對(duì)醫(yī)院藥品盤存差異內(nèi)部控制的研究與思考

韓迎春　賴曉維

摘要：由于醫(yī)院藥房藥品種類繁多，批次各異，且門診發(fā)藥工作量大，使得藥房管理出現(xiàn)漏洞。因此有必要就藥品誤差原因進(jìn)行多方位分析，并對(duì)某些無(wú)法查明原因的經(jīng)常性盤點(diǎn)誤差藥品進(jìn)行系統(tǒng)跟蹤調(diào)查，同時(shí)提出更合理的管控措施，對(duì)于流程存在不合理不規(guī)范的操作，制定相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院藥品 盤存差異 內(nèi)部控制

藥品是醫(yī)院的重要資產(chǎn)，占醫(yī)院流動(dòng)資產(chǎn)比重很大，這部分資金管理工作的成效直接關(guān)系到醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。然而藥品種類繁多，批次各異，規(guī)格型號(hào)眾多，流動(dòng)性極強(qiáng)，使得藥房管理易出現(xiàn)漏洞，這也給藥品的管理提出了一個(gè)難題。為了了解現(xiàn)有的庫(kù)存實(shí)際情況，保證藥房提供的財(cái)務(wù)報(bào)表完整性、可靠性、準(zhǔn)確性，檢驗(yàn)相關(guān)人員對(duì)藥品管理各項(xiàng)工作的落實(shí)和執(zhí)行情況，督促藥房人員對(duì)藥品管理的自我總結(jié)。因此，加強(qiáng)藥品的進(jìn)銷存的管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的重點(diǎn)，是保證醫(yī)院賬實(shí)相符的重要前提。本文依據(jù)實(shí)際盤點(diǎn)情況，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，并提出一些建議。

一、盤點(diǎn)情況

門診藥房每月月底對(duì)藥房進(jìn)行一次全面盤檢，盤點(diǎn)時(shí)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)人員數(shù)量，采取兩人一組，一人依次清點(diǎn)藥柜藥品數(shù)量，一人根據(jù)藥房庫(kù)存清單進(jìn)行記錄。盤點(diǎn)完后，將盤存差異錄入電腦系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員每季度末對(duì)藥房進(jìn)行抽盤，年中年末財(cái)務(wù)人員跟蹤監(jiān)察藥房人員進(jìn)行一次全盤。

二、盤點(diǎn)情況分析

在監(jiān)盤中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題較多，實(shí)際盤存差異情況未如報(bào)表反映情況般樂(lè)觀。本文對(duì)具體差異原因做了如下幾點(diǎn)分析。

（一）由于藥品本身特點(diǎn)，易導(dǎo)致人為差錯(cuò)

①相似藥品差錯(cuò)，如廠家不同，注射用還原型谷胱甘肽，有上海及重慶2家廠家生產(chǎn)；維生素K1針和維生素K1注射液廠家不同。②破損、字跡不清。維生素C針、維生素C注射液包裝簡(jiǎn)單且極其相似，用量大，很多字跡不清，容易混淆。③散包裝，容易錯(cuò)數(shù)、丟失。散包裝藥品主要是片劑，人工數(shù)錯(cuò)、掉落等都可能導(dǎo)致藥品數(shù)量差錯(cuò)。

（二）盤點(diǎn)時(shí)間段、錯(cuò)盤等造成的誤差

在盤存過(guò)程中不能做到絕對(duì)的靜態(tài)盤存，急診和門診的庫(kù)存不能分開(kāi)管理。盤點(diǎn)一般在下班期間進(jìn)行，但是由于門診窗口關(guān)閉后，急診窗口依然在進(jìn)行發(fā)藥處理，給盤點(diǎn)工作造成困難，因此盤點(diǎn)存在一定誤差。如有病人未取藥，未退款情況存在，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行處理，導(dǎo)致長(zhǎng)期遺留藥品，這也導(dǎo)致了藥品盤存誤差的增大。

（三）系統(tǒng)誤差

藥房工作人員普遍反映醫(yī)院使用的HIS軟件，其他醫(yī)院也出現(xiàn)盤存時(shí)多的藥品越來(lái)越多，少的藥品也越來(lái)越少，一旦在系統(tǒng)進(jìn)行盤存處理，第二個(gè)月盤存時(shí)就會(huì)出現(xiàn)相反現(xiàn)象，懷疑軟件存在瑕疵，希望信息科人員配合，消除疑慮。另一方面，系統(tǒng)在進(jìn)行除數(shù)時(shí)，會(huì)保留三位小數(shù)，而結(jié)果為兩位小數(shù)，也會(huì)出現(xiàn)微小差異。

（四）借藥換藥情況依然未杜絕

雖然醫(yī)院歷來(lái)規(guī)定不得借藥，但依然有醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行違規(guī)操作，因此出現(xiàn)醫(yī)院職工借藥或換藥的情況。部分醫(yī)生借藥后，未及時(shí)歸還，存在較大漏洞和管理風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致藥品實(shí)存數(shù)與賬面數(shù)存在差異。

（五）各藥房之間藥品盤存互存差異時(shí)，有相互調(diào)劑情況

為了減少盤存差異，門診藥房將多余（或缺少）藥品與其他藥房缺少（或多余）的同類藥品進(jìn)行調(diào)節(jié)。各類藥房之間的調(diào)劑，在一定程度上能夠減小盤存差異，使藥品盤存情況在賬面上較為“體面”。但這類調(diào)劑并不能從源頭上解決問(wèn)題，甚至導(dǎo)致藥品出入更加混亂，管理監(jiān)控難度加大。

（六）藥品管理依然存在漏洞，沒(méi)有建立相應(yīng)的問(wèn)責(zé)制度，責(zé)任不明確

對(duì)于藥品盤存差異，沒(méi)有實(shí)行個(gè)人問(wèn)責(zé)制度，藥品盤盈或盤虧的責(zé)任無(wú)法落實(shí)到個(gè)人，因此盤點(diǎn)差異與個(gè)人相關(guān)度較低，從而不能引起藥房人員對(duì)盤存差異的足夠重視，藥品盈缺、發(fā)錯(cuò)、漏發(fā)也基本歸咎于部門領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致藥品監(jiān)管不利的現(xiàn)象。

三、改進(jìn)建議

（一）管理人員引起重視，協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門間的工作配合

要做好醫(yī)院藥品的管理工作，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起高度重視，有利于藥品的監(jiān)管，并引起相關(guān)科室注意。另外，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)部門的協(xié)作與配合也是非常必要的，尤其是醫(yī)院藥劑科、信息科和財(cái)務(wù)科三個(gè)部門之間的通力合作最為重要，同時(shí)也需要醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部的配合和臨床科室的支持。

（二）嚴(yán)格控制借藥、換藥、退藥現(xiàn)象

對(duì)于盤存藥品互相調(diào)劑的行為及相互借藥行為，需辦理藥品調(diào)撥手續(xù)，不得隨意借藥、換藥。應(yīng)當(dāng)開(kāi)具藥品調(diào)撥單，雙方簽字確認(rèn)，定期交財(cái)務(wù)審核、入賬。對(duì)于強(qiáng)行借藥、退換藥情況，及時(shí)匯報(bào)科室領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)匯報(bào)職能部門。

（三）將個(gè)人借藥情況，納入個(gè)人績(jī)效考核范圍

如發(fā)現(xiàn)有個(gè)人借藥情況，應(yīng)將其納入個(gè)人考核制度，與個(gè)人績(jī)效考核分掛鉤。按照借藥數(shù)量和次數(shù)，對(duì)于藥房借藥相關(guān)人員與借藥醫(yī)護(hù)人員按比例進(jìn)行月度考核扣款，與獎(jiǎng)金掛鉤，從而杜絕此類情況再度發(fā)生，防止醫(yī)保漏洞。

（四）要求信息科積極配合，加強(qiáng)軟件管理，防止軟件漏洞

信息科積極配合藥房人員工作，對(duì)于藥房人員提出的某些藥品差錯(cuò)，積極跟進(jìn)，對(duì)于單個(gè)藥品進(jìn)行流程跟蹤，必要時(shí)進(jìn)行書(shū)面報(bào)告，消除疑慮。同時(shí)也能加強(qiáng)相關(guān)部門之間的協(xié)作，能有效防止各部門互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象。

（五）對(duì)于易混淆的藥物進(jìn)行羅列，引起注意

藥房人員對(duì)于經(jīng)常容易出現(xiàn)發(fā)藥差錯(cuò)或易出現(xiàn)盤存差異的藥品，根據(jù)情況召開(kāi)臨時(shí)或定期會(huì)議，實(shí)時(shí)跟蹤藥品進(jìn)出情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的漏洞，總結(jié)心得體會(huì)。對(duì)于易混淆藥品及時(shí)羅列，引起注意，避免錯(cuò)誤。

（六）建立個(gè)人問(wèn)責(zé)制度，減少事不關(guān)己現(xiàn)象

相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹(shù)立藥品管理體制改革的決心和加快改革進(jìn)程。實(shí)行藥品專人“認(rèn)領(lǐng)”管理制度，每人分別負(fù)責(zé)指定藥品，對(duì)于庫(kù)存情況實(shí)時(shí)監(jiān)管，做到心中有數(shù)。個(gè)人對(duì)于自己負(fù)責(zé)的藥品及時(shí)找出差異及原因，減少事不關(guān)己、盤點(diǎn)流于形式的現(xiàn)象。

（七）從軟件方面進(jìn)行提升，減少盤庫(kù)時(shí)點(diǎn)導(dǎo)致的差異

醫(yī)生出具處方后，系統(tǒng)不直接減少藥房藥品庫(kù)存量，待收費(fèi)完成后，藥品庫(kù)存量根據(jù)開(kāi)單藥品量相應(yīng)減少。此時(shí)，藥房開(kāi)始備藥，患者憑發(fā)票取藥，發(fā)藥后，藥房發(fā)藥人員點(diǎn)擊驗(yàn)收后，發(fā)藥完成。這將會(huì)導(dǎo)致某些藥品未發(fā)出、而庫(kù)存已減少的現(xiàn)象，這就需要對(duì)軟件進(jìn)行提升，從軟件方面提高內(nèi)部控制管理，減少系統(tǒng)漏洞，增加庫(kù)存準(zhǔn)確性。

（八）增強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)行“走出去”的策略。讓員工多多學(xué)習(xí)新型醫(yī)院管理體制，吸取其他醫(yī)院或相關(guān)部門的經(jīng)驗(yàn)，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。醫(yī)院內(nèi)部可定期組織崗位培訓(xùn)、業(yè)務(wù)能力競(jìng)賽等。此舉可提高員工積極性和自我價(jià)值意識(shí)，從而能更好地管理醫(yī)院資產(chǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁進(jìn)，季波，石磊等.在住院藥房推行ISO9001質(zhì)量管理體系的體會(huì)[J].中國(guó)藥房，2004（23）.

[2]王淑燕，陳海波，顧春玲.門診藥房藥品盤點(diǎn)誤差分析及對(duì)策[J].新疆醫(yī)學(xué)，2009（39）.

[3]單占奎.關(guān)于流動(dòng)資產(chǎn)盤點(diǎn)結(jié)果會(huì)計(jì)處理的思考[J].中國(guó)管理信息化，2006（9）.

（作者單位：寧波市北侖區(qū)人民醫(yī)院）