數字檔案管理中存在的問題與對策分析

崔廣花

【摘要】近年來，我國的科學技術在不斷的發展，可以說達到了前所未有的新高度，與此同時，相關行業傳統運行模式也在不斷的發生改變，檔案的管理就是其中重要的一項內容。對于檔案的管理，傳統的方式是對紙質檔案的管理，隨著科學技術的運用，數字檔案管理成為現在管理的新方式，相比原有的傳統檔案管理方式，數字檔案有著極大的優點，例如高效性和精確性，但是，實踐中，這種管理還是存在一些問題的，因此，本文作者針對當前的這些問題提出了自己的見解和相應的對策，以期為實踐中提高數字檔案管理質量作出一定的理論貢獻。

【關鍵詞】數字檔案 管理問題 對策分析

數字檔案的管理依賴于當前的科學技術，這項技術區別于傳統的檔案管理手段，是將計算機科學技術和信息管理理論融為一體，形成了數字檔案管理的初步策略，這樣的做法一方面可以使數字檔案的查找和使用更加便利，同時還能夠做到高效率服務使用者。但是，數字檔案在管理過程中也會存在如管理混亂和管理質量不足等缺點，這些問題會給數字檔案的管理帶來不小的問題，因此，本文作者針對現在數字檔案的管理和發展過程中存在的一些缺點和弊端，給出了相應的管理措施。

一、分析數字檔案管理存在問題

（一）數字檔案管理混亂

數字檔案的管理，主要是運用計算機科學技術進行的檔案管理，最早是起源于西方的發達國家，因此，對于我國的大部分單位來說，數字檔案的管理還停留于初級階段，其制度不夠完善，所以實踐中有很多單位在電子檔案使用之后不沒有及時歸檔，隨處放置檔案，這樣非常容易導致檔案的丟失。對于一般人來說，他們都認為電子資料的價值比不上傳統的由電子資料印制成的成紙質檔案，所以，有很多的電子資料被忽視而沒有保存下來。由于當前科技的發展，數字化檔案的建立也隨之不斷的發展，因此，很多單位逐漸增加了對數字檔案的重視，開始將電子資料信息進行了保存，但是由于缺少一個安全和完整的管理系統，因此，很多數字檔案也僅僅是以表面的形式保存了下來，而并沒有重視數字檔案的內容的重要性和真實性，而數字檔案中的內容才是檔案的真正價值所在，片面的流于形式的管理，是當前數字檔案管理混亂的重要表現。如何規范數字檔案的管理，使原本混亂的管理模式走向正規是非常必要的。

（二）數字檔案的安全存在問題

科學技術的發展和網絡的普及，一方面給人們的生活帶來了巨大的便利，但是其中的安全隱患問題也是不容忽視的。當前，我國的計算機網絡系統存在的安全隱患正在接受這前所未有的挑戰。當前，在所有建立的局域網中，有將近百分之二十的局域網在建立之中會由于黑客或者病毒的侵入而丟失大量的數字資料和重要信息，隨著運行時間的延長，沒有受到病毒感染的局域網則十分難找。數字檔案中包含的信息和資料一般都是企業單位的秘密或者是個人的信息，一旦受到病毒和黑客的侵入，損失將不計其數，而當前的計算機網絡系統即便設置了防火墻，也很難抵擋住各種各樣復雜的病毒和黑客中的高手。所以，當前數字檔案的安全性必須引起重視。

（三）檔案管理工作觀念意識落后

傳統的檔案管理是對紙質檔案的管理，管理工作人員只是為了管理而管理，并沒有意識到檔案的重要性，因此，很多的工作人員的管理觀念意識比較落后，而且工作的模式也沒有創新、墨守成規，管理觀念還很陳舊，這在很大程度上限制了檔案管理工作的進步。檔案管理工作者缺乏對于數字檔案價值的認識，在管理方面欠缺有效手段。究其根本，是因為管理人員拘泥于傳統檔案的管理觀念，意識不到數字檔案的重要性。例如，有些聲音、圖像的檔案信息和數據由于缺乏妥善保管，實踐中僅僅是將其放置到個人手中，因此，檔案便失去了規范的保存和整理，很重要的信息因此而丟失。有些珍貴的資料一旦失去就不會再有了，所以，管理人員管理觀念的落后對于數字檔案的管理和保存非常不利。

二、探究數字檔案管理措施

（二）建立健全數字檔案管理規章制度

對數字檔案進行有效管理將會對信息資料的保存起到關鍵作用，實踐中對于數字檔案的管理方式有很多種，其中一項非常重要的管理方式就是建立健全計算機和網絡系統的有關規章制度，這樣的方法會很好的保證檔案信息資料的安全的永久性。這樣的方法，如加強對于網絡以及服務器的管理規范，制定數字檔案管理機構內部網絡系統的防盜管理制度。另外還有對于數字檔案數據資料的安全保存管理規范。按照檔案資料的安全登記和保密程度的差異， 必須具體問題具體分析，按照問題的分類來制定具體的管理制度。不但如此，還要提醒用戶重視規范客戶端的操作行為，合理配置客戶端的安全規范。

（三）注意保障數字檔案管理的安全問題

為了保障數字檔案管理的安全，有效的措施如建立網絡安全防火墻，這是一個在網絡中執行訪問控制策略的安全維護系統， 它是由硬件和軟件統一的， 它可以有效的防止用戶個人網絡遭受到不良黑客或者是病毒的侵襲，還能夠將不良信息自動過濾，真正的提高數字檔案管理的安全性。另外一個保證數字檔案安全的手段是密碼技術，這種技術可以說是網絡安全技術的核心內容， 它可以有效的提高數據資料的安全，還能夠避免重要資料被惡意破解，使用加密技術之后，重要的信息即使被盜走，也會是亂碼型數據， 可以最大程度上保證數據的而安全。除此之外，還有一個方法就是對入侵者的監測和識別，這主要是針對惡意侵犯計算機資源的不法行為及時進行監測和識別的過程，它不但會監測外部的入侵行為，還能夠對內部未經過授權的使用者的行為進行監測。一旦發現侵入者有不良行為時，系統會立刻發出警報，然后記錄侵入者的信息或者中斷入侵者與系統的連接等。

（四）提高檔案管理人員素質

檔案管理工作人員的自身素質較低、專業能力不足是數字檔案管理中存在的問題，對此，要重視提高檔案管理人員的自身素質和信息化技能，對檔案管理人員定期培訓，提高其對于數字檔案管理的意識，還要不斷更新知識結構，提高專業能力以及業務水平。另外，還要嚴格限制管理人才的選用，選擇優秀的人才，使其能夠最快最好的完成數字檔案管理工作。

三、結語

數字檔案管理作為一種新的檔案管理方式，是剛剛興起的新的管理方式，當前，管理人員對于數字化檔案的重視不足，其本身素質和業務能力也有待提高。另外，數字檔案的管理也存在很多安全性問題，以及數字檔案管理的混亂局面等問題，迫使相關的單位找到加強數字檔案管理的有效措施，對此，作者給出了自己的看法和觀點，以期為實踐中提高管理安全作出理論貢獻。