低企業(yè)成本。而且在辦公自動化管理中，許多曾需要多位員工才能完成的工作，現(xiàn)在只需要一個軟件或是一個系統(tǒng)便能高效完成，可減少不必要的資源消耗和浪費。

其次，計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用，除了能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)的交流之外，還能實現(xiàn)不同行業(yè)之間的合作和溝通。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，辦公區(qū)域再也不用局限于某一個地方，可供辦公的地方將越來越廣闊，起到了優(yōu)化辦公環(huán)境，提高員工工作積極性的作用。

3 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的有效應(yīng)用

3.1 利用無線網(wǎng)絡(luò)辦公

網(wǎng)絡(luò)早已經(jīng)成為辦公室中必不可少的一項技術(shù)，無線網(wǎng)絡(luò)Wi-fi的發(fā)展則為辦公帶來了更大的便利。無線網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，能夠擴大辦公區(qū)域和環(huán)境，人們可以不用再局限于一間小小的房間中進行封閉式的辦公，而是可以在家里、或者是咖啡店等一些有無線網(wǎng)絡(luò)的地方，如此一來就不會因為辦公環(huán)境而影響到員工的工作。尤其利于一些因為身體原因或是其他因素而無法在辦公室里辦公的員工，其可以直接在家里或是方便的地方來處理相關(guān)工作。而且無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，能夠讓員工兼顧自己的生活和工作，有利于激發(fā)員工的工作熱情，使其感受到工作的愉快感，從而全身心地投入到工作中。例如，當辦公室需要整修或是有其他用途的時候，則可以組織員工前往其他有無線網(wǎng)絡(luò)的地方辦公，以避免影響工作效率。

3.2 圖文、視頻技術(shù)的應(yīng)用

在辦公自動化中應(yīng)用計算機信息處理技術(shù)，有利于加強圖文制作工作。圖文制作是計算機技術(shù)應(yīng)用中較為常見的一種，其可以通過幻燈片等格式來對相關(guān)圖文信息進行有效的處理，即目前辦公常用的office軟件，如Word、PPT、Excel等。利用這些計算機軟件，可以高效地處理辦公中所需要的各類信息。

另外，在互聯(lián)網(wǎng)直播流行的今天，視頻技術(shù)也顯得尤為重要。無論是通過視頻剪輯來制作企業(yè)宣傳篇，還是利用視頻來進行線上會議等，都充分應(yīng)用了視頻技術(shù)。對于一些影視后期制作、直播等公司來說，視頻技術(shù)的應(yīng)用更是不可少。通過一個小小的攝像頭，就能將自己的想法或是決策者的要求表達出來，可跨省、跨國的進行交流和溝通，為企業(yè)辦公帶來了便捷。如今，無線視頻技術(shù)也在不斷地發(fā)展中，其應(yīng)用將會進一步推動辦公自動化的發(fā)展。

3.3 靈活的辦公程序，實現(xiàn)智能化辦公

計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，將簡化傳統(tǒng)的辦公程序，讓辦公流程變得更靈活。以往人們在信息的傳遞過程中通常是以紙質(zhì)為載體，而如今計算機互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，讓信息的形式更為多樣化，其不再只是紙質(zhì)上的文字，還可以是視頻、圖片、聲音等，使得信息的傳遞更為清晰。另外，電子信息數(shù)據(jù)的儲存也比紙質(zhì)信息的儲存要更為方便，其所占的內(nèi)存比較小，所需的物理空間也僅僅只是一個數(shù)據(jù)硬盤，大大提高了辦公自動化的水平。

在計算機信息技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，智能化辦公進程也逐漸加快，這就促使眾多企業(yè)開始關(guān)注自身的辦公系統(tǒng)，建立建全的智能服務(wù)平臺，以減少辦公成本，促進工作人員效率的提高。比如說，當下微信公眾號和小程序的廣泛應(yīng)用，利用此項技術(shù)能夠為部分客戶提供智能化的服務(wù)，減少了人員成本。

辦公自動化是計算機信息技術(shù)發(fā)展下的必然趨勢，是現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)時代下的必然要求。充分發(fā)揮計算機信息技術(shù)在辦公自動化中的作用，有利于高效而安全地處理辦公信息，便于信息之間的傳輸與交流。隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化體系也將愈加完善，可大大提高辦公效率。計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，對企業(yè)單位的管理和業(yè)務(wù)都有著一定的影響，促使企業(yè)制度進一步合理化。總而言之，計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用將得到更好的體現(xiàn)。

參考文獻

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