基于WSR方法論的檔案管理發展對策研究

王艷玲

（河海大學企業管理學院，江蘇 常州 213001）

[摘 要] 基于物理一事理一人理的研究方法論，即WSR方法論，是一種融合了中西方思想的系統工程研究方法。文章分析了我國檔案管理發展現狀，將WSR方法論應用于檔案管理中，從檔案管理活動的"物理、事理、人理"三方面出發進行分解和剖析，強化對檔案管理工作的認識，并提出指導性的檔案管理發展對策，旨在促進我國檔案管理的效率和質量提升。

[關鍵詞] WSR方法論；檔案管理；發展策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 058

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0125- 03

1 WSR方法論簡介

“物理—事理—人理方法論”即WSR系統方法論是由我國著名系統科學專家顧基發教授和朱志昌博士于1994年提出的系統工程研究方法。其中，物理是構成系統的客觀存在，是系統所面臨的自然環境、物質運動、技術等客觀規律；事理是基于現實世界的概念規律，是基于人的作用而產生的事物，用于進一步指導人類認識世界、進行實踐活動，包括人認識事物的角度、辦事的方法手段、組織關系等；人理則涉及系統中人之間的關系及其變化過程，學會運用人理可充分發揮人的創造力和思維能力，協調好人與人間的關系，幫助提高系統運作效率。

WSR中的物理、事理、人理三者間存在著非線性的復雜關系。通過物、事、人三維度來分析和實施系統活動，有利于系統達到一個高效率點，實現系統結構化、有序化和規范化，從而提高系統的運作效率和運作質量。

2 我國檔案管理發展現狀

2.1 工作定位與相關人員認識不到位

組織檔案管理的現代化建設應該是“一把手”工程。然而，目前很多組織的領導尚未明確自己的地位，導致現代化檔案管理發展進程方向不明確。其次，大多數檔案管理人員對“現代化”的認識出現偏差，現代化檔案管理系統的建設并非簡單的引進計算機硬軟件設備，在這個系統中人與計算機均有分工，人占據了主導作用并完成重要的管理與決策工作。然而，大多檔案管理人員卻過分依賴于機器系統而忽視自己的主導作用、忽視基本的檔案管理人員素質要求。同時，部分基層檔案管理人員由于長期從事傳統檔案管理工作，不能勝任現代化的檔案管理，并且常對現代化檔案管理工作培訓產生抵觸心態，從而對檔案管理現代化進程產生阻礙。

2.2 檔案管理人員工作素質不高

現代化檔案管理工作對相關管理人員的素質要求較高，管理人員應熟知檔案管理的相關工作要求、具備管理協調能力和基本職業道德素養，同時應掌握相關計算機及網絡知識。然而，目前大多數企業和單位的這類人才相對稀缺，人員培訓意識也不夠高，導致整體檔案管理人員的素質水平不高，使得先進的設備無法發揮實際價值。

2.3 檔案數據輸入質量有待提高

數據是檔案管理的導向，所謂“三分技術、七分管理、十二分數據”，數據是檔案管理現代化建設的驅動力。檔案數據的正確性、系統性、有序性是檔案管理工作首要要求。檔案管理工作包括檔案收集、保管、鑒定、統計和提供利用，檔案收集即檔案數據采集是工作鏈條的開端，是未來一系列工作的前提和保障。但部分組織檔案數據輸入保障工作不到位，過分依賴于計算機而缺乏人的參與，從而可能使檔案信息出現錯誤。

2.4 檔案管理工作標準不統一

大多數企事業單位檔案管理工作標準不夠細致，不同的組織工作性質等方面存在較大差異，如果僅通過國家標準規范來指導工作，則不能實現對很多細節工作實現指導。其次，缺乏全國統一的檔案管理系統建設開發標準，導致市場上各類檔案管理信息系統存在很多差異，系統與系統之間信息共享不易實現。

3 基于WSR方法論的檔案管理發展策略

從物理、事理、人理三個維度，可將檔案管理活動主體分為三大部分，物理包括檔案管理中的所有檔案信息；事理包括檔案管理相關的法律法規、標準規范、管理體制、獎懲機制等；人理包括組織領導、基層檔案管理人員、其他部門相關人員等。

3.1 基于物理的檔案管理發展對策

3.1.1 建設現代化檔案管理

檔案信息數據量大、涉及面廣，在大數據時代下，這兩個性質將更為凸顯，檔案科學的分類和優化的結構顯得尤為重要。并且，檔案文件是保密性的文件，檔案管理安全性要求很高。傳統的手工檔案管理工作繁瑣且管理效率和質量較低，隨著信息技術的發展與廣泛應用，將信息化的檔案管理信息系統運用到檔案管理工作中，由領導帶頭實現傳統檔案管理工作模式向自動化、現代化檔案管理工作模式的轉換，將大大提高我國檔案管理的整體效率與質量，更充分實現檔案信息的交流與共享，同時，尤其需要處理好檔案信息網絡化和信息安全的矛盾關系。

3.1.2 提高基層檔案管理工作人員素質

檔案信息的直接管理人員是基層檔案管理人員，因此，要保障檔案管理質量，必須保障檔案直接管理者的工作素質。我國當前檔案管理人員從業素質有待提高，政府和企事業單位應重視基層檔案管理人員素質培訓工作，定期為檔案管理人員進行培訓，包括基本檔案管理知識培訓、基本計算機與網絡運用能力培訓、檔案管理信息系統操作培訓、基本職業道德素養培訓等，同時為檔案管理人員提供相關的書籍供隨時查閱。其次，在對現有檔案管理工作人員培訓的同時，應重視新型人才的引進，做好宣傳工作，引入更多科技型、創新型、復合型人才，形成一個更加優質的檔案管理隊伍。

3.2 基于事理的檔案管理發展對策

3.2.1 完善相關法律法規

檔案文件是機密性極強的文件，檔案信息涉及到企事業乃至國家的機密信息。因此，政府部門和法律機關應完善并落實《檔案法》、《保密法》等相關法律法規，加強監管力度。同時，檔案管理人員應學法、知法、守法，樹立正確的道德觀，不求私利，熱愛工作。

3.2.2 加強檔案管理標準化、規范化

目前，大多數企事業單位檔案管理工作標準不夠細致，由于不同的組織工作性質等方面存在較大差異，如果僅通過國家標準規范來指導工作，則不能實現對很多細節工作實現指導。組織領導應帶頭做好檔案管理工作的統一規劃，根據自身單位的工作性質與現狀，學習借鑒先進的國際檔案工作標準，研究制定一套組織自己的檔案工作標準規范來輔助指導管理人員工作，做到目標清晰、分工明確、責任到人。

3.2.3 完善管理體制與獎懲機制

檔案管理部門應完善部門管理機制，形成一個專業化、層次化的部門機構，部門各級人員嚴格遵循相關法律法規和規范標準進行工作，實現作業合理分工，工作責任到人。同時，通過完善獎懲制度來促進檔案管理人員落實工作，提高工作效率和質量，提高人員學習和工作的積極性。

3.3 基于人理的檔案管理發展對策

一個組織的檔案管理系統主要涉及到檔案管理人員、組織領導、其它部門相關人員。此三大角色需要合理的分工和緊密的合作，才能促進檔案工作的效率和質量的提高。首先，領導作為組織中的“一把手”擁有較強的組織能力和影響力。組織領導應認識到自己在檔案管理發展中的重要作用，明確發展目標，做好統籌規劃和制度的建立與落實，協調好各部門之間工作，提供必要的資金支持。相關領導人員應積極做好基層動員工作，鼓勵檔案管理人員參與到檔案管理現代化建設中。其次，基層檔案管理人員應以相關法律法規、檔案管理標準規范為指導，熱愛工作，盡職盡責；不斷提升自己的從業素質，善于學習信息化的檔案管理技術；不斷提高自己的創新開拓精神；主動為檔案信息需求者提供信息服務，促進檔案信息服務大眾。由于現代化的檔案管理要求更豐富廣泛的信息，因此檔案管理人員應開拓與其它部門的聯系，獲取更多的信息渠道。其他部門相關人員也應該積極支持檔案部門的工作，及時主動為檔案部門提供有價值的檔案資源。

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