檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探究

李曉琨

摘 要：隨著國(guó)家信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)受到廣泛重視與應(yīng)用，相關(guān)技術(shù)人員必須要全面了解檔案信息化建設(shè)與管理要求，制定完善的制度對(duì)其進(jìn)行管理，減少其中存在的問題，提升檔案信息化建設(shè)效率與管理質(zhì)量，增強(qiáng)其發(fā)展效果。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；管理措施

在檔案信息化建設(shè)與檔案管理過程中，相關(guān)管理人員必須要制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)體系，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果，保證可以提升檔案管理工作質(zhì)量。

1 明確檔案信息化

檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的指導(dǎo)之下，各個(gè)部門與機(jī)構(gòu)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進(jìn)行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強(qiáng)其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關(guān)管理人員利用檔案實(shí)體保管方式，將其作為管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目，然后利用數(shù)字化管理技術(shù)開展相關(guān)工作，向檔案管理實(shí)體提供信息化服務(wù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設(shè)必須要明確以下幾點(diǎn)：第一，要保證檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存效率與質(zhì)量，達(dá)到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式[1]。

2 檔案信息化建設(shè)問題分析

檔案信息化建設(shè)中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設(shè)的有效性，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個(gè)單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫不同，并且各個(gè)部門的數(shù)據(jù)來源于數(shù)據(jù)特征等不同，在實(shí)際情況下，會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部結(jié)構(gòu)處理方式復(fù)雜等問題，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題[2]。

第二，高度分散問題。檔案信息化建設(shè)中，各個(gè)檔案會(huì)散落在管理部門或是經(jīng)濟(jì)單位，例如：在建設(shè)局與稅務(wù)局財(cái)務(wù)報(bào)表實(shí)際移交的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)各類重復(fù)或是分散的信息數(shù)據(jù)，相關(guān)管理人員要利用大量時(shí)間篩選出有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效率降低。

第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設(shè)過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理方式滯后的現(xiàn)象，難以提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，主要因?yàn)闄n案信息化建設(shè)人員還不能根據(jù)信息化建設(shè)需求對(duì)其進(jìn)行有效的管理，難以提升信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量。

第四，管理觀念滯后。當(dāng)前，部分檔案信息化建設(shè)與管理部門還沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)工作的重要性，難以提升檔案信息化建設(shè)與管理工作質(zhì)量，甚至還在應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理措施，無法增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果[3]。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理措施

檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題。

3.1 建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

檔案信息化建設(shè)部門需要建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)中，技術(shù)人員可以綜合利用數(shù)字化平臺(tái)，例如：建設(shè)公眾、內(nèi)部等信息服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，同時(shí)，還要統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，積極建設(shè)檔案信息化硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)置，提升檔案管理水平，促進(jìn)信息資源共享工作的進(jìn)步。

3.2 重視電子文件管理工作

檔案信息化建設(shè)部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子檔案格式，提升數(shù)據(jù)的可靠性與通用性，同時(shí)，還要保證電子檔案的價(jià)值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網(wǎng)絡(luò)安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質(zhì)量，同時(shí)，還要保證電子文件數(shù)據(jù)下載的真實(shí)性，將其儲(chǔ)存在光盤中[4]。

3.3 制定完善的技術(shù)處理制度

在檔案信息化技術(shù)處理過程中，相關(guān)檔案管理人員與技術(shù)人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術(shù)處理工作問題，提升檔案技術(shù)處理工作效率與質(zhì)量。在電子文件技術(shù)處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長(zhǎng)時(shí)間電子文件保存中，必須要重視保存的準(zhǔn)確性與安全性，定期對(duì)其進(jìn)行復(fù)制處理，并且建立完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，避免出現(xiàn)電子文件保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。

3.4 積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理措施

檔案信息化建設(shè)部門必須要積極應(yīng)用各類現(xiàn)代化管理措施，提升資源共享管理效率與質(zhì)量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的檔案管理模式，積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)與數(shù)據(jù)化技術(shù)，提升數(shù)據(jù)化檔案管理質(zhì)量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。

3.5 樹立正確的服務(wù)意識(shí)

檔案信息化建設(shè)部門必須要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，利用先進(jìn)服務(wù)觀念開展工作，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量與效率。在檔案信息化建設(shè)部門實(shí)際服務(wù)期間，相關(guān)管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務(wù)意識(shí)，根據(jù)檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息化管理體系。

3.6 制定完善的管理制度

檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理體系，提升檔案信息化建設(shè)效率。首先，相關(guān)管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質(zhì)量，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設(shè)與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農(nóng)村管理工作效率，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果，避免出現(xiàn)病毒感染的現(xiàn)象與問題，同時(shí)，還要重視檔案信息化建設(shè)與管理工作服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)部門與檔案管理部門必須要根據(jù)其實(shí)際情況制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)體系，提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果。

參考文獻(xiàn)

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：150-151.

[2]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：48-48.

[3]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（5）：58.

[4]楊彩虹.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].才智，2016（4）：262. [5]吳立春.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].民營(yíng)科技，2016（10）：128.