高校后勤辦公室管理效能提升中信息流監(jiān)控研究

陳海順

摘要：本文以高校后勤行政辦公室為研究對(duì)象，關(guān)注其辦公室管理中的效能提升問題。在分析我國(guó)高校后勤辦公室管理中普遍出現(xiàn)的實(shí)際問題的基礎(chǔ)上，提出了構(gòu)建雙重信息監(jiān)控體系，并建議高校后勤辦公室建立合理有效的效能考評(píng)機(jī)制，以此來提升我國(guó)高校后勤辦公室管理的效率。

關(guān)鍵詞：高校后勤；辦公室效能；信息監(jiān)控

現(xiàn)代后勤高校辦公室管理中，由于缺乏有效的信息監(jiān)控和管理方法，未建立其科學(xué)合理的信息監(jiān)控平臺(tái)，導(dǎo)致高校辦公室管理過程中出現(xiàn)了諸多問題。

一、高校后勤辦公室管理中信息流監(jiān)控問題

信息溝通與辦公室內(nèi)部結(jié)構(gòu)相關(guān)聯(lián)。內(nèi)部結(jié)構(gòu)主要包括：辦公室崗位設(shè)置、辦公室層級(jí)設(shè)置、平級(jí)崗位設(shè)置、人員匹配等。不同層級(jí)、不同崗位和不同人員都會(huì)成為溝通信息的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，都將導(dǎo)致信息傳遞的失真，導(dǎo)致溝通的失誤。

（一）信息源功能性缺失問題

在目前高校信息源功能發(fā)揮中，其有效性并未得到真正的體現(xiàn)。作為后勤辦公室中的最高職位的信息源只關(guān)心對(duì)自身有利的信息，而并未關(guān)注這些信息是否能真正整合辦公室內(nèi)部資源合力以發(fā)揮辦公室內(nèi)部的組織效能。其次未能對(duì)辦公室管理信息進(jìn)行有效的監(jiān)控和反饋，這些職能的缺失導(dǎo)致辦公室信息管理狀態(tài)無序，嚴(yán)重影響了辦公室效能的發(fā)揮和人員工作有效性的提升。

（二）選擇性溝通導(dǎo)致信息傳遞失真

辦公室內(nèi)部信息傳遞需要經(jīng)過幾個(gè)環(huán)節(jié)，首先是信息發(fā)布：一般有信息源產(chǎn)生信息或者從外界接收信息；其次是信息層級(jí)傳遞：信息在不同崗位之間的流通；再次是信息的內(nèi)化和反饋：這直接影響了人員工作行為的發(fā)生。后勤辦公室管理的信息傳遞失真都可能發(fā)生在這三個(gè)環(huán)節(jié)中，例如信息源信息發(fā)布錯(cuò)誤、崗位之間信息傾向性傳遞、信息內(nèi)化反饋選擇性接收等。在高校后勤管理中，由于人員配備的知識(shí)結(jié)構(gòu)問題，層級(jí)劃分不清等問題，導(dǎo)致信息傳遞失真時(shí)常發(fā)生，尤其是選擇性接收和傳遞。個(gè)人的偏好和性格特征成為阻礙其信息有效傳遞的關(guān)鍵因素。

（三）反饋監(jiān)控平臺(tái)構(gòu)建缺失問題

高校后勤辦公室管理與其他辦公室管理一樣都具有一般管理學(xué)意義上的PDCA循環(huán)模式。信息的監(jiān)控和反饋機(jī)制是后勤辦公室管理效能提升的重要保障。通過對(duì)高校后勤辦公室管理機(jī)制的實(shí)地了解過程中發(fā)現(xiàn)，更多反饋是基于信息的口頭傳遞，并未建立其合理科學(xué)的反饋渠道和監(jiān)控體系。公開的信息流通渠道往往被選擇性偏離，而潛在的信息流通渠道被無限制的使用，尤其是通過非正式組織的信息傳遞，嚴(yán)重影響這反饋監(jiān)控平臺(tái)的構(gòu)建，阻礙了監(jiān)控機(jī)制的形成。

二、后勤辦公室信息監(jiān)控問題的因素分析

后勤辦公室由于其在高校行政管理中所承擔(dān)的職能不同，其內(nèi)部管理也有其特殊性。例如人員配備的結(jié)構(gòu)特殊、管理范圍特殊性，層級(jí)分層特殊性等。因此其影響辦公室管理效能的信息監(jiān)控成因也具有一定的特殊性。

（一）后勤辦公室信息編碼和解碼缺乏有效性

信息的編碼和解碼直接影響著后勤辦公室信息的有效接收和有效內(nèi)化。從高校行政管理層級(jí)出來的正式的管理信息，一般以文件等形式發(fā)放到后勤辦公室，這些文件的信息編碼較為復(fù)雜，使用了較多的專業(yè)性語句，當(dāng)其傳遞到后勤基層時(shí)，不一定能被有效的解碼內(nèi)化并形成相應(yīng)的管理行為。因此作為后勤的信息源，需要對(duì)這部分文件進(jìn)行重新的編碼，以適應(yīng)后勤管理的實(shí)際需要。尤其是根據(jù)后勤人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)特征和管理水平實(shí)際，將信息轉(zhuǎn)化為其能有效認(rèn)知和合理專業(yè)的信息編碼。

（二）后勤辦公室不同層級(jí)的選擇性傳遞

后勤辦公室管理效能的發(fā)揮與信息傳遞是否真正到位直接相關(guān)。在實(shí)際管理中，由于后勤辦公室共同價(jià)值愿景較難建立，不同員工在對(duì)后勤辦公室的目標(biāo)往往容易形成自身目標(biāo)體系。這些目標(biāo)體系并未能有效的進(jìn)行整合，也就是說個(gè)人目標(biāo)與核心目標(biāo)并不一定相吻合。這就容易導(dǎo)致不同層級(jí)的員工對(duì)核心信息傳遞進(jìn)行選擇性傳遞和選擇性執(zhí)行，嚴(yán)重影響了后勤辦公室管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）后勤辦公室信息傳遞雙重監(jiān)控模式缺失

后勤辦公室存在著雙重信息傳遞渠道：1、正式的文件傳遞；2、非正式的人際傳遞。正式的文件傳遞，信息發(fā)布都有信息源做出，通過層層傳遞各自通過自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行信息解碼，獲取相應(yīng)的信息內(nèi)容。失真通常發(fā)生在信息解碼過程中，我們可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)控以避免類似問題發(fā)生。但是對(duì)于非正式組織而言，對(duì)非正式傳遞可控難度較大。傾向性選擇往往被人為控制，發(fā)生行為失真的威脅更大。其關(guān)鍵問題在于后勤辦公室管理過程中，未建立其具有正式和非正式特征對(duì)雙重信息監(jiān)控體系，也未對(duì)有傾向性對(duì)信息選擇行為進(jìn)行合理干預(yù)。其次，后勤辦公室中對(duì)信息反饋功能未得到有效充分發(fā)揮。

三、后勤辦公室雙重信息監(jiān)控體系構(gòu)建

提升高校后勤辦公室的管理效能關(guān)鍵需要解決后勤辦公室對(duì)信息監(jiān)控問題，合理發(fā)布解讀反饋管理信息，以此來科學(xué)規(guī)范后勤辦公室人員的管理行為。

（一）正式信息發(fā)布渠道構(gòu)建

后勤辦公室信息傳遞首先需要完善信息的正式溝通渠道。正式溝通渠道是后勤辦公室管理效能提升的關(guān)鍵。首先是信息的科學(xué)編碼，作為管理者首先需要考慮下屬員工的實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)編碼，適當(dāng)適度進(jìn)行解釋，讓員工真正了解管理的目標(biāo)和管理的核心價(jià)值。其次，需要構(gòu)建分層級(jí)的信息監(jiān)控體系。定期對(duì)不同層級(jí)的員工進(jìn)行信息校對(duì)檢驗(yàn)，以確保信息真正傳遞到位。再次，需要對(duì)正式發(fā)布渠道構(gòu)建循環(huán)的反饋機(jī)制。

（二）非正式溝通渠道的構(gòu)建

非正式信息溝通主要存在于非正式組織中。非正式組織有其優(yōu)點(diǎn)，也有其缺點(diǎn)。作為后勤辦公室的管理者需要發(fā)揮非正式組織的優(yōu)點(diǎn)，避免其缺點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)在于：信息傳遞速度快、有較強(qiáng)的共同價(jià)值、有自身的權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)等，缺點(diǎn)在于當(dāng)共同目標(biāo)與組織核心目標(biāo)不一致時(shí)，容易進(jìn)行選擇性執(zhí)行。因此，需要建立相應(yīng)的監(jiān)控機(jī)制。

（三）后勤辦公室效能考評(píng)機(jī)制構(gòu)建

后勤辦公室對(duì)效能評(píng)價(jià)需要建立合理的考評(píng)機(jī)制。首先根據(jù)不同的崗位設(shè)置不同的考評(píng)指標(biāo)體系。例如根據(jù)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等四個(gè)職能設(shè)置不同的對(duì)應(yīng)評(píng)價(jià)指標(biāo)和指標(biāo)權(quán)重來衡量其管理效能。其次可以實(shí)施360度全方位的效能考核方式，讓更多的人參與到辦公室人員的考評(píng)過程中來，以此來避免因?yàn)榉钦浇M織溝通問題導(dǎo)致的效能低下問題。

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