數(shù)字檔案管理中存在的問題與對策分析

崔廣花

【摘要】近年來，我國的科學(xué)技術(shù)在不斷的發(fā)展，可以說達到了前所未有的新高度，與此同時，相關(guān)行業(yè)傳統(tǒng)運行模式也在不斷的發(fā)生改變，檔案的管理就是其中重要的一項內(nèi)容。對于檔案的管理，傳統(tǒng)的方式是對紙質(zhì)檔案的管理，隨著科學(xué)技術(shù)的運用，數(shù)字檔案管理成為現(xiàn)在管理的新方式，相比原有的傳統(tǒng)檔案管理方式，數(shù)字檔案有著極大的優(yōu)點，例如高效性和精確性，但是，實踐中，這種管理還是存在一些問題的，因此，本文作者針對當(dāng)前的這些問題提出了自己的見解和相應(yīng)的對策，以期為實踐中提高數(shù)字檔案管理質(zhì)量作出一定的理論貢獻。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案 管理問題 對策分析

數(shù)字檔案的管理依賴于當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)，這項技術(shù)區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理手段，是將計算機科學(xué)技術(shù)和信息管理理論融為一體，形成了數(shù)字檔案管理的初步策略，這樣的做法一方面可以使數(shù)字檔案的查找和使用更加便利，同時還能夠做到高效率服務(wù)使用者。但是，數(shù)字檔案在管理過程中也會存在如管理混亂和管理質(zhì)量不足等缺點，這些問題會給數(shù)字檔案的管理帶來不小的問題，因此，本文作者針對現(xiàn)在數(shù)字檔案的管理和發(fā)展過程中存在的一些缺點和弊端，給出了相應(yīng)的管理措施。

一、分析數(shù)字檔案管理存在問題

（一）數(shù)字檔案管理混亂

數(shù)字檔案的管理，主要是運用計算機科學(xué)技術(shù)進行的檔案管理，最早是起源于西方的發(fā)達國家，因此，對于我國的大部分單位來說，數(shù)字檔案的管理還停留于初級階段，其制度不夠完善，所以實踐中有很多單位在電子檔案使用之后不沒有及時歸檔，隨處放置檔案，這樣非常容易導(dǎo)致檔案的丟失。對于一般人來說，他們都認為電子資料的價值比不上傳統(tǒng)的由電子資料印制成的成紙質(zhì)檔案，所以，有很多的電子資料被忽視而沒有保存下來。由于當(dāng)前科技的發(fā)展，數(shù)字化檔案的建立也隨之不斷的發(fā)展，因此，很多單位逐漸增加了對數(shù)字檔案的重視，開始將電子資料信息進行了保存，但是由于缺少一個安全和完整的管理系統(tǒng)，因此，很多數(shù)字檔案也僅僅是以表面的形式保存了下來，而并沒有重視數(shù)字檔案的內(nèi)容的重要性和真實性，而數(shù)字檔案中的內(nèi)容才是檔案的真正價值所在，片面的流于形式的管理，是當(dāng)前數(shù)字檔案管理混亂的重要表現(xiàn)。如何規(guī)范數(shù)字檔案的管理，使原本混亂的管理模式走向正規(guī)是非常必要的。

（二）數(shù)字檔案的安全存在問題

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，一方面給人們的生活帶來了巨大的便利，但是其中的安全隱患問題也是不容忽視的。當(dāng)前，我國的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在的安全隱患正在接受這前所未有的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，在所有建立的局域網(wǎng)中，有將近百分之二十的局域網(wǎng)在建立之中會由于黑客或者病毒的侵入而丟失大量的數(shù)字資料和重要信息，隨著運行時間的延長，沒有受到病毒感染的局域網(wǎng)則十分難找。數(shù)字檔案中包含的信息和資料一般都是企業(yè)單位的秘密或者是個人的信息，一旦受到病毒和黑客的侵入，損失將不計其數(shù)，而當(dāng)前的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)即便設(shè)置了防火墻，也很難抵擋住各種各樣復(fù)雜的病毒和黑客中的高手。所以，當(dāng)前數(shù)字檔案的安全性必須引起重視。

（三）檔案管理工作觀念意識落后

傳統(tǒng)的檔案管理是對紙質(zhì)檔案的管理，管理工作人員只是為了管理而管理，并沒有意識到檔案的重要性，因此，很多的工作人員的管理觀念意識比較落后，而且工作的模式也沒有創(chuàng)新、墨守成規(guī)，管理觀念還很陳舊，這在很大程度上限制了檔案管理工作的進步。檔案管理工作者缺乏對于數(shù)字檔案價值的認識，在管理方面欠缺有效手段。究其根本，是因為管理人員拘泥于傳統(tǒng)檔案的管理觀念，意識不到數(shù)字檔案的重要性。例如，有些聲音、圖像的檔案信息和數(shù)據(jù)由于缺乏妥善保管，實踐中僅僅是將其放置到個人手中，因此，檔案便失去了規(guī)范的保存和整理，很重要的信息因此而丟失。有些珍貴的資料一旦失去就不會再有了，所以，管理人員管理觀念的落后對于數(shù)字檔案的管理和保存非常不利。

二、探究數(shù)字檔案管理措施

（二）建立健全數(shù)字檔案管理規(guī)章制度

對數(shù)字檔案進行有效管理將會對信息資料的保存起到關(guān)鍵作用，實踐中對于數(shù)字檔案的管理方式有很多種，其中一項非常重要的管理方式就是建立健全計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有關(guān)規(guī)章制度，這樣的方法會很好的保證檔案信息資料的安全的永久性。這樣的方法，如加強對于網(wǎng)絡(luò)以及服務(wù)器的管理規(guī)范，制定數(shù)字檔案管理機構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的防盜管理制度。另外還有對于數(shù)字檔案數(shù)據(jù)資料的安全保存管理規(guī)范。按照檔案資料的安全登記和保密程度的差異， 必須具體問題具體分析，按照問題的分類來制定具體的管理制度。不但如此，還要提醒用戶重視規(guī)范客戶端的操作行為，合理配置客戶端的安全規(guī)范。

（三）注意保障數(shù)字檔案管理的安全問題

為了保障數(shù)字檔案管理的安全，有效的措施如建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，這是一個在網(wǎng)絡(luò)中執(zhí)行訪問控制策略的安全維護系統(tǒng)， 它是由硬件和軟件統(tǒng)一的， 它可以有效的防止用戶個人網(wǎng)絡(luò)遭受到不良黑客或者是病毒的侵襲，還能夠?qū)⒉涣夹畔⒆詣舆^濾，真正的提高數(shù)字檔案管理的安全性。另外一個保證數(shù)字檔案安全的手段是密碼技術(shù)，這種技術(shù)可以說是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的核心內(nèi)容， 它可以有效的提高數(shù)據(jù)資料的安全，還能夠避免重要資料被惡意破解，使用加密技術(shù)之后，重要的信息即使被盜走，也會是亂碼型數(shù)據(jù)， 可以最大程度上保證數(shù)據(jù)的而安全。除此之外，還有一個方法就是對入侵者的監(jiān)測和識別，這主要是針對惡意侵犯計算機資源的不法行為及時進行監(jiān)測和識別的過程，它不但會監(jiān)測外部的入侵行為，還能夠?qū)?nèi)部未經(jīng)過授權(quán)的使用者的行為進行監(jiān)測。一旦發(fā)現(xiàn)侵入者有不良行為時，系統(tǒng)會立刻發(fā)出警報，然后記錄侵入者的信息或者中斷入侵者與系統(tǒng)的連接等。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作人員的自身素質(zhì)較低、專業(yè)能力不足是數(shù)字檔案管理中存在的問題，對此，要重視提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和信息化技能，對檔案管理人員定期培訓(xùn)，提高其對于數(shù)字檔案管理的意識，還要不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)能力以及業(yè)務(wù)水平。另外，還要嚴格限制管理人才的選用，選擇優(yōu)秀的人才，使其能夠最快最好的完成數(shù)字檔案管理工作。

三、結(jié)語

數(shù)字檔案管理作為一種新的檔案管理方式，是剛剛興起的新的管理方式，當(dāng)前，管理人員對于數(shù)字化檔案的重視不足，其本身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力也有待提高。另外，數(shù)字檔案的管理也存在很多安全性問題，以及數(shù)字檔案管理的混亂局面等問題，迫使相關(guān)的單位找到加強數(shù)字檔案管理的有效措施，對此，作者給出了自己的看法和觀點，以期為實踐中提高管理安全作出理論貢獻。