淺談如何提高檔案數字化的質量和安全保密控制

沈田曄+孫沿

摘 要：數字化檔案管理模式屬于新興管理方式，是信息時代發展的新產物。通過數字化管理，檔案管理工作能夠更加方便快捷，因此數字化管理的質量和安全保密控制要求也必須隨之提升。本文分析了檔案數字化質量和安全保密控制的意義，并分開介紹了如何提升檔案數字化管理的質量和安全保密控制工作。

關鍵詞：檔案管理；數字化管理；安全保密控制

我國目前的檔案數字化管理方案實施時間不長，在引進了相關技術之后，工作人員的工作效率就得到了明顯提升，并且隨著檔案管理方式的轉變，紙質檔案被電子檔案所替代，有效保障了檔案的完整性，因此數字化檔案管理模式對于我國的檔案管理工作有很大的現實意義。信息時代，互聯網得到了大范圍的推廣和普及，檔案資料的使用效率也有所上升，因此檔案管理工作除了需要保證檔案數字化管理的質量之外，也要同時保證檔案的安全性，這就要求管理人員需要掌握一定的保密控制措施，才能實現檔案信息資源的安全共享。

1 檔案數字化管理含義

檔案數字化管理是新型檔案管理模式，主要是利用計算機信息技術和數字化技術，把檔案信息錄入到電腦中進行管理的新型管理體制。檔案數字化管理是檔案管理工作的重要一部分，通過計算機信息技術能夠有效的提升我國的檔案管理工作質量。目前我國的檔案管理重分為多種工作形式，例如說掃描紙質檔案、數字化拍攝、激光技術三維立體掃描等形式。由于數字化檔案管理模式使用時間補償，因此還有很多技術和機制有待完善。在網絡信息技術不斷發展的今天，檔案管理的安全性同樣十分重要，需要做好一定的安全保密控制工作，才能夠有效保證數字檔案系統的正常工作。

質量控制就是控制質量的方法和活動的總成，檔案數字化質量控制工作的工作目標，就是通過控制質量，把其中質量不合格或者是不滿意的地方及時進行糾正，最終達到質量達標的目標。檔案屬于十分重要的參考資料，因此檔案數字化質量控制工作非常重要。檔案數字化安全保密控制工作同樣非常重要，能夠保證檔案的安全性，確保信息和數據的安全。想要提升檔案的使用效率，檔案的保密措施是重要工作前提。

2 檔案數字化質量控制的應用策略

2.1 加強檔案管理人員培訓

檔案數字化管理屬于新型科技產物，因此傳統的工作模式和工作觀念都需要改革和創新，對于相關工作人員的工作內容培訓更是是非必要。工作人員及時的接受新工作技術核心工作方法的培訓，同時單位內部需要建立選拔制度，只有通過科學合理的選擇才能夠讓單位人力資源合理化。由于檔案的特殊性，在選拔人員過程中需要格外嚴格，工作中要求必須要認真細致、責任心強，同時定期在工作中進行道德素養和工作技能培訓，為數字化檔案管理工作奠定基礎。

2.2 制定合理的檔案管理方案

工作中最重要的就是需要合理的工作方案，數字化檔案管理工作也不例外，通過制定合理的管理方案，不僅能夠有效節約工作時間，同時還能夠確保數字化檔案管理工作能夠按部就班的順利進行。需要重視的是方案的制定需要嚴謹細致，方案中要體現出工作的實用性，在考慮到檔案管理相關政策和基本工作原則的情況下，還需要考慮工作流程的調整以及工作中涉及到的技術，工作中的管理技術要保持隨時更新。

2.3 正確選擇數字化檔案管理軟件

檔案數字化管理需要軟件系統的支持，因此選擇合適的檔案數字化管理軟能夠讓工作更加專業化，幫助節省大量的人力、物力、財力，同時還能夠更加方便的瀏覽和保存各種檔案信息，方便日后檔案信息的調閱和查詢，讓檔案管理工作變得更加迅速、有效。

2.4 正確的監督、檢查和評估工作

檔案數字化管理工作在進行中會遇到很多問題，由于關系到網絡和計算機設備，因此可能會比較復雜，因此有關部門必須要盡快確立工作制度和工作流程，同時在工作中設置嚴格的監督管理部門，通過定期的檢查、評估，保證數字化管理能夠順利進行，驗收和檢查機制能夠有效幫助檔案數字化管理走向正規。工作中也需要建立一定的獎懲制度，能夠幫助提升員工的工作積極性，同時也時刻提醒員工在工作中一定要端正姿態，確保工作能夠保質保量的完成。

3 數字化檔案安全保密控制工作

3.1 加強技術保障手段

數字化檔案使用加密技術進行加密處理，能夠有效保證檔案數據信息的安全性。目前比較廣泛使用的加密技術主要有加密技術、防火墻技術、操作系統安全內核技術等。加密技術通常是最直接最安全的方式，通過假設密碼來保障信息安全，能夠很大程度上保護檔案的安全。在信息進行傳輸過程中，可以使用“非對稱密鑰”方式來進行加密，這種加密方式的特點是一個可以公開、一個進行保密，公開的密鑰能夠用來發送檔案，保密的密鑰能夠接受信息，保證在傳輸過程中不會被打開或者丟失。

3.2 完善檔案信息安全性的相關法律法規

法律制度屬于強制性的保障措施，能夠有效確保信息化檔案信息的安全和保密工作，同時檔案數字化管理信息工作通過法律制度的支持也變得更加嚴謹，能夠做到有法可依、有制度可循。建立法律法規制度主要是國家方面首先建立各種法律法規來保障檔案信息的安全，例如說建立《檔案法》、《著作權法》等法律內容，同時各個檔案管理部門也需要在內部建立工作管理制度，工作制度中的內容要設置的詳細和具體，需要涉及到工作中的保密方法、鑒定方法、銷毀方法還有檔案借閱管理辦法等內容。工作制度中要嚴格要求每一個工作人員的工作職責和工作內容，保證出現問題能夠直接責任到人。

3.3 加強工作人員素質培養

要在工作中重點培養出專業化、高質量的工作團隊，專業化人才能夠在很大程度上保證工作任務的完成質量，因此檔案管理部門需要具備一支高素質的團隊針對檔案進行加密工作處理，加強團隊中工作人員加密機能的掌握，同時進行加密安全教育，提高工作人員對于檔案加密工作的重視程度，形成一種管理理念和工作要求。其次檔案信息管理人員要具備一定的自主學習意識，在工作中要及時發現自己的不足，自我探究更新相關的檔案信息安全和保密知識。

3.4 落實制度建設

安全保密制度需要在檔案數字化管理工作初建立時進行，這樣能夠發現工作中存在很多影響工作效率的弊端，例如說工作效率低、工作中麻痹大意等問題。在工作中一定要克服錯誤認識，嚴格監督工作進行，對于認為造成的問題例如說泄密等，需要按照相關的工作規章制度和法律法規進行嚴肅處理，這樣才能夠引起其他工作人員對于保密工作的重視。同事工作中要落實安全系統的建設，強化技術防范手段，工作進行中配備安全防護設備，能夠有效確保史提檔案、數字化檔案的安全。

4 結語

目前我國的檔案管理工作已經有了很大的進展，隨著我國科學技術和社會現代化技術的不斷提升，檔案數字化管理也在迅速發展，提升檔案管理工作者的質量和安全管理水平是目前最重要的工作內容，只有采取有效措施提升工作質量，才能夠更好的發展我國的檔案數字化建設工作。

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